淺析企業(yè)技術(shù)資料的有效管理

焦思菡

摘 要：隨著企業(yè)的誕生發(fā)展積累了大量的技術(shù)資料，企業(yè)技術(shù)資料的有效管理是實(shí)現(xiàn)其技術(shù)價(jià)值、并將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的基本保障。所謂企業(yè)技術(shù)資料的有效管理就是要讓技術(shù)資料在企業(yè)運(yùn)營中得以高效運(yùn)用為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。管理的方式方法有許多種，適用的才是最好的。方式方法雖然各異，然而萬變不離其宗，主要關(guān)注點(diǎn)是一樣的，包括管理者的正確認(rèn)識、制度的合理設(shè)計(jì)、過程的有效控制。

關(guān)鍵詞：技術(shù)資料； 有效； 管理

隨著企業(yè)的誕生發(fā)展，其經(jīng)營活動中的各個(gè)環(huán)節(jié)無一例外積累了大量的技術(shù)資料，其中凝結(jié)了企業(yè)大量的技術(shù)精粹，為企業(yè)技術(shù)進(jìn)步、技術(shù)創(chuàng)新提供著有力的技術(shù)支持。然而，如果不能實(shí)施科學(xué)有效地管理，也就不能有效地開發(fā)并運(yùn)用技術(shù)資料中積累的信息和知識，技術(shù)資料也只能是企業(yè)塵封的檔案，并不能實(shí)現(xiàn)其技術(shù)價(jià)值。企業(yè)技術(shù)資料的有效管理是實(shí)現(xiàn)其技術(shù)價(jià)值、并將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的基本保障。

一般而言，技術(shù)資料是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中積累、形成的，對產(chǎn)品生產(chǎn)具有指導(dǎo)意義的技術(shù)文件。包括各類標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品科研、工藝研發(fā)、檢驗(yàn)鑒定、生產(chǎn)技術(shù)等。例如：圖紙、工藝、檢驗(yàn)大綱、設(shè)計(jì)任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料等等。技術(shù)資料一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制。技術(shù)資料承載了企業(yè)技術(shù)發(fā)展的歷史，凝結(jié)了企業(yè)技術(shù)升華的結(jié)晶，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中有著不可替代的地位。

企業(yè)技術(shù)資料對企業(yè)發(fā)展的作用不言而喻，但是如果不能有效地開發(fā)并運(yùn)用技術(shù)資料中積累的信息和知識，那么，技術(shù)資料也僅具有潛在的、非現(xiàn)實(shí)的價(jià)值。如何使技術(shù)資料價(jià)值體現(xiàn)為使用價(jià)值，使其成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，最終要?dú)w結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理。所謂企業(yè)技術(shù)資料的有效管理就是要讓技術(shù)資料在企業(yè)運(yùn)營中得以高效運(yùn)用為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。管理的方式方法有許多種，適用的才是最好的。方式方法雖然各異，然而萬變不離其宗，主要關(guān)注點(diǎn)是一樣的，包括管理者的正確認(rèn)識、制度的合理設(shè)計(jì)、過程的有效控制。

一、管理者的正確認(rèn)識

管理者在企業(yè)任何一方面管理中的重要性不言而喻，管理者的認(rèn)知、行為因?yàn)橘x予其特定職位的職能直接影響員工對企業(yè)制度的執(zhí)行效率。一種制度、一個(gè)流程，管理者的執(zhí)行態(tài)度向員工表達(dá)了直接的意愿，是嚴(yán)格執(zhí)行還是？還是過得去就好？！無論是制度還是流程，如果管理者本身就是馬馬虎虎不知其然，員工又如何能清楚了然地執(zhí)行呢？或許認(rèn)真執(zhí)行的員工反而會因其行為不符合管理者的主觀意愿被反噬！在管理認(rèn)識問題上，管理者就是員工的偶像，管理者如何執(zhí)行制度，員工就會將其視為一種榜樣學(xué)習(xí)并傳承。管理者的認(rèn)知就是通過這樣的方式轉(zhuǎn)移的每一個(gè)員工的身上，在此前提下，管理者如果不能提升自身的認(rèn)識水平，甚至脫離組織制度約束濫用全力，其后果將是災(zāi)難性的。

二、制度的合理設(shè)計(jì)

為達(dá)到管理制度的規(guī)范化要求，制度設(shè)計(jì)、制定不能籠統(tǒng)地只抓粗線條，要從細(xì)節(jié)方面考慮，要做到量化、可行、可控。一般來說，管理的有效性是指管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度。管理有效首先是制度建立要與管理目標(biāo)一致，也就是說建立的制度與管理要求實(shí)際契合，否則管理制度與運(yùn)行就是兩層皮，這就是企業(yè)管理活動中常見的“說一套、做一套”。規(guī)范的管理制度，是保證管理有效的基石。規(guī)范的企業(yè)管理制度應(yīng)具有科學(xué)性、權(quán)威性、適用性的特質(zhì)。制定管理制度要秉持科學(xué)審慎的態(tài)度，認(rèn)真分析管理訴求，對每一個(gè)環(huán)節(jié)的控制要點(diǎn)給出相應(yīng)的執(zhí)行條款，不能用一句話概括。例如資料借閱的密級控制，如果制度僅僅規(guī)定了“保密資料需領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱”這樣的條款，那么不同密級的資料需要不同級別審批權(quán)限的細(xì)節(jié)就只能是口頭傳達(dá)，難免會造成執(zhí)行偏差。細(xì)節(jié)決定成敗，過程明確、職責(zé)清晰、責(zé)任到位的制度為每一位執(zhí)行者提供工作指南，只需按制度辦事即可，無須時(shí)時(shí)、事事請示上級。既提高了下屬的工作效率，同時(shí)也為上級管理者節(jié)約了大量寶貴時(shí)間。一切制度都必在管理實(shí)踐中去反復(fù)驗(yàn)證，才能得到不斷地完善和發(fā)展，才有可能實(shí)現(xiàn)制度對官民的約束一致、步調(diào)一致，實(shí)現(xiàn)一項(xiàng)工作的有效管理。

三、過程的有效控制

眾多的學(xué)者每當(dāng)討論到企業(yè)管理的話題，幾乎無一例外的強(qiáng)調(diào)制度落實(shí)的重要性，強(qiáng)調(diào)制度執(zhí)行力是管理得以實(shí)現(xiàn)的基本前提。之所以這樣，就是因?yàn)橐恍┕芾碚咴诠ぷ髦?，其所做的一些決定并不是遵循制度，而是基于更高的權(quán)力或者只是基于個(gè)人好惡。長此以往，制度對過程控制的基本意義也就不復(fù)存在，管理重新回到人治的無序狀態(tài)自然也就不可避免。管理者依法行權(quán)才能豎立制度的權(quán)威性，任何人都不應(yīng)擁有凌駕于制度之上的權(quán)力。遵守制度是一種文化、企業(yè)文化，是需要養(yǎng)成的。只有從點(diǎn)滴處做起，制度的權(quán)威性才有可能得以保持，適用的管理制度才能得到真正的貫徹落實(shí)。

對任何一個(gè)企業(yè)管理事項(xiàng)的有效管理，健全、可行的制度是前提，制度實(shí)現(xiàn)過程的有效控制是保障。企業(yè)技術(shù)資料管理看似簡單，實(shí)際包含了很多復(fù)雜繁瑣的細(xì)節(jié)，而且一旦出錯就有可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。輕則造成資料損毀、重則或許因關(guān)鍵技術(shù)泄密給企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。管理制度化、規(guī)范化能夠明確各個(gè)崗位的職責(zé)與權(quán)力，做到各司其職，為避免下屬越權(quán)以及上司不當(dāng)行權(quán)提供理論依據(jù)。有效地監(jiān)督是管理制度目標(biāo)得以實(shí)施的基本保證，每個(gè)參與者都有接受制度約束的義務(wù)，過程的有效控制能夠約束偏離制度框架的個(gè)體行為，最終實(shí)現(xiàn)管理的有效實(shí)現(xiàn)。