高校人事檔案管理存在的問題及改進措施

張立志

(大理學(xué)院人事處，云南大理671003)

高校人事檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，是高校人力資源管理的基礎(chǔ)。做好人事檔案管理可以推動高校檔案管理發(fā)展，從而實現(xiàn)高校人力資源合理而有效的配置，推進高校整體工作。近年，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校人事制度改革不斷深入，同時也給人事檔案的管理工作提出了新的要求。現(xiàn)就目前高校人事檔案中所出現(xiàn)的問題及解決的方式作如下論述。

1 高校人事檔案管理中存在的問題

1.1 重視程度不夠，支持力度不大

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作具有較強的保密性，包含大量的個人數(shù)據(jù)，以及不宜公開的政治、學(xué)術(shù)業(yè)務(wù)信息和放著各單位組織的體系結(jié)構(gòu)活動情況等信息；人事檔案管理的工作對象、工作范圍有限，大多數(shù)情況是組織部門、人事工資部門調(diào)檔使用，接觸到人事檔案的機會和人員并不多。只有到人員新進、調(diào)動、提升、辭職等時候才會接觸到人事檔案管理工作，人事檔案管理日常工作也只是局限于裝訂、歸檔和調(diào)檔等事物性工作，人事檔案管理給人的印象就是做好人事檔案保管工作，將人事檔案管理等同于簡單的人事檔案保管。當個人遇到職務(wù)調(diào)整、工資制度改革、職稱評定的時候，當高校進行高校工作整體評估檢查時，人事檔案管理問題才會被凸顯出來，而平時人事檔案管理工作又往往不容易與教學(xué)、與科研發(fā)展聯(lián)系起來，或者認為與科研、教學(xué)無關(guān)，更意識不到人事檔案管理工作是高校整體工作的一部分，僅僅為人事檔案而進行人事檔案管理，所以人事檔案管理工作往往容易被忽視，造成人事檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付狀態(tài)，各高校也沒有把人事檔案管理工作納入到高校整體管理體制中統(tǒng)籌考慮，由此導(dǎo)致高校對人事檔案部門深層次的思考不足，因此也就導(dǎo)致投入方面的不足。如：機構(gòu)設(shè)置不規(guī)范、硬軟件配置落后等都一定程度存在。

1.2 管理制度不健全，落實不到位

高校人事檔案管理工作法律依據(jù)主要是《檔案法》和中組部的《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理工作細則》、《關(guān)于干部檔案收集、歸檔暫行辦法》為指導(dǎo)，人事檔案管理的工作制度應(yīng)當在上述文件的指導(dǎo)下建立健全并細化，例如：檔案管理工作人員的崗位職責(zé)、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度等方面細則都要在高校的主導(dǎo)下制定頒布實施，然而現(xiàn)實的情況是，人事檔案制度建設(shè)方面并不完善，人事檔案管理作為高校內(nèi)部管理的一部分，作為一級法人機構(gòu)的高校對內(nèi)部事務(wù)有充分的自主權(quán)利，由于高校重點工作主要還是教學(xué)與科研，而人事檔案的管理與學(xué)校中心工作無直接關(guān)系。所以，在沒有國家或者教育部沒有強制規(guī)范的情況下，高校本身往往不會投入精力針對高校檔案工作細則進行規(guī)定，缺乏對人事檔案管理建章立制的動力，有的雖然做了一些，但過于簡單，有的不全面，有的操作性差，甚至沒有，行不成有效的決策力、執(zhí)行力，諸多情況阻礙了人事檔案制度化與規(guī)范化的發(fā)展。

1.3 管理手段落后，信息化程度低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校利用信息化建設(shè)整合高校管理資源已經(jīng)是推動學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的趨勢，當然也應(yīng)當包括人事檔案管理信息化的建設(shè)，以實現(xiàn)高校整體資源的有效配置，提高管理效率。只有高校管理包括人事檔案管理與信息技術(shù)有效融合后，才能做到高校教學(xué)與科研整體推進。然而大多數(shù)學(xué)校，人事檔案管理工作并沒有納入校園整體信息化建設(shè)當中，高校信息網(wǎng)絡(luò)資源體系不健全，在高校信息化建設(shè)中體外循環(huán)，人事檔案的管理目前還是以紙質(zhì)檔案的管理為主的實體管理，采用傳統(tǒng)手工人事檔案管理的方式，雖然配備了計算機，或者簡單的單機人事檔案管理軟件，但由于采集數(shù)據(jù)過于簡單，沒有統(tǒng)一標準，數(shù)據(jù)庫沒有聯(lián)網(wǎng)，單機錄入數(shù)據(jù)變成了簡單的目錄錄入和打印，不能完成實現(xiàn)對人事檔案信息數(shù)據(jù)的篩選、排序、分類、匯總功能，談不上人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用，更談不上與校園網(wǎng)的聯(lián)網(wǎng)整合，造成人事統(tǒng)計基礎(chǔ)工作與檔案系統(tǒng)也不能有效整合，甚至人事統(tǒng)計工作不是單獨使用報表系統(tǒng)，就是靠原始的手工操作，導(dǎo)致工作費時、費力，效率低，與高校管理的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

1.4 工作人員編制不足，專業(yè)素質(zhì)不高

高校人事檔案管理工作，人員配置不足，專業(yè)素質(zhì)不高，也是一個突出的問題。按照中組部《干部檔案工作條例》的要求人事檔案數(shù)量與工作人員數(shù)量有明確的關(guān)系：每一千人要配備一名專職的檔案管理員。而目前，各高?；緵]有達到這一要求。面對高校的發(fā)展，人員的增加，尤其是高校人事制度改革，人員流動進一步加強。工作量的加大、管理模式的變化，信息技術(shù)逐步應(yīng)用到高校人事檔案管理中，對檔案管理要求提高，對人員的素質(zhì)提出了更高的要求，無論是專業(yè)素質(zhì)還是綜合素質(zhì)?？陀^上高校檔案管理事物性工作任務(wù)繁重，高校人事檔案工作人員甚至陷入簡單的裝訂、錄入、歸檔、調(diào)檔等工作中，由于缺少培訓(xùn)機會，日常工作量大，日常工作狀態(tài)處于緊張，無暇兼顧業(yè)務(wù)專研與探討，高校人事管理隊伍在建設(shè)方面十分缺乏既懂檔案又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的符合型人才，由于檔案管理的專業(yè)水平比較低，缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員從一定程度上也制約了高校人事檔案管理的水平，影響高校人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.5 管理模式分散，管理效率較低

高校人事檔案的管理模式，大多數(shù)采用分散式的管理。即在高校人事部門或者是組織部門下設(shè)立管理部門專門負責(zé)人事檔案工作，人事檔案管理工作分屬于人事部門或組織部門。換句話說，作為人事部門或是組織部門的一部份，檔案管理人員也是也分屬不同的部門。分散式管理從一定程度上有利于隸屬部門對人事檔案的利用，卻在一定程度上降低了人事檔案的綜合運用，制約了人事檔案的運用范圍。人事檔案資料分散于人事部門、組織部門，有的甚至于會存在于高校主管科研管理的部門，這也是高校人事檔案管理專業(yè)化水平較低的原因。分散的管理模式勢必造成人事檔案資料的不完整性，或者存在重復(fù)建檔現(xiàn)象。如果各部門間沒有建立完善可行的檔案傳遞制度，往往會出現(xiàn)部門與部門間的推諉與拖延，影響高校檔案管理的效率。

1.6 檔案管理觀念落后，開發(fā)利用不充分

高校人事檔案是高校人才信息的重要載體，是高校職工德、才、能、績的客觀反映，是教職工聘任選拔任用的重要基礎(chǔ)，是高校人才戰(zhàn)略的必要條件，同時也是人事管理的重要依據(jù)，教師教學(xué)和科研情況的真實憑證，與高校發(fā)展休戚相關(guān)。目前，高校人事檔案管理存在“以物為本”觀念，檔案管理工作重立檔、輕利用。沒有把人事檔案管理工作與高校人才培養(yǎng)、教育教學(xué)、科學(xué)研究統(tǒng)籌起來考慮，與學(xué)校整體工作的推進工作相對滯后。人事的檔案利用主要還是停留在 “被動”狀態(tài)，僅向組織人事部門，根據(jù)組織人事部門提出的要求來提供檔案資料，查閱檔案原件、外借檔案、復(fù)印檔案資料等，其結(jié)果是弱化了人事檔案的真實價值。

2 改進高校人事檔案管理工作的措施

2.1 提高認識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

提高高校人事檔案管理的意識。利用網(wǎng)絡(luò)，校園通訊等形式加強人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理相關(guān)工作匯報和溝通，讓校領(lǐng)導(dǎo)全面掌握人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，讓學(xué)校，尤其是校領(lǐng)導(dǎo)從思想高度上認識到人事檔案管理工作是一項專業(yè)化程度高，工作內(nèi)容復(fù)雜的工作。人事檔案管理應(yīng)用水平的高低與于高校全面發(fā)展、高校教職工發(fā)展的密切相關(guān)。爭取領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校層面對人事檔案管理工作的重視和支持，同時從人力、物力、財力上給予大力傾斜，奠定人事檔案管理工作的堅實基礎(chǔ)，營造良好的檔案工作氛圍。

2.2 完善制度建設(shè)，依法治檔案

高校人事檔案管理工作作為學(xué)校內(nèi)部管理事務(wù)，制定和完善相關(guān)工作制度和細則責(zé)無旁貸。為進一步強化和完善高校人事檔案管理的制度建設(shè)，結(jié)合高校整體建設(shè)工作情況和人事檔案管理工作特點，依照高校整體建設(shè)規(guī)劃和《檔案法》、《干部檔案工作條例》和相關(guān)政策，結(jié)合本校實際，以學(xué)校主導(dǎo)建立健全高校人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度查閱制度等多項制度和細則，切實實行依法治檔，依法管檔。同時進一步理順人事檔案部門與學(xué)校各部門的關(guān)系，從制度上明確管理者的職責(zé)范圍及崗位職責(zé)，讓管理者明確自己的工作職責(zé)，確保高校人事檔案管理工作有章可循，有法可依。

2.3 建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息化管理

高校人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)信息化的要求，建立一個統(tǒng)一完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)高校人事檔案管理應(yīng)用軟件，將高校人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫作為高校信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)。在人事檔案保密政策允許的前提下，利用校園網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)整合全校信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)與各部門信息數(shù)據(jù)共享與交換，從功能上拓展高校人事檔案管理的應(yīng)用范圍，實現(xiàn)利用人事檔案的數(shù)據(jù)信息對高校教職工綜合素質(zhì)、人才結(jié)構(gòu)等進行及時準確的分析，提高組織人事部門的工作效率，尤其是適應(yīng)高校人事制度改革對人員信息的高效利用需求，同時為高校人才建設(shè)預(yù)測提供各種人才數(shù)據(jù)，為學(xué)校制定相關(guān)人才戰(zhàn)略政策提供可靠科學(xué)的依據(jù)，全面提升服務(wù)水平。

2.4 提高人員素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)

做好高校人事檔案關(guān)鍵在“人”。高校人事檔案工作政策性、專業(yè)性強，建立一支熟悉業(yè)務(wù)相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍是做好人事檔案管理的組織保障。確保檔案數(shù)量與管理人員相適應(yīng)，配齊配強檔案管理人員，并確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性；結(jié)合本校人事檔案管理的實際選擇政治可靠，責(zé)任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案工作；提高工作人員及隊伍的專業(yè)化水平，信息技術(shù)應(yīng)用的能力，通過定期開展專業(yè)培訓(xùn)活動，鼓勵檔案管理人員參加高校檔案管理互動學(xué)習(xí)研討以及職稱評定，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)高校人事檔案管理需要，適應(yīng)高?，F(xiàn)代化建設(shè)的需求。

2.5 集中管理模式，提高管理效率

理順人事檔案管理體制模式，成立檔案綜合管理部門，將人事檔案管理納入到學(xué)校層面的檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的層級，由高校檔案管理綜合部門統(tǒng)一行使人事檔案管理工作。通過整合分散在人事、組織、甚至是高校科研部門的人事檔案信息，建立統(tǒng)一的人事檔案管理的口徑，杜絕人事檔案管理分散化。既要將人事檔案工作作為檔案專業(yè)工作范疇，同時也要重視人事檔案管理與原先人事、組織部門、科研部門人事檔案管理信息的銜接和應(yīng)用，充分體現(xiàn)出人事檔案管理的特點，實現(xiàn)人事檔案管理為高校人才資源實現(xiàn)最優(yōu)配置發(fā)揮基礎(chǔ)性和重要的作用。

2.6 轉(zhuǎn)變觀念，充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)功能

高校人事檔案的宗旨就是圍繞學(xué)校中心工作搞好服務(wù)，出發(fā)點和落腳點在于利用。長期以來，高校人事檔案基本上實行封閉式管理，由于有嚴格的保密制度限制，人事檔案的應(yīng)用范圍較窄。隨著人事制度改革的深入發(fā)展，檔案的信息日漸透明，高校人事檔案服務(wù)意識的不斷加強，因此需要轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)觀念，不斷推動人事檔案管理方式的社會化、開放化、合法化。牢固樹立“以人為本”的檔案管理觀念，以“主動服務(wù)”為出發(fā)點，圍繞學(xué)校中心工作，根據(jù)社會和高校發(fā)展的新情況和新形式，不斷探索適應(yīng)與高校改革與發(fā)展的服務(wù)方式、手段、途徑，全面推動高校建設(shè)發(fā)展。

3 結(jié)束語

做好高校人事檔案工作是一項長期的工作，目前高校人事檔案管理存在諸多問題，重視程度不高、制度不完善、信息化建設(shè)不夠、人員素質(zhì)不高、管理模式及觀念落后從一定程度上制約了高校人事檔案管理的發(fā)展，各高校都需要正視，并積極采取改進措施。隨著高校各項工作的推進，尤其是高校人事制度改革的深入發(fā)展，高校人事檔案管理工作同樣需要適應(yīng)形勢的需求，不斷地改革、摸索規(guī)律，完善體系，才能更好服務(wù)高?，F(xiàn)代化進程。

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