醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

賈月婷

（黑龍江省第二醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著加快檔案信息化建設(shè)，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程，列入《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，表明我國(guó)將加快數(shù)字化檔案建設(shè)，我國(guó)衛(wèi)生行業(yè)與世界衛(wèi)生行業(yè)接軌，檔案數(shù)字化建設(shè)尤為重要，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)為其構(gòu)成要素，以資源共享和開發(fā)展為目的，因此，準(zhǔn)確把握好醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展，積極推進(jìn)新時(shí)期醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)具有非常重要的意義。

1 醫(yī)院檔案管理的職能轉(zhuǎn)變

醫(yī)院檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。現(xiàn)在檔案工作的方向和重點(diǎn)要以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為手段主動(dòng)為醫(yī)院各項(xiàng)工作及社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)效最大化和檔案信息資源共享化。

1．1 醫(yī)院檔案載體的更新?lián)Q代

隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容及載體多樣化醫(yī)院檔案信息量劇增，紙質(zhì)載體在電子信息化時(shí)代逐漸并迅速地被計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)所取代使得檔案數(shù)字化建設(shè)更加迫切。

1．2 醫(yī)院檔案的收集

收集是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的起點(diǎn)和開端，是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn) ，根據(jù)載體的變化要求醫(yī)院檔案信息的收集、必須準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，要實(shí)時(shí)收集，定期收集、定向收集、跟蹤收集，邏輯收集等，以確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣化的強(qiáng)大功能，通過(guò)醫(yī)院各個(gè)部門的配合，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的傳輸使醫(yī)院檔案信息服務(wù)更加完善、更加便捷。

1．3 醫(yī)院檔案范圍的改變

醫(yī)院檔案由最初的行政文書、照片、病例、人事檔案等發(fā)展到醫(yī)療文書檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、膠片檔案、病理檔案及圖文檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案數(shù)據(jù)檔案等等。

醫(yī)院檔案載體的更新及醫(yī)院檔案范圍的改變檔案收集的多樣性，迫使醫(yī)院檔案管理必須轉(zhuǎn)變職能，盡快改變管理方式，利用現(xiàn)代的科學(xué)的手段，用現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)，使醫(yī)院檔案的信息能及時(shí)、方便地為廣大的需求者服務(wù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需求服務(wù)，提高檔案的利用率。因此，被動(dòng)、傳統(tǒng)、手工的檔案管理，必須逐步被現(xiàn)代的、數(shù)字化的檔案管理方式所取代。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的社會(huì)發(fā)展需求

（1）建設(shè)數(shù)字化檔案可充分實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息實(shí)效性的目標(biāo)，信息化改變了醫(yī)院管理環(huán)境，領(lǐng)導(dǎo)做決策有了依據(jù)，更便捷、更準(zhǔn)確，準(zhǔn)確性實(shí)效性加強(qiáng)了。

（2）醫(yī)院各個(gè)部門之間通過(guò)信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息共享，提高了工作的時(shí)效性。

（3）要大力宣傳醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，使干部職工充分了解、認(rèn)識(shí)，更好地支持檔案數(shù)字化建設(shè)工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)使檔案利用更方便、更快捷。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的工作

（1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，保證必要的人力、財(cái)力的投入。加快醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的步伐必須加強(qiáng)軟件、硬件的建設(shè)，首先領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提，要把醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)納入重要議事日程與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)，同步規(guī)劃、同步發(fā)展。

（2）提高醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水準(zhǔn)。在信息時(shí)代信息的共享網(wǎng)絡(luò)溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享等都需要通過(guò)制定、建立各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，形成管理標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)范管理制度，確保檔案工作的有效開展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理手段的更新及管理水平的提高，建立健全科學(xué)數(shù)字化檔案管理體系和規(guī)章制度，是推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)就要堅(jiān)持醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員及各個(gè)部門的協(xié)同配合，在管理上、制定上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際操作上制定科學(xué)的技術(shù)規(guī)范，從而保證數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。明確職能，將各個(gè)部門、各個(gè)門類、不同載體的檔案在實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化后統(tǒng)一管理。

（3）加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)水平。

從目前看醫(yī)院檔案管理人員普遍缺乏通才、專才及復(fù)合型人才，部分人員專業(yè)水平較低，盡管引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備，由于不能全面掌握科學(xué)的操作技術(shù)，仍不能充分、高效的發(fā)揮其作用。因此，醫(yī)院要將數(shù)字化醫(yī)院檔案管理人員納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等不斷提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)水準(zhǔn)，使其具備不斷探索數(shù)字化醫(yī)院檔案管理工作及發(fā)展的能力，從而提高數(shù)字化檔案管理的水準(zhǔn)，從而帶動(dòng)醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程 。

醫(yī)院檔案數(shù)字化之路并非一蹴而就，而是循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)醫(yī)院檔案的管理人員要進(jìn)行深入細(xì)致的分析研究，只有在深入細(xì)致分析研究的基礎(chǔ)上才能規(guī)劃、創(chuàng)建、維護(hù)和完善好醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)之路，為今后醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程邁進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，使醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)更加全面、更加完善，在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。