電子文檔也要安全防護墻

邱燕娜

某集團是一家跨地域、多元化發(fā)展的大型國有企業(yè)集團，擁有全資或控股下屬公司數(shù)十余家，產業(yè)覆蓋酒店、會展服務、電子商務、物流、地產、廣告?zhèn)髅胶涂萍嫉阮I域，是中國服務業(yè)500強企業(yè)之一。

泄密挑戰(zhàn)

該集團在幾年前建設了OA系統(tǒng)并進行了持續(xù)升級改造，OA系統(tǒng)已成為全集團網上辦公的重要平臺。OA平臺也積累了大量的電子公文，成為集團內部重要的信息資產。隨著集團的不斷發(fā)展和與外部交流日益密切頻繁，這些信息資產的安全性受到了很大的挑戰(zhàn)。因此，該集團迫切需要一整套專業(yè)級的電子文檔防護與安全解決方案以保障OA辦公平臺中的電子文檔在被下載到本地后能夠依據(jù)企業(yè)規(guī)定的權限被安全使用。

2014年12月，該集團與慧點科技的信息安全專家就該集團電子文檔資產的“防泄密”、“可管控”、“能追溯”等話題進行了深入的探討。

解決方案

慧點科技文檔防泄密系統(tǒng)針對該集團的文件安全管理需求與OA系統(tǒng)應用現(xiàn)狀，對企業(yè)OA辦公平臺內部的重要電子數(shù)據(jù)文件進行加密，并依據(jù)集團安全要求，與OA流程進行深度整合。同時建立集團OA電子文檔安全的基本框架，建立電子文檔安全管理策略和流程，保證集團關鍵電子文檔的安全受控。

項目建設過程中，慧點科技與該集團首先共同制定了OA系統(tǒng)文檔安全管理規(guī)范，遵照規(guī)范對OA流程進行了重新梳理，確立了建設目標，并針對風險點逐一實施文檔防泄密系統(tǒng)。具體工作內容如下：

其一，安全平臺建設——實施文檔防泄密系統(tǒng)?；埸c科技文檔防泄密系統(tǒng)作為該集團的電子文檔安全基礎設施，擔負著安全基礎框架支撐、加密算法管理、密鑰管理、電子文檔加解密管理、授權管理、用戶角色管理、接口管理、流程管理、審計管理和與系統(tǒng)集成整合等任務。通過與OA系統(tǒng)的深度整合，該系統(tǒng)可為OA系統(tǒng)的重要電子文檔保駕護航。

其二，OA流程梳理——設計安全的業(yè)務流程。首先，將OA中的發(fā)文設定成普通文、機密文、秘密文和絕密文四個級別，為每個發(fā)文級別設定了不同的流轉過程和附件處理方式；其次，通過在各環(huán)節(jié)調用文檔防泄密系統(tǒng)接口進行安全聯(lián)動，根據(jù)業(yè)務需要對流程中的附件進行自動加密和授權；最后，對加密附件采用透明化加解密的處理方式，實現(xiàn)對有權限的文檔透明化使用、對無權限的文檔無法使用的原則。

其三，加強安全警示——為電子文檔增加水印信息。通過增加電子文檔全文水印功能，有效解決了文檔拍照外泄、文檔截圖外泄、文檔打印外泄等情況的發(fā)生。無論是用戶電腦中的敏感電子文檔，還是來自OA中的重要電子文檔，在用戶打開時，均會有明顯的水印信息展示。

其四，控制文檔外發(fā)——建立加密文檔外發(fā)的審批流程。當OA平臺上的電子文檔被下載后發(fā)給集團外人員使用時，可以為外發(fā)文檔設置使用時間、使用次數(shù)和使用權限，并進行硬件介質綁定，防止其二次傳播等。

其五，逆向追溯審查——建立信息資產泄密時間有據(jù)可查、可追溯的機制。采用電子文檔在內網中全生命周期審計的管理概念：當文檔從業(yè)務系統(tǒng)中被下載后，在內網中的整個編輯、流轉、使用過程都將形成完整的審計生命地圖，日志審計員可查看所有用戶對加密文檔的操作記錄。

項目收益

該集團在整合慧點科技文檔防泄密系統(tǒng)和OA系統(tǒng)后應用效果顯著，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

首先，采用人性化的加密文檔使用方式，不改變文檔的名稱和存儲位置，無需改變員工的操作方式，即可實現(xiàn)文檔的防泄密功能。

其次，將重要文檔的外泄風險降到了極低，OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全得到了保障，同時借助細致的文檔授權體系為下載后的文檔增加了嚴格的權限控制。

再次，實現(xiàn)對外發(fā)給合作伙伴的電子文檔的全生命周期安全控制，消除了已發(fā)布的數(shù)據(jù)可能被再次或多次惡意傳播的安全顧慮。

最后，文檔審計功能可記錄所有用戶對加密文檔的操作記錄，一旦出現(xiàn)電子文檔泄密事件，可通過系統(tǒng)實現(xiàn)完整的審計信息追溯，準確定位到安全事件責任人。