中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)管窺

牛 迪

（遼寧師范大學(xué)海華學(xué)院，遼寧 沈陽110000）

辦公自動化系統(tǒng)，即“Office Automation”，簡稱“OA”。是通過將現(xiàn)代化的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能應(yīng)用到辦公系統(tǒng)當(dāng)中的一種新型辦公形式。這種自動化辦公系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)移并保存在電子介質(zhì)當(dāng)中，辦公人員通過對數(shù)據(jù)庫的編輯、修改、更新、共享等實現(xiàn)對信息的快速處理和傳遞，進(jìn)而使辦公的成本得以降低，辦公的效率得到提升。同時，采用OA辦公自動化系統(tǒng)還可以降低企業(yè)的管理成本，使企業(yè)組織內(nèi)部的工作效率得以提升，進(jìn)而幫助中小企業(yè)樹立良好的形象，提高中小企業(yè)的整體效益。本文將從OA辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的相關(guān)技術(shù)、系統(tǒng)的需求分析、系統(tǒng)設(shè)計以及系統(tǒng)的實現(xiàn)與測試幾方面來介紹OA辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)過程。

1 OA辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的相關(guān)技術(shù)

設(shè)計一個適合中小型企業(yè)辦公需求的OA辦公自動化系統(tǒng)所需要的技術(shù)主要有三個：第一個，ASP技術(shù)；第二個，數(shù)據(jù)庫技術(shù)；第三個，VB技術(shù)。只有將這幾種技術(shù)綜合運(yùn)用再一起才可以設(shè)計一個更好的OA辦公自動化系統(tǒng)。

1.1 ASP技術(shù)

ASP是動態(tài)服務(wù)器頁面的縮寫，是一種代替CGI腳本程序的應(yīng)用。ASP目前經(jīng)常應(yīng)用于動態(tài)網(wǎng)站當(dāng)中，是一種簡單便捷的編程工具，主要的功能是和數(shù)據(jù)庫以及其它程序進(jìn)行交互。和HTML相比，采用動態(tài)服務(wù)器頁面來創(chuàng)建或者運(yùn)行網(wǎng)頁具有以下幾點特點：

（1）使用ASP技術(shù)可以突破傳統(tǒng)的靜態(tài)網(wǎng)頁中的功能顯示，從而實現(xiàn)網(wǎng)頁的動態(tài)設(shè)計、動態(tài)應(yīng)用。

（2）ASP技術(shù)所編寫的代碼是包含在常用的HTML代碼中的，因而在設(shè)計和應(yīng)用過程中更加容易進(jìn)行修改和測試。

（3）在網(wǎng)頁瀏覽方面，ASP解釋程序是在服務(wù)器終端執(zhí)行的，因而，動態(tài)網(wǎng)頁的信息會以HTML的格式傳送到終端的瀏覽器，因而用戶不會因而瀏覽器的限制而在網(wǎng)頁瀏覽方面出現(xiàn)問題。

（4）在執(zhí)行任務(wù)方面，ASP使用服務(wù)器端的各種組件來完成存取數(shù)據(jù)庫或者訪問文件。

（5）在代碼保密方面，由于ASP程序是通過將結(jié)果以HTML形式傳送到客戶端的，因而源代碼可以被很好的保存起來，避免程序代碼被竊取。

（6）便于和SQL數(shù)據(jù)庫連接

（7）由于ASP技術(shù)在使用過程中對軟件開發(fā)人員的技術(shù)要求很高，因而需要開發(fā)人員有較為豐富的技術(shù)，否則會給OA辦公自動化系統(tǒng)留下漏洞，不利于辦公系統(tǒng)的安全。

隨著手機(jī)等移動設(shè)備的智能化程度不斷提高，通過將ASP技術(shù)與WML等語言結(jié)合在一起還可以制作手機(jī)網(wǎng)站，進(jìn)而使OA辦公自動化系統(tǒng)更加地高效和可靠。

1.2 數(shù)據(jù)庫技術(shù)

數(shù)據(jù)庫是用來儲存數(shù)據(jù)資料和管理信息的倉庫。數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)生大約在上世紀(jì)六十年代，距今大約有50年的歷史，數(shù)據(jù)庫技術(shù)在20實際九十年代以后得到了飛速的發(fā)展。數(shù)據(jù)庫發(fā)展到今天已經(jīng)不再僅僅用于簡單的儲存和管理信息而是成為一種先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，廣泛應(yīng)用于我國的各行各業(yè)。

從嚴(yán)格意義上來說，在OA辦公自動化系統(tǒng)中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)的最重要的作用就是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來進(jìn)行信息的組織、儲存和管理。比如中小企業(yè)的人事部門在統(tǒng)計本公司的人員情況時，只需要將職工的基本情況存放到一張表里，之后這張表就可以看做一個簡單的數(shù)據(jù)庫，將其錄入到辦公自動化系統(tǒng)中，這樣在辦公過程中如果需要對企業(yè)工作人員的信息進(jìn)行查詢或修改，只需利用計算機(jī)在數(shù)據(jù)庫中查詢，這樣，企業(yè)的人事管理效率就會得到顯著地提高，使企業(yè)的整個經(jīng)營和管理達(dá)到一個很高的水平。同時，其他有關(guān)生產(chǎn)、財務(wù)、倉儲等方面的信息也可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，這樣就可以利用計算機(jī)實現(xiàn)自動化管理。

數(shù)據(jù)庫的基本結(jié)構(gòu)可以分成物理數(shù)據(jù)層、概念數(shù)據(jù)層和邏輯數(shù)據(jù)層三個層次，并且這三個層次之間是可以相互轉(zhuǎn)化的。作為數(shù)據(jù)庫的最內(nèi)層，物理數(shù)據(jù)層中儲存的都是原始數(shù)據(jù)，是需要用來加工的。概念數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)庫的中間層，是數(shù)據(jù)庫的整體邏輯表示。在概念數(shù)據(jù)層中每個數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系和邏輯定義都被明確的指出，是存貯記錄的集合。邏輯數(shù)據(jù)層是用戶直接看到和使用的數(shù)據(jù)庫，可以被稱為是邏輯記錄的集合。

1.3 VB技術(shù)

VB，即VISUAL BASIC，是一種可視化的，面向?qū)ο蠼Y(jié)構(gòu)化的高級程序設(shè)計語言。VB不僅僅簡單易學(xué)，而且具有強(qiáng)大的應(yīng)用功能。在VB環(huán)境下，可以利用其它的技術(shù)實現(xiàn)高效、快速地開發(fā)Windows系統(tǒng)環(huán)境下的各種功能，使系統(tǒng)內(nèi)的圖形界面更加豐富，提高可視化程度。

VBScript是VB腳本語言的簡稱，同時也是ASP技術(shù)中動態(tài)網(wǎng)頁編寫的默認(rèn)的語言形式，在OA辦公自動化系統(tǒng)中使用VBS有四點優(yōu)點：第一點，不會給服務(wù)器增加負(fù)擔(dān)。由于VBS在執(zhí)行過程中是由網(wǎng)頁瀏覽器來解釋執(zhí)行的，因而不會給服務(wù)器增加負(fù)擔(dān)；第二點，便于學(xué)習(xí)。VBS作為VB的腳本語言，學(xué)習(xí)和使用起來都非常簡單，容易上手；第三點，便于使用。這種語言在Windows2000或者windows98SE之后的版本都可以使用；第四點，可以使用其他程序和物件，尤其是辦公軟件。

2 系統(tǒng)的功能需求分析

OA辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的目的就是為了便捷辦公，因而在設(shè)計之前首先要做的就是對系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行分析。針對中小型企業(yè)辦公的需求，辦公自動化管理軟件必須要具備以下幾點功能：第一點，系統(tǒng)登錄管理。登錄是進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，只有登錄成功之后才可以應(yīng)用自動化辦公軟件進(jìn)行辦公，只有在這種情況下才可以保證資源被需要的人利用，同時使信息更具有保密性，更利于辦公過程的嚴(yán)謹(jǐn)性；第二點，用戶管理。對于中小企業(yè)來說每個用戶都有自己的權(quán)限，這樣，每個工作人員可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行相關(guān)的操作；第三點，日常信息管理。對于中小型企業(yè)來說，信息處理不及時，信息管理不當(dāng)都會給企業(yè)發(fā)展帶來嚴(yán)重阻礙，因而日常信息管理是辦公自動化軟件必備的功能；第四點，辦公管理。針對企業(yè)中部門的設(shè)置不同，企業(yè)的性質(zhì)目標(biāo)不同，應(yīng)該有針對性的設(shè)計辦公軟件。以旅游行業(yè)為例，要為旅游類企業(yè)設(shè)計辦公自動化軟件除了常規(guī)的管理功能之外還應(yīng)建立詳細(xì)客戶數(shù)據(jù)庫，國內(nèi)外旅游景點數(shù)據(jù)庫以及國內(nèi)外文化資料數(shù)據(jù)庫等。

OA辦公自動化系統(tǒng)的功能需求分析還要對數(shù)據(jù)量和性能需求進(jìn)行分析。對于中小型企業(yè)來說，雖然企業(yè)的規(guī)模較小，但是對系統(tǒng)功能的需求確實很全面的，而不同的系統(tǒng)的負(fù)荷都是不一樣的，因而需要對企業(yè)的數(shù)據(jù)量進(jìn)行分析。系統(tǒng)對信息的保存一般都有一定的時限，對過期的信息需要處理，因而要對企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過分析確定不同類型的信息的儲存位置，不同位置的信息容量。OA辦公自動化系統(tǒng)還應(yīng)具備以下幾點性能需求：第一點，可靠性。OA辦公自動化系統(tǒng)必須可以實現(xiàn)24小時至少30天的不簡單連續(xù)運(yùn)作，如果系統(tǒng)在運(yùn)行過程中出現(xiàn)錯誤或者障礙時，系統(tǒng)必須保證數(shù)據(jù)庫的完好無損或者重要文件的及時修復(fù)；第二點，安全。OA辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫并不是每個人都可以查詢、修改的，對于某些有特定意義的數(shù)據(jù)庫應(yīng)該需要特定的密碼驗證之后才可以進(jìn)入操作；第三點，性能。對于中小型企業(yè)來說，由于人數(shù)的有限，因而辦公系統(tǒng)的容量并不需要過于龐大，但是也要為未來的發(fā)展和數(shù)據(jù)庫的不斷完善留出足夠的空間。通常來講，系統(tǒng)并發(fā)用戶的數(shù)量保證在2000左右就可以保證一個中型企業(yè)的正常運(yùn)作。并且，應(yīng)保證系統(tǒng)登錄的時間控制在3秒以內(nèi)，同時操作過程中的每一個指令的響應(yīng)時間也應(yīng)該控制在3秒；第四點，易用性。在辦公系統(tǒng)中，用戶可以很容易的進(jìn)行相關(guān)的操作，同時，對于一些不常用的操作，系統(tǒng)可以提供響應(yīng)的指導(dǎo)；第五點，可擴(kuò)展性。對于用戶來說，隨著辦公規(guī)模的變化，辦公內(nèi)容的更新，辦公軟件也需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，因而系統(tǒng)必須具備二次開發(fā)的性能。

3 系統(tǒng)設(shè)計

3.1 設(shè)計目標(biāo)和設(shè)計原則

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計時需要遵循的設(shè)計目標(biāo)就是提高中小企業(yè)的整體辦公效率和辦公質(zhì)量，實現(xiàn)辦公條件的改善和辦公成本的降低，具體到系統(tǒng)的設(shè)計過程中應(yīng)用要保證實現(xiàn)以下幾點目標(biāo)：第一，安全、便捷、可靠；第二，快速生成相關(guān)的數(shù)據(jù)報表，對及時對報表進(jìn)行提交和打??；第三，鍵盤或觸摸操作；第四，有強(qiáng)大的信息管理功能；第五，有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。

在設(shè)計過程中OA辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以應(yīng)用為核心根據(jù)企業(yè)的工作需要和工作狀況充分利用現(xiàn)有資源來實現(xiàn)未來發(fā)展的目標(biāo)，設(shè)計原則主要包括以下幾點：

（1）實用性和易用性：系統(tǒng)中的各項功能應(yīng)該是一目了然的，并且符合大多數(shù)人的瀏覽習(xí)慣，同時，系統(tǒng)中的功能要層次分明，既要有核心功能又要有輔助功能，進(jìn)而保證正常的使用。

（2）復(fù)用性：系統(tǒng)應(yīng)該具有反復(fù)操作、反復(fù)更新的性質(zhì)，保證系統(tǒng)可以應(yīng)對企業(yè)需求的變化。

（3）安全穩(wěn)定性：系統(tǒng)在正式投入之前要經(jīng)過嚴(yán)格的測試，保證系統(tǒng)在正式使用過程中的安全穩(wěn)定、

（4）可維護(hù)、可拓展性：系統(tǒng)在使用的過程中具有很強(qiáng)的靈活性，可以在預(yù)期的范圍內(nèi)進(jìn)行擴(kuò)展，同時系統(tǒng)的日常維護(hù)管理操作都較為便利。

3.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計是一組組件，是對在某種環(huán)境下可能會反復(fù)出現(xiàn)的問題以及解決問題的方案的描述。架構(gòu)既可以用代碼來表示，也可以用來執(zhí)行操作。整個系統(tǒng)采用的是net結(jié)構(gòu)，在開發(fā)語言上選擇的是VBScript，數(shù)據(jù)庫采用的是關(guān)系性和非關(guān)系性數(shù)據(jù)庫相分離的技術(shù)因而可以支持多種數(shù)據(jù)庫同時使用，并且為了提高系統(tǒng)的整體性能，通信協(xié)議建議采用HTTP或者TCP/IP。

整個系統(tǒng)分為三個邏輯層，每一個邏輯層都有一套相對于的接口，具有不同的作用。表示層是第一層，主要是圖形界面。在表示層，用戶可以讀取數(shù)據(jù)以及進(jìn)行操作。在表示層包含HTML、ASP等數(shù)據(jù)系統(tǒng)，通過規(guī)定的工作流程和接口，用戶可以完成日常的事物處理；應(yīng)用邏輯層是第二層，也被稱為中間層，是使用者為了獲取數(shù)據(jù)而調(diào)用的代碼，之后通過表示層將代碼轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)格式顯示處理；最后一層為數(shù)據(jù)層，數(shù)據(jù)層是用來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理和數(shù)據(jù)的交換的。

4 系統(tǒng)的實現(xiàn)與測試

系統(tǒng)的實現(xiàn)與測試是系統(tǒng)設(shè)計完成之后的最后一個環(huán)節(jié)，測試的目的就是發(fā)現(xiàn)軟件中存在的問題和缺陷，值得注意的是，系統(tǒng)的測試環(huán)節(jié)不能證明軟件不存在缺陷，只能不斷降低系統(tǒng)的缺陷，從而保證軟件的質(zhì)量。通過系統(tǒng)的測試保證軟件具備設(shè)計目標(biāo)的所有需求，同時為系統(tǒng)的質(zhì)量評估提供依據(jù)，給質(zhì)量改進(jìn)提供幫助。一般來講，對于系統(tǒng)的測試之前會將不同的程序看成不同的類，測試工作就是圍繞這些類來展開。測試的流程主要包括單元測試、集成測試和系統(tǒng)測試三類。單元測試是對最小的軟件設(shè)計單元也就是模塊的驗證工作，測試的目標(biāo)是保證模塊的編碼是正確的，同時發(fā)現(xiàn)重要控制路徑中出現(xiàn)的問題并及時解決那些不易顯現(xiàn)的錯誤；集成測試主要目標(biāo)是通過測試發(fā)現(xiàn)模塊與模塊接口之間存在的問題，對象主要是那些通過了單元測試的模塊，通過將那些模塊構(gòu)造在一個程序結(jié)構(gòu)當(dāng)中，進(jìn)而對模塊和接口之間存在的問題進(jìn)行檢測，在測試過程中應(yīng)避免一次性的集成，集成測試的主要內(nèi)容是API和API的參數(shù)組合；系統(tǒng)測試是根據(jù)系統(tǒng)的需求規(guī)范而進(jìn)行的測試，系統(tǒng)測試的工作人員相當(dāng)于用戶的代言人，主要通過對系統(tǒng)的操作來確保系統(tǒng)具備所有需要的功能，并且性能達(dá)到設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)測試的過程中針對系統(tǒng)的設(shè)計測試用例可以對系統(tǒng)的可靠性進(jìn)行操作。在測試之前可以先編寫測試用例表和操作流程表，之后按照表格進(jìn)行操作，并記錄每一步的操作結(jié)果判斷是否和預(yù)期結(jié)果相一致。

測試結(jié)束之后應(yīng)對測試的結(jié)果進(jìn)行分析，從而把握系統(tǒng)的功能，找出系統(tǒng)中存在的缺陷以及缺陷存在的原因，之后編寫系統(tǒng)測試報告。

5 總結(jié)

OA辦公自動化系統(tǒng)為中小企業(yè)提供了一個現(xiàn)代化的辦公管理平臺，通過這個平臺企業(yè)的各個部門可以快速、高效、智能的辦公，從而擺脫傳統(tǒng)的繁雜的手工勞動，為企業(yè)增加效益。在OA辦公自動化系統(tǒng)中要注重為用戶提供一個便捷、美觀的界面，同時通過在系統(tǒng)中加入更多的動態(tài)因素使界面更加活潑。同時，在今后的學(xué)習(xí)設(shè)計當(dāng)中，應(yīng)逐漸在OA辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計技術(shù)中加入PC等不同平臺的支持，從而使辦公智能化水平更高。

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