對事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

孫西寒

(黑龍江省明水縣社會保險事業(yè)管理局 黑龍江 明水 151700)

隨著社會的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟也在快速的發(fā)展，那么隨之而來的事業(yè)單位的檔案數(shù)量與需求也在不斷的增加，從而導致了我國的檔案管理工作在很多方面都出現(xiàn)了變化，在我國的事業(yè)單位檔案管理中，還存在著很多的問題，如果這些問題不能夠及時妥善的解決，那么無疑會影響我國事業(yè)單位的發(fā)展，因此，一定要解決在我國事業(yè)單位中檔案管理工作中存在的問題，這樣才能夠跟上時代的步伐，朝著更好的方向發(fā)展。

一、辦公室檔案管理對事業(yè)單位的作用

對于事業(yè)單位而言，事業(yè)單位的檔案管理具有重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:能夠為事業(yè)單位工作的開展提供一些重要的參考資料。在評定工作成果時，通過使用檔案資料可以能夠準確的評價基層的工作，輔助績效管理。隨著人才的不斷引入到各個事業(yè)單位以及企業(yè)單位，檔案管理不僅能夠為這些單位提供各種不同的資料，同時也能夠提高單位的管理效率。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題

(一)檔案管理的信息化程度較低

隨著信息化的到來，事業(yè)單位內(nèi)部的信息化程度也有著更高的要求，目前電子操控已經(jīng)成為了一種比較普遍的現(xiàn)象，但是又很多單位沒有意識到檔案信息化管理的重要性，工作效率被迫降低。很多事業(yè)單位的檔案都過于陳舊，更新的速度比較緩慢，不能夠及時的更新，隨著社會的進步，時代的變化以及科技的發(fā)展，這就要求事業(yè)單位的信息要能夠跟隨上時代的步伐。

(二)管理人員專業(yè)水平低下

在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業(yè)的知識，甚至還有一些檔案管理的工作人員是由其他行業(yè)的非專業(yè)人員來從事這項工作，由此可見，這樣的原因勢必會造成很多不良的結(jié)果。任何一個工作都需要工作人員具有積極的工作態(tài)度，同樣，在很大程度上，一個事業(yè)單位發(fā)展的好壞與工作人員的態(tài)度有重大的關(guān)系，在事業(yè)單位中，很多檔案管理人員在工作中工作態(tài)度消極怠慢，不能夠在工作中及時的更新檔案，嚴重的缺少責任心，更沒有耐心去發(fā)現(xiàn)更多的問題，正是因為這些因素的存在，會嚴重的影響我國事業(yè)單位的發(fā)展。

(三)檔案的管理體系不夠完善

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對于工作機會的選擇也越來越多，一直在一個工作崗位一直不換的情況越來越少，那么即使有人一直堅持一個方位，那么也許存在著退休的問題，或者是其他的情況，那么這些情況勢必會對事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定的影響，很多事業(yè)單位的檔案管理人員在離開工作崗位時，很多工作沒有做好交接，就造成了很多檔案最后變成了“死檔”、“棄檔”，這對事業(yè)單位很巨大的損失。

三、事業(yè)單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新措施

(一)完善信息化管理

1．制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

在對檔案管理信息化制定規(guī)劃時，事業(yè)單位應該遵循服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展的基本方針，結(jié)合自身的特點以及發(fā)展的目標，通過一系列的調(diào)研以及論證，從而制定出有利于檔案管理信息化建設(shè)的一個近期和遠期目標，從而不斷的形成一個相對比較完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，進而推進檔案信息化的整體發(fā)展。與此同時，事業(yè)單位還要注意檔案信息化系統(tǒng)實際使用的效果，支持事業(yè)單位信息服務(wù)目標，充分的促進事業(yè)單位的檔案管理朝著信息化的方向進一步發(fā)展。

2．為檔案管理信息化的良好實施建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案的信息管理部門需要在網(wǎng)站上成立一個檔案的信息站點那么檔案信息網(wǎng)站的出現(xiàn)是通過網(wǎng)頁的形式為檔案管理工作人員提供相關(guān)的服務(wù)，方便檔案的工作人員在網(wǎng)絡(luò)上查詢、歸檔以及下載等。這樣的網(wǎng)頁服務(wù)已經(jīng)成為了檔案信息化管理的一個重要的標志與手段。同時，在事業(yè)單位的檔案信息化管理中，事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)又納入了檔案管理的操作系統(tǒng)，從而形成了一個全方位的傳送系統(tǒng)，從而能夠更有效的實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，有哪次，對于加強檔案管理信息化的建設(shè)來說，建立一個使用的檔案信息網(wǎng)站有著非常重要的作用。

(二)提高專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)

為了提高事業(yè)單位的工作效率，就應該定期的對其檔案管理的相關(guān)工作人員進行相關(guān)的工作培訓，不斷的提高工作人員的專業(yè)性，樹立他們正確的工作態(tài)度，提高對檔案管理工作的認識。隨著社會的發(fā)展，信息化也在不斷的普及，因此檔案管理人員一定要跟上時代的步伐，而不能由其他非專業(yè)人員來替代專業(yè)人員的位置。事業(yè)單位應該加強對檔案的保護工作，提高工作人員的責任意識，定期檢查檔案的管理情況，在發(fā)現(xiàn)問題的時候能夠及時的進行補救，檔案管理工作看似簡單，但是其實是一項非常繁瑣的工作，因此，這就要求從事檔案管理的工作人員一定要細心、耐心以及具有較高的責任感。

(三)完善檔案的管理體系

在這個信息時代，事業(yè)單位應該不斷地提高檔案的利用率，合理的利用檔案來為自己的發(fā)展服務(wù)，因此，事業(yè)單位要不斷的提高對檔案管理的重視程度，及時的檢查檔案，這樣才能掌握相關(guān)工作的最新動態(tài)，這樣對事業(yè)單位的工作會有更大的幫助。

在檔案的管理過程中，事業(yè)單位需要逐漸的形成和完善自己獨特的管理規(guī)則，要采用科學合理的方式進行管理，節(jié)約人力和物力以及財力來進行檔案管理，這樣才能夠加強工作效率。

在工作中，每天都會有新的資料變動，因此，檔案的管理人員一定要及時的跟上步伐，及時的收集新的材料來不斷的充實自己的檔案庫，逐漸的完善檔案的管理體系，那么這樣的管理體系勢必會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來益處，并且也能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位的工作效率。

［1］吳啟瑞:《人事檔案管理創(chuàng)新要與事業(yè)單位改革同步實施》，《太原城市職業(yè)技術(shù)學院學報》，2006，(04)．

［2］劉金蓮．機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作［J］．中華書局．2006年．

［3］程永寧．機關(guān)事業(yè)單位檔案管理［J］．黃山書社．2006年．