企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限延長之我見

王芬娥

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。企業(yè)會(huì)計(jì)信息內(nèi)容有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性和規(guī)律性，不僅能完整地呈現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的歷史畫面，也能為管理者提供會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制的依據(jù)，還能為一部分社會(huì)群體服務(wù)。

按照國家財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分永久、定期兩類，其定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年共5類。其總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行和現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。這些檔案保管期限均為最低保管期限，并不是到了保管期限這些檔案就必須銷毀，而是要根據(jù)實(shí)際情況才能決定是否繼續(xù)保存。

檔案部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案的保管期限嚴(yán)格規(guī)定執(zhí)行。一般會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證，職工的工資表屬于原始憑證，這些憑證在企業(yè)里按照規(guī)定也只能保存15年，然而經(jīng)過多年管理企業(yè)會(huì)計(jì)檔案發(fā)現(xiàn)，企業(yè)人員工資表保管15年是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，所以在企業(yè)里如果工資表保管期限到了，不能急于銷毀，為了大多數(shù)人的利益我們盡量多保存幾年，原因如下：

眾所周知，企業(yè)職工的工資表不僅反映一個(gè)人在企業(yè)的工作薪酬，還體現(xiàn)了職工工作的時(shí)間和工種。由于國家對(duì)特殊工種的人退休時(shí)有優(yōu)惠政策，好多特殊工種的職工在退休時(shí)由于自己的人事檔案信息不全，有的是工種沒詳細(xì)登記在檔案上，有的是根據(jù)晉級(jí)表顯示的年限不夠，這就導(dǎo)致了該到退休年齡時(shí)辦不了退休，因此必須通過查找工資表來確認(rèn)當(dāng)時(shí)的工種年限。就以西鋼公司來說，由于原來的西安鋼鐵廠資不抵債導(dǎo)致破產(chǎn)后，很多人下崗到了社會(huì)上自尋出路，檔案也都從現(xiàn)在的公司轉(zhuǎn)到了社會(huì)統(tǒng)籌辦。經(jīng)過幾年，有的到了該退休的年齡卻退不了休，原因是有的特殊工種年限不對(duì)，有的發(fā)現(xiàn)工作時(shí)間不對(duì)等，導(dǎo)致許多下崗職工只能跑到現(xiàn)在的公司查找會(huì)計(jì)檔案（工資表）。由于西安鋼鐵廠破產(chǎn)了，檔案由現(xiàn)在的西鋼公司管理，現(xiàn)公司工作人員接收的會(huì)計(jì)檔案（工資表）是從1983年開始的，查1983年后的工資發(fā)現(xiàn)有的進(jìn)廠時(shí)間是上世紀(jì)七十年代，如果要從本人工作那年查起，根本無從查找。按規(guī)定這些工資表大部分早已超過了檔案保管期限，而現(xiàn)公司考慮到許多下崗職工的需求，特別是近年來到公司檔案室查找當(dāng)年工資表的人絡(luò)繹不絕，幾乎都是為工齡和特殊工種年限的問題。為了維護(hù)廣大下崗職工的利益和正常保障，現(xiàn)公司財(cái)務(wù)部門仍一直保管著原來移交下來的工資表。通過查找為原來企業(yè)的下崗職工提供檔案信息，看到他們開心地拿到憑據(jù)，現(xiàn)公司工作人員也非常高興，深感會(huì)計(jì)檔案的保存對(duì)企業(yè)職工有著極其重要的作用。

檔案保存的宗旨就是為民服務(wù)，脫離了宗旨保管檔案也就失去了意義。隨著時(shí)間的推移，社會(huì)上當(dāng)年破產(chǎn)企業(yè)的職工陸續(xù)開始辦理退休，但是企業(yè)破產(chǎn)后，由于個(gè)人檔案丟失或企業(yè)建檔不完善，職工的工作記錄面臨無處可查的窘境，而檔案室存放的破產(chǎn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案成為這些企業(yè)職工將來辦理退休手續(xù)的重要依據(jù)，因此做好會(huì)計(jì)檔案工作也是安定社會(huì)團(tuán)結(jié)的一項(xiàng)光榮職責(zé)。

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案特別是工資表這類憑證的保存直接關(guān)系著職工退休時(shí)待遇的計(jì)算，是破產(chǎn)企業(yè)職工在社會(huì)上退休時(shí)的唯一憑證。因此，適當(dāng)延長保管期限是對(duì)個(gè)人檔案的負(fù)責(zé)，也是檔案管理人員的職責(zé)。企業(yè)保管到期的會(huì)計(jì)檔案如果確實(shí)因各種原因需要銷毀的，應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，企業(yè)負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字同意后方能銷毀。對(duì)于有未了結(jié)的債權(quán)和債務(wù)原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。銷毀時(shí)必須由檔案部門和會(huì)計(jì)部門共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，必須認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要組成部分，因此，它不但是研究財(cái)政、經(jīng)濟(jì)歷史發(fā)展的第一手材料，而且其中部分也是為企業(yè)發(fā)展和職工利益的有力保障。如果沒有會(huì)計(jì)檔案這一可靠的史料，僅憑一些間接材料是無法達(dá)到憑證依據(jù)，也不能很好地為員工及社會(huì)團(tuán)體服務(wù)。

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案在搞活經(jīng)濟(jì)、發(fā)展經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)保障體系上起著積極的作用。因此，做好會(huì)計(jì)檔案管理，延長企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定方面具有一定的積極作用。

（作者單位：陜西龍鋼集團(tuán)西安鋼鐵有限公司）