EXCEL函數(shù)在數(shù)據(jù)處理與分析中的應用

李如平等

摘要：EXCEL以方便、實用、易操作等特點廣泛應用于各行各業(yè)，EXCEL在學校學生信息管理中應用非常廣泛，靈活運用函數(shù)可以快速進行學籍信息管理、日常學生社團工作管理以及學生成績處理與分析工作。

關(guān)鍵詞：EXCEL函數(shù)；數(shù)據(jù)處理；分析

中圖分類號：TP37 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）14-0199-03

Abstract： EXCEL is convenient， practical， easy to operate and it widely used in various industries， EXCEL used in school student information management application is very broad， flexible use of functions can be quickly process student information management， daily work of student organizations and student performance management and analysis.

Key words： EXCEL function； data processing， analysis

EXCEL是一個功能十分強大的數(shù)據(jù)圖表處理軟件，具有極強的計算與分析能力以及出色的圖表功能，能夠勝任從簡單的家庭理財?shù)綇碗s的專業(yè)領(lǐng)域中的計算、分析等，是目前最流行的電子表格軟件之一。雖然EXCEL在日常工作中已廣泛應用，但多數(shù)使用人員都只是簡單地進行表格數(shù)據(jù)的加減乘除以及求和、求平均值函數(shù)的最基本運算，本文將通過對幾個函數(shù)的運用，將平常一些復雜的數(shù)據(jù)處理工作進行快速處理，從而提高工作效率。

1 VLOOKUP函數(shù)在學生報到管理中的應用

目前高職院校學生錄取后存在一部分學生進行專業(yè)調(diào)整的問題，而學生錄取工作中各學校做的學生錄取表格是按照學生專業(yè)進行排序的。學生報到當天，學校各系部都會提前根據(jù)各專業(yè)學生人數(shù)將學生的基本信息打印出來進行統(tǒng)計學生報到情況，當天到學校進行專業(yè)調(diào)整的學生姓名就不在提前準備的名單里，要現(xiàn)場填寫學生信息，報到當天，本來學生人數(shù)就很多，如果有一部分學生需要現(xiàn)場填寫信息的話，就會增加學生排隊的時間，給報到工作帶來很大困難，報到學生排隊等待的時間太久也會出現(xiàn)一些不滿意的情況。如果能應用VLOOKUP函數(shù)進行數(shù)據(jù)處理就能非常快速的解決這個問題。

VLOOKUP函數(shù)能給日常工作帶來很大的方便，也是工作中常用的函數(shù)，但由于該函數(shù)有4個參數(shù)，使用起來也比較難掌握，所以平常辦公人員使用的并不多。下面就以學生專業(yè)調(diào)整為例介紹如何使用VLOOKUP函數(shù)。函數(shù)使用中部分表格因涉及到學生身份證、電話等敏感信息，所以表格數(shù)據(jù)、列寬等進行了部分處理。VLOOKUP函數(shù)的語法規(guī)則如下：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

需要注意的是，VLOOKUP函數(shù)在使用時需要注意的是VLOOKUP函數(shù)的第二參數(shù)引用的單元格區(qū)域，如果是精確查找，不需要排序，如果是模糊查找，最左列需要按升序排列，否則會出錯。我們通常為了方便使用，最好還是將引用單元格區(qū)域進行升序排列后再進行信息提取。

2 MID字符串函數(shù)的應用

MID字符串函數(shù)，作用是從一個字符串中截取出指定數(shù)量的字符，在日常學生管理工作中，有許多原始表格只有學生的身份證號碼，需要錄入學生的出生日期，這時用MID字符串函數(shù)將會方便快捷地解決問題。

MID字符串函數(shù)格式是 MID（text， start_num， num_chars）， text被截取的字符， start_num從左起第幾位開始截?。ㄓ脭?shù)字表達）， num_chars從左起向右截取的長度是多少（用數(shù)字表達）。應用如圖2所示（身份證信息比較敏感，所以本列中的身份證信息只是一些18位的字符數(shù)據(jù)而已，不具有真實性，學號、姓名、性別都沒有填寫）。具體到本題中MID函數(shù)使用方法是在出生日期所在列填寫=MID（D2，7，8），表示將D2單元格中身份證信息，從第7位開始提取8個字符，即得到學生出生年月日的八位信息，操作過程如表7所示。

3 學生社團評比活動常用函數(shù)

學生社團活動是評價學校文化建設，共青團建設的一個重要指標，在日常的社團活動中，經(jīng)常要進行學生活動的評比，評比中為了較少的受到人為因素的影響，在評比活動中，比較好的計算方式是將所有的得分去掉一個最高分，去掉一個最低分，再計算出總分，這樣的總分比較有說服力，具體操作如表8所示。

4 學生成績分析

學生成績分析是每學期任課老師需要做的任務比較繁重的工作，在成績分析過程除了要錄入成績外，還要對每個班級進行學生考試人數(shù)、最高分、最低分、平均分、60分以下、60-75分，75-89分，90分以上各分數(shù)段進行統(tǒng)計統(tǒng)計過程中首先在學生成績表中輸入學生成績，表格式如表9所示。

5 總結(jié)

EXCEL函數(shù)用處非常廣泛，本文只是將平時工作中用到的一些函數(shù)進行總結(jié)和分析。EXCEL函數(shù)數(shù)量比較多，如果能將EXCEL函數(shù)與平常的工作進行結(jié)合，將會全面提高辦公信息化水平。

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