對企業(yè)合同檔案精益化管理問題的幾點(diǎn)探討

鄧茵

摘 要：本文對企業(yè)合同檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并從精益化管理的角度探討了企業(yè)合同檔案管理效力提升的方式，最后對精益化合同檔案管理中應(yīng)該注意的問題進(jìn)行了總結(jié)，希望本文能夠?yàn)槠髽I(yè)合同檔案管理工的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同檔案； 精益化管理；對策

企業(yè)合同檔案指的是在企業(yè)經(jīng)營過程中，由于進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)活動而形成的在某一時(shí)期具有法律效力的、描述企業(yè)與其他各方契約關(guān)系的文件。這些合同檔案能夠展現(xiàn)企業(yè)在一定時(shí)間內(nèi)的經(jīng)營動態(tài)以及形成的利益關(guān)系，對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展具有十分重要的意義，因此，對合同檔案進(jìn)行管理，成為企業(yè)檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)合同文件零散不規(guī)范

有些企業(yè)在經(jīng)濟(jì)合作過程中，忽略了對對方單位當(dāng)事人的審查，而又輕信一些老客戶、老熟人的口頭承諾，有時(shí)僅憑借著對方的一通電話、一個(gè)發(fā)貨通知單就開始進(jìn)行交易，這樣一旦合作方失信的話，就會糾纏不清，影響企業(yè)的既得利益，又引發(fā)合同糾紛。另外有的企業(yè)雖說簽訂了書面式的合同，但卻不是很規(guī)范化，使用一些不標(biāo)準(zhǔn)的文本格式，模糊合同的真實(shí)內(nèi)容，極易陷入欺詐圈套，損害企業(yè)的利益。這些口頭的合約和格式不標(biāo)準(zhǔn)的合同法律效力比較弱，收集起來極為困難，是目前合同檔案管理中的首要問題。

（二）企業(yè)合同效力不足

企業(yè)在合同簽訂過后，沒有正確采取合同在履行期間的監(jiān)控措施，致使合同的履行率不理想。主要表現(xiàn)在：沒有對需要變更的合同條款進(jìn)行及時(shí)變更；與合同相關(guān)的一些書函或傳真等沒有傳送；合同內(nèi)容應(yīng)鑒證確認(rèn)的沒有辦理；在處理合同糾紛問題時(shí)，未及時(shí)在法律訴訟期內(nèi)處理；沒有行使合同當(dāng)事人的正常權(quán)利等。導(dǎo)致這些后果的主要原因是合同檔案形成之后，無論是檔案管理部門還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，都沒有再關(guān)注檔案的實(shí)際使用情況，合同檔案管理工作不受監(jiān)督，合同就不能切實(shí)履行。

（三）企業(yè)合同檔案應(yīng)用性弱

合同檔案除了在合同有效期內(nèi)對企業(yè)和其他各方產(chǎn)生制約效力之外，還能夠?yàn)槠髽I(yè)梳理經(jīng)營過程、解決經(jīng)營問題提供幫助；企業(yè)與員工之間簽訂的雇傭合同還能夠幫助企業(yè)規(guī)避員工流失危機(jī)，同時(shí)起到維護(hù)員工勞動價(jià)值的作用。但實(shí)際上，企業(yè)合同檔案并沒有起到這些作用，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是員工，對合同檔案的應(yīng)用價(jià)值重視度都不夠，使合同檔案在成為“歷史記錄”之后再少有人問津。

二、精益化管理模式下的企業(yè)合同檔案管理對策

（一）建立企業(yè)合同檔案精益化管理制度

企業(yè)合同檔案管理之所以存在問題，其最主要原因在于企業(yè)合同檔案的管理制度建設(shè)不到位造成的。大多數(shù)企業(yè)對合同檔案的管理制度是包含在企業(yè)一般檔案管理制度之內(nèi)的，而正是由于檔案管理制度的一般性，導(dǎo)致合同檔案的重要性難以體現(xiàn)出來，檔案管理工作人員也無法專注于合同檔案收集工作；另外，企業(yè)內(nèi)部從事合同管理的工作人員專業(yè)水平不高，真正有能力的專職人員并不是很多，并且一般企業(yè)對合同的管理工作不夠重視，導(dǎo)致作起來混亂且效率低下，合同的保存歸檔方面也經(jīng)常出現(xiàn)問題，有的合同甚至破損、丟失，給企業(yè)造成了一定的損失。因此，完善企業(yè)的合同檔案制度，建立對合同檔案的精益化管理制度，規(guī)定企業(yè)合同檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，是解決目前合同檔案管理問題的基礎(chǔ)。首先，應(yīng)通過制度的嚴(yán)格規(guī)定和企業(yè)的執(zhí)行力去強(qiáng)制各部門和企業(yè)員工重視合同檔案管理制度，通過制度去對合同的的收集、整理、編目、上架等行為進(jìn)行規(guī)定，充分發(fā)揮合同檔案管理在企業(yè)管理活動中的重要作用，確保企業(yè)的商業(yè)秘密的安全，減少企業(yè)的利益受到損失的風(fēng)險(xiǎn)；其次，應(yīng)對企業(yè)檔案管理工作人員的日常工作職責(zé)進(jìn)行精細(xì)化安排，將固定的合同類型和固定的檔案管理員工的崗位職業(yè)掛鉤，確保合同檔案收集目標(biāo)性強(qiáng)、合同資料收集足夠完整。只有建立完善的合同檔案精益化管理體制，確保檔案不會有意、無意的泄露，保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動健康的發(fā)展。

（二） 加強(qiáng)對合同履行的監(jiān)督

在企業(yè)合同檔案管理過程中，由于合同履行監(jiān)督不足導(dǎo)致的合同效力難以發(fā)揮的問題，必須通過合同檔案的跟蹤式管理來解決。精益化管理模式的基本思想是在管理資源消耗最小的情況下，使管理效果大幅度提升，而對合同檔案進(jìn)行跟蹤監(jiān)督管理，并不需要企業(yè)消耗管理資源，只需要在合同管理的過程中加入合同履行程序核對的步驟，就可以使合同管理效力大幅度提高。首先，檔案管理部門應(yīng)對檔案合同管理設(shè)立專門的跟蹤式管理模式，即確定合同收集、合同細(xì)節(jié)分析、合同履行狀況反饋三者連續(xù)的反饋機(jī)制，使檔案管理工作人員除了負(fù)責(zé)日常檔案管理之外，對提交合同的各部門進(jìn)行定期的詢問和反饋；其次，檔案管理部門應(yīng)該針對合同的履行情況設(shè)計(jì)特殊的檔案結(jié)構(gòu)，即在企業(yè)各部門提交合同檔案之后，在每一份合同檔案下設(shè)附錄，寫明“合同開始日期、關(guān)鍵事件結(jié)點(diǎn)上的合同履行情況、合同結(jié)束日期及結(jié)果”等幾項(xiàng)內(nèi)容，根據(jù)合同反饋機(jī)制的運(yùn)行，充實(shí)合同檔案附錄，收集與合同檔案履行期間關(guān)鍵事件相關(guān)的資料，充實(shí)檔案內(nèi)容，為檔案的后續(xù)應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

（三）開發(fā)合同檔案的實(shí)用作用

企業(yè)合同檔案的實(shí)際應(yīng)用性不強(qiáng)，是因?yàn)槠髽I(yè)對合同檔案的作用認(rèn)識度不夠造成的，這其中主要的責(zé)任在于企業(yè)檔案管理部門并沒有主動對合同檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理，致使這部分檔案管理工作僅維持在收集、保存檔案方面，也就是說，檔案資料分析能力弱，使得合同檔案的實(shí)際作用難以展現(xiàn)出來。精益化管理要求管理活動能夠有效拓展管理效果，使管理行為的作用進(jìn)一步提高，因此，在精益化管理模式下，開發(fā)合同檔案的實(shí)際作用也是十分必要的。要做到這一點(diǎn)，需要企業(yè)檔案管理部門對自身的管理責(zé)任進(jìn)行進(jìn)一步的思考和總結(jié)，即通過以往合同檔案的利用率和應(yīng)用過程，尋找合同檔案應(yīng)用的主要范圍，主動整理與此相關(guān)的資料，例如員工與企業(yè)之間的雇傭合同檔案經(jīng)常應(yīng)用于員工離職期間，涉及到的檔案應(yīng)用問題多在于員工的崗位職責(zé)履行情況以及企業(yè)、員工之間的利益劃分。那么檔案管理部門應(yīng)該事先對員工工作類型進(jìn)行分類，在合同檔案中尋找職責(zé)履行評定共性等，以便迅速為企業(yè)決策提供建議。

三、企業(yè)合同檔案精益化管理中需要注意的問題

在企業(yè)合同檔案精益化管理的過程中，需要企業(yè)檔案管理工作人員對檔案管理工作方式進(jìn)行大幅度的調(diào)整，無論是合同資料的收集還是對檔案的分析，都需要借助信息技術(shù)才能夠完成，因此，應(yīng)以信息化管理作為精益化管理的基礎(chǔ)；另外，檔案管理水平提高的關(guān)鍵在于檔案管理工作人員職業(yè)能力是否能夠勝任工作需要，即使有了精益化管理相關(guān)的各項(xiàng)制度和方法，檔案工作人員的職業(yè)技能不足，仍舊無法彰顯檔案合同管理的積極作用，因此，企業(yè)有必要為此類員工提供相應(yīng)的職業(yè)技能培訓(xùn)，以確保檔案管理工作效率不斷提升。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)合同檔案管理還存在著一些問題，而精益化管理模式是能夠解決這些問題的基本途徑，企業(yè)需要在精益化管理模式下進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理制度，重視對合同履行的監(jiān)督并開發(fā)合同檔案的利用方式，只有這樣，合同檔案對企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的積極作用才能夠真正體現(xiàn)出來。

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