關(guān)于高職院校教務(wù)秘書工作的思考

劉靜

[摘要]教學(xué)工作是每所高校的核心部分，而教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的作用不容小覷，是學(xué)校整體的聯(lián)絡(luò)樞紐部。在如今的各大高校里，教務(wù)秘書的現(xiàn)狀讓人擔(dān)憂，針對(duì)這一狀況如何更好發(fā)揮教務(wù)秘書的作用，則尤為重要。

[關(guān)鍵詞]教務(wù)秘書；教務(wù)工作

[中圖分類號(hào)]G640

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1671-5918（2015）05-0015-02

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2015.05-008 [本刊網(wǎng)址]http：//www.hbxb.net

在當(dāng)今形勢(shì)下，各大高校都追求教育教學(xué)質(zhì)量。而教學(xué)質(zhì)量的提高在一定程度上受教學(xué)管理水平的制約。因此，提升教學(xué)管理水平是提高教學(xué)質(zhì)量的基本需要。教務(wù)秘書作為學(xué)校教學(xué)管理工作的首席執(zhí)行者，是教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，對(duì)保證教學(xué)秩序的正常運(yùn)行和提高教學(xué)質(zhì)量起著重要的作用。

一、高職院校教務(wù)秘書工作的職責(zé)及其特點(diǎn)

（一）高校教務(wù)秘書的工作職責(zé)

1.做好日常的教學(xué)管理工作將每天接收學(xué)院各個(gè)部門發(fā)出的通知和信息、學(xué)院會(huì)議精神、任務(wù)要求，并將他們盡快傳達(dá)給相關(guān)的老師和學(xué)生；每個(gè)學(xué)期都要進(jìn)行編排課程、教材的征訂和發(fā)放；教室的安排和分配；制定下一學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃；辦理和匯總教師的調(diào)課情況并將其上報(bào)給教務(wù)處；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)和主任進(jìn)行教學(xué)檢查；撰寫各項(xiàng)總結(jié)等。

2.合理安排考務(wù)事宜負(fù)責(zé)組織各種等級(jí)考試的報(bào)名、校隊(duì)、安排工作和準(zhǔn)考證及證書的發(fā)放；負(fù)責(zé)辦理學(xué)生的重修、補(bǔ)修等手續(xù)并及時(shí)通知學(xué)生，向教師提供確定名單；精心做好期末考試試卷的檢查、整理、印制及存檔工作，并組織學(xué)生參加考試和教師監(jiān)考工作等。

3.系部的檔案管理教務(wù)工作過程中的材料頗多，作為教務(wù)秘書，對(duì)這些材料的分類和保存是至關(guān)重要的。一般來說，系部材料大致分為：上級(jí)部門下發(fā)的教育法規(guī)方面的資料和政策性文件、有關(guān)系部招生的文件（招生計(jì)劃、新生錄取名單及各類報(bào)表等）、學(xué)生的學(xué)籍檔案、教師的具體資料、每學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃和課程表、教學(xué)科研成果等。對(duì)于這些教務(wù)檔案的保存，要按照內(nèi)容進(jìn)行分類分袋專柜保存，做到完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，提高檔案的利用價(jià)值。 4.學(xué)生的報(bào)道注冊(cè)、信息反饋和畢業(yè)事宜管理按照學(xué)院要求在學(xué)期初，辦理學(xué)生的報(bào)到、注冊(cè)手續(xù)，每學(xué)期組織安排學(xué)生對(duì)老師進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)。定期搜集學(xué)生的信息反饋表，將學(xué)生反饋的各項(xiàng)意見匯總至學(xué)院主任和教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于臨近畢業(yè)的學(xué)生要進(jìn)行畢業(yè)資格審查和畢業(yè)證書的發(fā)放等。

（二）教務(wù)秘書工作特點(diǎn)

1.服務(wù)性教務(wù)秘書作為高等院校最基層的教學(xué)管理人員，主要工作就是為老師和學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，要自覺從學(xué)生和教師的角度去考慮解決問題。另外教務(wù)秘書的服務(wù)對(duì)象還包括學(xué)校其他一些職能部門，在一定程度上要幫助他們共同做好管理工作，這就要求教務(wù)秘書要認(rèn)真熱情，并且要一視同仁。 2.綜合性教學(xué)管理工作除了教學(xué)工作外，還要涉及到學(xué)校各大院系、行政部門、師生、家長或是一些企業(yè)，因此在這復(fù)雜的系統(tǒng)里，教務(wù)秘書要妥善處理好每一個(gè)關(guān)系，及時(shí)與其他部門聯(lián)系溝通，營造一個(gè)良好的工作氛圍。另外教務(wù)秘書的工作多樣化，不管老師、學(xué)生還是考務(wù)、教務(wù)，只要和系部教學(xué)有關(guān)的工作都是教務(wù)秘書的職責(zé)。 3.輔助性教務(wù)秘書是教務(wù)處下發(fā)工作的執(zhí)行者，對(duì)于教務(wù)處布置的工作要盡快做好，在教務(wù)處和學(xué)生教師以及系部之間做好傳遞，上情下達(dá)，將教務(wù)處下發(fā)的政策規(guī)定和通知等及時(shí)傳達(dá)下去。另外將基層的情況及時(shí)匯報(bào)給教務(wù)處。教務(wù)秘書同樣屬于系部，輔助系主任做好教學(xué)管理工作，幫助系部教師做好教學(xué)服務(wù)。

4.繁瑣性在整個(gè)教學(xué)管理系統(tǒng)中，教務(wù)秘書身兼多職，除了做好教務(wù)教學(xué)管理工作，還要做很多其他工作。教務(wù)秘書的I作內(nèi)容復(fù)雜，涉及面很廣，沒有規(guī)律可循。

5.溝通協(xié)調(diào)性教務(wù)秘書的工作協(xié)調(diào)范圍比較大，經(jīng)常要與系部和學(xué)校職能部門、系領(lǐng)導(dǎo)與老師、學(xué)生等接觸，因此，教務(wù)秘書具有協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。這就要求在工作中必須要認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好人際交流工作，協(xié)調(diào)好與其他部門的關(guān)系。

6.信息化隨著科技信息的發(fā)展，高職院校為了加快教學(xué)改革的步伐，現(xiàn)如今的教務(wù)管理事務(wù)已經(jīng)逐步利用了網(wǎng)絡(luò)化管理的快捷。教務(wù)秘書在工作中已經(jīng)熟練的使用了電子郵件、飛信、QQ、教務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公軟件等辦公手段，在這個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，教務(wù)秘書越來越高效快捷高質(zhì)量地完成教務(wù)管理工作了。

二、高職院校教務(wù)秘書的現(xiàn)狀

（一）工作懶散，缺乏一定的激情

由于教務(wù)工作繁瑣且雜亂無章，很多的教務(wù)秘書在工作中只是單純的應(yīng)付工作，懷著“只要按要求去做，不要出現(xiàn)錯(cuò)誤就好了”的想法去工作。這種消極的情緒和懶散的狀態(tài)，絲毫沒有感情可言，也不利于學(xué)院教學(xué)工作的進(jìn)行，得過且過的工作態(tài)度，更不利于教務(wù)工作的創(chuàng)新，在一定程度上影響了工作效率。

（二）高校教務(wù)秘書頻繁更換，隊(duì)伍不穩(wěn)定

很多時(shí)候，教務(wù)秘書所在的系部和自己的專業(yè)并不對(duì)口，很多人把這項(xiàng)工作看做了一種過渡期，一旦有更好的選擇，就會(huì)辭去教務(wù)秘書這項(xiàng)工作。另外教務(wù)秘書要求全天坐班的制度，教務(wù)管理事務(wù)繁雜、枯燥，日常工作量大，且涉及范圍廣，而工資待遇相對(duì)于其他上課教師比較低，在職稱評(píng)定、職務(wù)晉升和科研項(xiàng)目等方面得不到重視，造成了人員流動(dòng)比較大。教務(wù)秘書頻繁的更換間接地影響了教學(xué)管理質(zhì)量。因?yàn)槊刻於加薪虅?wù)工作要處理，新上任的教務(wù)秘書想要熟悉掌握教務(wù)工作需要一定的時(shí)間，這樣就延長了工作時(shí)間，降低了工作效率。

（三）缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視

目前，在很多高校都存在著一種重視教學(xué)而忽略管理的現(xiàn)象，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視教務(wù)管理人員，認(rèn)為教務(wù)管理工作沒有什么技術(shù)含量，教務(wù)秘書類似于系部的“勤雜工”，只是簡單的傳達(dá)下文件精神和要求，收發(fā)一下文件而已。于是在一些待遇分配、職稱評(píng)定和科研方面往往就把教務(wù)秘書給忽略和排除掉了。另外，一些工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的支持，教務(wù)秘書實(shí)施起來也會(huì)遇到一些困難，比如其他部門的不理解、師生的不配合等，無形之中打擊了教務(wù)秘書的工作熱情，影響了他們的創(chuàng)新。

三、高職院校教務(wù)秘書工作現(xiàn)狀的若干對(duì)策

教學(xué)管理是高校的核心部分，教務(wù)秘書是執(zhí)行的先鋒。因而建設(shè)一支高質(zhì)量的教學(xué)管理隊(duì)伍是各大高校推動(dòng)教學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)。當(dāng)這支隊(duì)伍出現(xiàn)問題的時(shí)候，要及時(shí)的實(shí)施對(duì)策。針對(duì)以上高校教務(wù)秘書的現(xiàn)狀，現(xiàn)提出以下建議：

（一）提高教務(wù)秘書的素質(zhì)和能力

教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)改革中起著重要的作用，他們必須具備一定的政治理論素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。因?yàn)樯碡?fù)著為學(xué)校師生創(chuàng)造良好工作和學(xué)習(xí)環(huán)境的腫大責(zé)任，各大高校教務(wù)管理人員應(yīng)該具備正確的政治方向，有著較強(qiáng)的責(zé)任心。本著為領(lǐng)導(dǎo)、為師生服務(wù)的思想，實(shí)事求是，謙虛踏實(shí)的工作，要敬業(yè)愛崗，擺正自己的位置，不圖名利，無私奉獻(xiàn)。

（二）豐富教務(wù)秘書的知識(shí)體系，提高他們的管理水平

如今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，作為高校管理人員，豐富的經(jīng)驗(yàn)和廣博的知識(shí)依然不可或缺。不論是基礎(chǔ)知識(shí)還是專業(yè)知識(shí)，都是教務(wù)秘書要學(xué)習(xí)的內(nèi)容。為了讓教務(wù)秘書更好地發(fā)揮自身的潛能，提高他們的工作積極性和業(yè)務(wù)水平，學(xué)校應(yīng)該給他們創(chuàng)造一些學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，比如一些教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)的學(xué)習(xí)，和一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，都是他們提升自己的機(jī)會(huì)。教務(wù)秘書通過參加培訓(xùn)和工作實(shí)踐，努力提高自己的管理水平。在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代，可以通過計(jì)算機(jī)水平培訓(xùn)，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)辦公，提高他們的教務(wù)管理工作水平，提高工作效率，縮短工作時(shí)間。

（三）給教務(wù)秘書建立一定的保障措施

在當(dāng)今物價(jià)上漲的時(shí)代，大部分人都把工資水平看做是對(duì)自己的勞動(dòng)付出給予的回報(bào)，當(dāng)工資與付出不相符時(shí)，心中難免覺得不公平。所以教務(wù)秘書每天工作在繁忙的一線，要想加強(qiáng)他們對(duì)工作的滿意度程度，就要實(shí)行一定的措施。首先要對(duì)制定一定的評(píng)估機(jī)制，通過有效的方法對(duì)教務(wù)秘書做出客觀的評(píng)價(jià)，明確提出工作中的失誤和價(jià)值，認(rèn)可他們的勞動(dòng)和辛苦，在精神上激勵(lì)他們；其次按照評(píng)估的結(jié)果給予他們一定的獎(jiǎng)懲，對(duì)于他們所付出的勞動(dòng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們?cè)诟冻鰟趧?dòng)之后能真正的體會(huì)的自己的進(jìn)步和成就感。最后高校應(yīng)給予教務(wù)秘書評(píng)定職稱和晉升的機(jī)會(huì)，讓他們能夠得到同樣的機(jī)會(huì)，看到更遠(yuǎn)的未來。

（四）高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該加大教務(wù)秘書的關(guān)懷力度，支持他們的工作

在高職院校，教務(wù)管理工作不僅僅是一種普通的行政工作，還具有學(xué)術(shù)管理性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)多支持教務(wù)秘書的工作，在工作遇到困難時(shí)給他們提供相應(yīng)的幫助，給他們多一些人文關(guān)懷。學(xué)校對(duì)于教務(wù)秘書工作的認(rèn)可和重視不僅在精神上激勵(lì)著他們，在實(shí)際工作過程中也能成為他們高效工作的“通路石”。

總之，教務(wù)秘書是各個(gè)高職院校教學(xué)隊(duì)伍中不可缺少的一分子，只有認(rèn)真工作，樂于奉獻(xiàn)，不斷地探索和創(chuàng)新，才能成為一名合格的教學(xué)管理者，才能推動(dòng)院校的快速發(fā)展。