淺析電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)遵循的原則

朱佰雙

實(shí)施電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的目的在于：當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有出現(xiàn)時(shí)，通過(guò)各種風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別技術(shù)，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)；當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，通過(guò)各種有效措施或解決方法快速做出反應(yīng)，緩解或減小風(fēng)險(xiǎn)造成的損失；在風(fēng)險(xiǎn)過(guò)后，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)管理。檔案部門必須加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，否則為社會(huì)有效保留數(shù)字記憶的重要職能將難以實(shí)現(xiàn)。下面，筆者就電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的幾條原則談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、前端控制原則

前端控制是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，它把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程，從電子文件形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)文件從形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對(duì)文件形成和維護(hù)進(jìn)行監(jiān)督。前端控制是對(duì)整個(gè)電子文件管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)，在已經(jīng)建立了電子檔案管理系統(tǒng)的地區(qū)和機(jī)構(gòu)，電子檔案是在系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，電子檔案管理過(guò)程的前端就延伸到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)之中，盡可能把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子檔案的先決條件，其實(shí)質(zhì)就是在電子文件形成時(shí)就采取保障措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提前防范。前端控制是實(shí)現(xiàn)電子檔案全程控制的重要保障，是全面、系統(tǒng)和優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。在文件生成之前就采取控制措施，能夠有效地預(yù)防影響電子檔案安全的因素，以確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性，并有效地減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，起到優(yōu)化管理功能、提高管理效率的作用。

前端控制原則是實(shí)現(xiàn)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的重要保障，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，前端控制是確保電子檔案真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。由于電子檔案和電子文件的同源性，對(duì)于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范應(yīng)在電子文件產(chǎn)生時(shí)就進(jìn)行，防止電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之間。第二，前端控制是優(yōu)化管理功能、提高管理效率的科學(xué)理念。電子檔案管理系統(tǒng)不應(yīng)是對(duì)手工管理流程的簡(jiǎn)單模擬，而應(yīng)本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，從而達(dá)到功能合理，效率最高。

二、控制費(fèi)用與風(fēng)險(xiǎn)平衡的原則

電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中涉及的因素很多，無(wú)論怎樣控制風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)也總是存在的，完全排除風(fēng)險(xiǎn)是不現(xiàn)實(shí)的，也是不經(jīng)濟(jì)的。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理所堅(jiān)持的控制費(fèi)用與風(fēng)險(xiǎn)平衡原則表現(xiàn)在：一方面，電子檔案信息的絕對(duì)安全（即零風(fēng)險(xiǎn)）是不可能的，在實(shí)施所選擇的風(fēng)險(xiǎn)控制后，總有殘余的風(fēng)險(xiǎn)存在，只要?dú)堄囡L(fēng)險(xiǎn)在我們可接受的水平便可；另一方面，實(shí)施和維持這些控制是需要費(fèi)用支出的，如果這樣的風(fēng)險(xiǎn)控制成本比電子檔案信息遭受威脅所造成的損失預(yù)期值（即機(jī)會(huì)損失成本）還要高，那么，這樣的控制就是不合適的。我們接受與不接受風(fēng)險(xiǎn)的界限就是考慮風(fēng)險(xiǎn)控制成本與機(jī)會(huì)損失成本的平衡，如果風(fēng)險(xiǎn)控制成本大于機(jī)會(huì)損失成本，便接受風(fēng)險(xiǎn)，反之，則不接受風(fēng)險(xiǎn)。

三、靜態(tài)保護(hù)與動(dòng)態(tài)管理結(jié)合的原則

電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理也是一種系統(tǒng)的管理方法，注重電子檔案生命周期每個(gè)階段、每項(xiàng)活動(dòng)、每個(gè)要素的無(wú)縫鏈接，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)，追求效益的最大化。在電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中，對(duì)其載體的管理，如控制溫濕度、防塵、防外來(lái)磁場(chǎng)、防機(jī)械震動(dòng)、防光和有害氣體、日常管理維護(hù)等方面，也就是對(duì)傳統(tǒng)檔案的保護(hù)，主要是在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行的，屬于靜態(tài)的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。但對(duì)于電子檔案所記錄的信息來(lái)說(shuō)，對(duì)其維護(hù)必須依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)管理必須延伸到檔案庫(kù)房之外，隨時(shí)吸收信息安全保護(hù)技術(shù)的最新成果，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理有具有動(dòng)態(tài)性。此原則強(qiáng)調(diào)靜態(tài)保護(hù)與動(dòng)態(tài)管理之間相互銜接的系統(tǒng)性，兩者相輔相成、缺一不可；只有兩者緊密結(jié)合起來(lái)，才能有效地開(kāi)展電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理。

四、全程管理原則

全程管理就是指整個(gè)電子文件的形成、積累和管理機(jī)制檔案化，并且在管理的前端即從文件生成開(kāi)始就對(duì)電子檔案的整個(gè)生命周期進(jìn)行控制，實(shí)施全程檔案化管理。全程管理是一種全面的管理，涉及文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個(gè)涵蓋文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。全程管理是一種過(guò)程管理，是通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過(guò)程的可控性強(qiáng)，過(guò)程控制的反饋周期短，因此，對(duì)文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。把保證文件屬性的需求嵌入到各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，使文件管理流程與工作業(yè)務(wù)流程有機(jī)地融合在一起。在工作業(yè)務(wù)流程完成后，及時(shí)將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機(jī)構(gòu)，最后將需要永久保存的電子文件移交到數(shù)字檔案館。

電子檔案從文件形成到最后銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程，整個(gè)過(guò)程不允許隨意割斷。為確保形成的電子檔案能有效地推動(dòng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展以及電子檔案成為電子檔案后能發(fā)揮應(yīng)有的證據(jù)價(jià)值，在電子檔案正式形成后的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程的任何一個(gè)階段和環(huán)節(jié)中，必須確保電子檔案信息內(nèi)容未有任何改變，保證電子檔案正式形成后在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中始終擁有相同的信息內(nèi)容，即必須對(duì)電子檔案及歸檔進(jìn)行全程管理。全程管理對(duì)電子檔案生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有的管理活動(dòng)和管理要素統(tǒng)籌兼顧，能在一定程序上避開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)或發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患。全程管理原則體現(xiàn)在電子檔案保管模式和方法的確定，保存系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行、保管制度的制定和執(zhí)行等方面，以保證電子檔案在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)格的控制。