試述檔案工作標準化

張 珊

（河南大學出版社，河南 開封475001）

所謂檔案工作標準化，是指在檔案工作領域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機關，或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設施等，制訂出科學的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行，進而修訂的全部活動過程?？偫ǖ刂v，就是科學地制訂、貫徹、修訂各項標淮，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化的工作。

1 檔案工作標準化的意義

1）標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎。檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上，要求各檔案局、館、室之間和局、館、室內(nèi)部各部門之間，各業(yè)務工作環(huán)節(jié)之間，既有嚴密分工，又有密切合作。檔案事業(yè)這樣一個復雜的系統(tǒng)，單靠行政手段去安排是不夠的，必須在技術上使工作活動保持高度的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)一致。

標淮化是通過制訂和貫徹各種標準，使分工合作有了統(tǒng)一的科學的準則和依據(jù)，是不可缺少的技術紐帶。從技術上把各部門、各業(yè)務環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系起來，形成一個統(tǒng)一的有機整體，保證各項工作有條不紊地進行。假若沒有統(tǒng)一的標誰作為共同的依據(jù)，各局、館、室，各自為政，各行其事，其結果必然會出現(xiàn)互不統(tǒng)一、互不協(xié)調(diào)、互不銜接、互不配套的混亂狀況。

2）標準化是實現(xiàn)檔案工作科學管理的重要組成部分。所謂科學管理，就是根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，運用先進的技術和方法，依據(jù)各種科學管理制度對檔案進行管理，開展各項工作。它要求做到：檔案管理機構的高效化，管理方法科學化，管理工作計劃化，管理技術現(xiàn)代化，建立起符合檔案工作規(guī)律和特點的檔案管理、技術管理、設備管理、勞動管理、質(zhì)量管理、安全管理等科學管理制度，制訂一系列標準，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和科學化，使檔案工作的各項業(yè)務環(huán)節(jié)都按標準的要求來進行。所以，各種科學管理制度的形成，都是以標準化為基礎。

3）標準化是提高檔案工作質(zhì)量和效率，節(jié)約人力物力的技術保證。通過制訂、發(fā)布和實施標準，使檔案工作領域內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復性事物和概念達到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，以求獲得最佳的效益和良好的工作秩序。

標準化能提高工作效率，是克亂求治的有力武器。它以統(tǒng)一的、合理的、科學的狀況，代替那種混亂的、不合理的、不科學的狀況，能夠減少返工和各種無效勞動，提高工作效率。

4）標準化是推動檔案學發(fā)展的重要條件。檔案學是一門屬于社會科學和自然科學之間的邊緣科學，是一門綜合性的科學，具有強烈的實踐性。它的對象和任務就是研究和揭示檔案的產(chǎn)生、形成、發(fā)展和全部檔案工作實踐諸環(huán)節(jié)的關系及其歷史發(fā)展的特定規(guī)律，探求檔案學的基本理論和基本方法，用以指導檔案工作的實踐，建設我國的檔案事業(yè)，為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化服務。

2 檔案工作標準化的主要內(nèi)容

檔案工作標準化是我國檔案工作現(xiàn)代化的一項基礎性工作，也是檔案學中一個比較新的研究領域。目前對它所研究的內(nèi)容、范圍還沒有統(tǒng)一的認識，究竟應該制訂一些什么標準，如何實現(xiàn)標準化，也處在探索之中，這里僅提出個人的粗淺認識。

1）檔案工作專業(yè)名詞術語標準。 任何一門專業(yè)，為了闡明它的內(nèi)容，都使用特定的名詞術語，并賦予每個概念以明確的含義，作為彼此交流的共同語言，以便研究和討論問題。名詞術語是正確表達事物的手段，每個名詞都有特定的內(nèi)涵，不能根據(jù)個人的認識，隨意加以解釋。目前，檔案學還處在幼稚階段，許多名詞術語的概念尚在繼續(xù)研討之中。

2）代號代碼標準。代號代碼又稱標記符號。它是利用文字符、數(shù)字符、頗色、圖來表示一個具體概念。檔案工作中的許多著錄項目都采用統(tǒng)一的代號代碼或縮寫形式來加以準確的表示。代號代碼的使用，對于檔案工作有著重要的意義。

3）檔案著錄標準。檔案著錄是在編制檔案目錄時，對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。制訂檔案著錄標準，是為了建立健全我國統(tǒng)一的檔案檢索體系，開展檔案的報道與交流，充分發(fā)揮檔案在我國社會主義建設事業(yè)中的作用。檔案著錄標準的內(nèi)容，包括目的、適用范圍、名詞術語、著錄項目、著錄項目標識符和著錄內(nèi)容識別符、著錄格式、著錄詳簡級次、著錄用文字、著錄根據(jù)、著錄項目細則等。

4）標引語言標準。標引語言標準是指檔案的標引和檢索語言標準。檢索語言按其結構原理，可分為分類語言和描述語言。標引語言標淮主要包括檔案分類表、檔案主題詞表、檔案分類標引規(guī)范、檔案主題標引規(guī)范的制訂。上述分類法與主題法兩種體系的標準，檔案界使用分類法有一定的基礎，對主題法比較生疏。

5）檔案收集、整理、鑒定標準。收集、整理和鑒定是基礎性工作，對于豐富館、室藏量，加強業(yè)務建設，提高檔案工作質(zhì)量、效率和水平，都有極為重要的作用。

6）檔案統(tǒng)計、提供利用標誰。實行統(tǒng)計和提供利用工作標準化，也是為了提高檔案工作的質(zhì)量和服務工作效率。檔案統(tǒng)計工作標準，可包括機構、人員，檔案館、檔案室基本情況的統(tǒng)計，檔案工作情況的統(tǒng)計，在統(tǒng)計時間、周期、項目、格式以及經(jīng)費開支等方面實行標誰化。檔案提供利用的標準，包括利用范圍、手續(xù)、保密、閱覽、展覽、外借等方面的規(guī)定。

7）檔案編纂及出版格式標淮。檔案編纂及出版格式的標誰化，對于情報交流、資源共享以及文獻的科學管理都具有重要的意義。它涉及的面很廣，不僅檔案工作，還與印刷工作、出版工作有關。制訂這方面的標準，從長遠看，是建立數(shù)據(jù)庫的必備條件。例如出版物的封面、版權頁應有統(tǒng)一格式，編輯加工的要求，均應有明確標誰。在制訂時可參考GB3468-83《檢索期刊編輯總則》、GB3179-82《科學技術期刊編排規(guī)則》以及出版物方面的標準。

8）作現(xiàn)代化建設的標誰。這是一個涉及范圍較廣的標準化領域，包括計算機、縮微設備及有關設施的一系列標誰。例如，計算機程序語言標準，計算機接口標準，磁帶交換格式標準，縮微復制和技術規(guī)格標準，檔案保護技術設備標誰(包括防火、防蟲、除濕、通風等設備的質(zhì)量、性能、規(guī)格等方面)。

9）檔案制成材料的標淮。檔案制成材料質(zhì)量的優(yōu)劣，是決定檔案能否長期保存的一個重要因素。檔案的制成材料不論是紙張、膠片、磁帶以及各種字跡圖線材料都是物質(zhì)的東西，都是經(jīng)常起變化的，要想最大限度延長檔案的壽命，需要制訂檔案制成材料的標準，解決耐久性的問題。制訂紙張、墨水、圓珠筆、復寫紙、膠片、磁帶等各種類型的記錄材料的質(zhì)量標準，這對于檔案的保管和保護工作有著極為重要的意義。

近年來，隨著全國文獻標準化技術委員會的成立以及檔案工作標準化的發(fā)展，我們做了一點宜傳工作，但還遠遠不夠，檔案工作標準化的重要性還沒有被人們理解。今后要結合日常工作進行廣泛、深入、多種形式的宜傳，宣傳檔案工作標準比的經(jīng)濟效益和在實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案工作水平中的作用等內(nèi)容。同時還應在高等學校的檔案專業(yè)，開設標準化課程，使學生掌握標準化的基本知識。只有廣泛深入宣傳，進一步提高檔案干部對標準化重要性的認識，才能為開展檔案工作標準化打好思想基礎。S