新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展分析

劉 濤

（陜西延長(zhǎng)石油集團(tuán)管道運(yùn)輸公司第六分公司，陜西 延安 716000）

新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展分析

劉 濤

（陜西延長(zhǎng)石油集團(tuán)管道運(yùn)輸公司第六分公司，陜西 延安 716000）

隨著改革開(kāi)放的進(jìn)行和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的加強(qiáng)，我國(guó)企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化有了一定的認(rèn)識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行了實(shí)際的運(yùn)用。但實(shí)際上，我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理信息化也是這幾年才開(kāi)始重視起來(lái)，并認(rèn)真推行的。即使在企業(yè)內(nèi)執(zhí)行，大多也難達(dá)到預(yù)期的效果。為在新形勢(shì)下進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)于存在的問(wèn)題進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，并針對(duì)問(wèn)題采取一定的措施。

企業(yè)；檔案管理；信息化

1　企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1檢索方便

科技發(fā)展日新月異，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)受各種數(shù)據(jù)的影響，而企業(yè)的檔案就是這些數(shù)據(jù)的重要來(lái)源，檔案管理信息化方便企業(yè)檢索信息，提高工作效率，在競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)。

1.2保密性高

企業(yè)的檔案涉及到企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，一旦泄露會(huì)對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。檔案管理信息化能提高檔案的保密性，相較于紙質(zhì)文件而言，安全性更高，可以通過(guò)加密、設(shè)置權(quán)限等方式減少資料外泄的可能性。

1.3減輕勞動(dòng)強(qiáng)度

檔案管理信息化比以往的檔案管理方式更簡(jiǎn)單方便，減輕了檔案管理人員建檔的繁瑣程度，調(diào)取檔案也更方便，查閱檔案也不需要那么多時(shí)間，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。

2　檔案管理信息化發(fā)展中存在的問(wèn)題

2.1沒(méi)有對(duì)館藏資源進(jìn)行分析管理

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)存在“重開(kāi)發(fā)，輕利用”的傳統(tǒng)思想，許多檔案部門存在面子工程，片面追求檔案巡查館藏?cái)?shù)字化的數(shù)量，而沒(méi)有對(duì)館藏資源進(jìn)行分析管理就匆忙展開(kāi)數(shù)字化的工作。這樣不僅浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，將檔案信息資源管理其他方面的工作精神分散，而且造成了大量的存儲(chǔ)壓力。

2.2檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃

企業(yè)檔案系統(tǒng)在各部門沒(méi)有形成統(tǒng)籌安排、共同協(xié)調(diào)的局面。而檔案館的檔案管理信息化建設(shè)也缺少近期或長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，沒(méi)有明確的目標(biāo)。由于檔案管理信息化建設(shè)中沒(méi)有及時(shí)研究統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的傳輸與接收變得麻煩、復(fù)雜。

2.3數(shù)字檔案資源短缺，結(jié)構(gòu)不科學(xué)

由于我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還只是處于初級(jí)階段，所以，各檔案館藏資源大多是紙質(zhì)檔案，造成數(shù)字檔案資源不夠豐富、結(jié)構(gòu)單一。這一問(wèn)題是企業(yè)現(xiàn)今檔案信息化管理建設(shè)中存在的重大問(wèn)題之一，如果得不到良好解決，必將影響我國(guó)檔案信息化管理的進(jìn)程。

2.4企業(yè)檔案信息化管理缺乏專業(yè)人才

由于企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展還不夠完善，對(duì)于專業(yè)人才的培養(yǎng)還不足。即使有些地方有一些專業(yè)人才，但整體的綜合素質(zhì)還有待提高，檔案管理信息化工作無(wú)法順利開(kāi)展。

3　解決檔案管理信息化發(fā)展中的問(wèn)題對(duì)策

3.1加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，包括檔案館放建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專職檔案管理隊(duì)伍建設(shè)以及檔案服務(wù)利用工作等。應(yīng)推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案的運(yùn)用，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平。同時(shí)，也應(yīng)加大投入，重視檔案管理信息化建設(shè)。

3.2促進(jìn)檔案信息資源的建設(shè)與更新

建設(shè)數(shù)字化檔館，即運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案館中的檔案和文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，更新檔案信息資源。

3.3對(duì)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃

我國(guó)企業(yè)當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)正處于發(fā)展的新階段，所以，必須對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一原則，更好地促進(jìn)各部門之間的交流與溝通，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)是技術(shù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，工作人員除了需要掌握基本的檔案管理信息化知識(shí)外，還需掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代管理學(xué)等知識(shí)。所以，企業(yè)應(yīng)加快對(duì)檔案信息化管理技術(shù)人才的培養(yǎng)，及時(shí)滿足企業(yè)對(duì)檔案管理信息化人才的需要。

4　新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展展望

4.1實(shí)現(xiàn)資源共享

世界發(fā)展的潮流就是資源共享，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，其中一個(gè)目標(biāo)就是更輕松地獲得企業(yè)的檔案資料。這不僅能有效防止企業(yè)資料地外泄，還能在企業(yè)內(nèi)部保證資源共享，但這也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)挑戰(zhàn)，需要更加完善的技術(shù)保證。

4.2革新服務(wù)方式

企業(yè)檔案管理工作也是企業(yè)的社會(huì)服務(wù)內(nèi)容之一，在未來(lái)的檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)檔案管理將向服務(wù)革新方向發(fā)展，能將企業(yè)的各項(xiàng)成果更好地歸納總結(jié)，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)得到更好地發(fā)展。

4.3建立專家咨詢系統(tǒng)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展改變了我們的社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展會(huì)使未來(lái)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的功能更加豐富。因而，建立專家咨詢系統(tǒng)可以幫助企業(yè)選擇合適的管理軟件，變革檔案管理方法，提高工作效率。

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化是未來(lái)檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，既可以提高檔案管理的工作效率，又可以提高檔案的保密性。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.133

F270.7；G271

A

1673-0194（2015）06-0211-01

2015-02-05