基于數(shù)字化校園科研協(xié)作平臺的研究和建設

嚴小英　羅悅　謝明慧

摘要：科研管理已成為高校信息化體系建設的一個極其重要的組成部分，實現(xiàn)科研項目的無紙化管理、提高工作效率，已成為各院?？蒲泄芾砉ぷ鞯陌l(fā)展趨勢。該文在分析高?？蒲泄芾砉ぷ鳜F(xiàn)狀的基礎上，以加快高校科研管理信息化進程和提高科研協(xié)作為目標，對基于數(shù)字化校園科研協(xié)作平臺的實現(xiàn)及應用優(yōu)勢進行了詳細分析。

關鍵詞：數(shù)字化校園；協(xié)作科研；協(xié)作辦公

中圖分類號：G434 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）12-0056-04

The Research and Realization of the Research Collaboration System Based on the Digital Campus

YAN Xiao-ying，LUO Yue，XIE Ming-hui

（Chengdu University of TCM， Chengdu 610075，China）

Abstract： management of research has been the important part in Construction of university information system， and it becomes the trend in development to realize the paperless management to improve the work efficiency in the works to scientific research management of each academy. To quicken the informatization process of scientific research management in colleges and universities， based on analyzing the present situation of works to scientific research management in colleges and universities， it analyses the realization and application advantages of the research collaboration system based on digital campus in detail.

Key words： digital campus； collaborative research； collaborative work

隨著國家對科研的日益重視和投資力度的增強，高校作為國家科學研究、知識傳播和物化的前沿陣地，承擔著大量科研項目。高校的科研工作作為全社會科技活動的一個重要組成部分，由于科研工作的客體、內(nèi)容、條件存在著不確定性，因此它具有一定的復雜性和特殊性。高校科研項目數(shù)量的增加、規(guī)模的擴大和類型的多元化，也使得各高校和科研管理部門的科研管理工作正面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，加上科研工作與學校各部門的協(xié)作性要求，傳統(tǒng)的科研項目管理模式已經(jīng)無法滿足日益復雜化的科研工作，迫切需要一種現(xiàn)代化的手段來提高科研工作效率，更好地完成學校各部門與科研管理部門的協(xié)作。如何解決高?？蒲邢嚓P工作和人員的管理問題需要大家進行深入的探討[1]。本文將討論通過開發(fā)和使用科研管理系統(tǒng)來促進科研協(xié)作和提高科研管理效率。

1 高?？蒲泄芾砉ぷ鞯默F(xiàn)狀

科研水平已經(jīng)成為衡量高校綜合實力的重要標志之一，科研是高校充分發(fā)揮教學和社會服務職能的基礎。對教師來說，通過科研可以拓展教育科學知識、解決教育教學中的問題、提高教師對自身價值的認識和教師素質(zhì)，對學校來說，通過科研來全面提升高校的教學水平與教學質(zhì)量已成為一種趨勢，科研作為學校教育教學的第一生產(chǎn)力，越來越顯示出它強大的生命力，高校的科研能力直接影響高校學科結構、師資水平、培養(yǎng)質(zhì)量以及高學歷培養(yǎng)等軟實力結構[2]。然而，目前科研管理工作的流程主要是以紙件或電子文檔為依據(jù)，大多數(shù)高?？蒲泄芾砉ぷ骱艽蟪潭壬线€要依賴手工操作，通過Excel、word等辦公軟件來進行科研數(shù)據(jù)信息的管理，這種方式花費科研管理人員大量精力和時間，卻難以保證數(shù)據(jù)的準確性，并無法及時有效的掌握最新的科研情況，為領導進行科學決策帶來一定的影響[3]。同時科技處和廣大科研人員以及各院系部門科技秘書之間缺少一種快捷高效的溝通方式，科研人員不能及時了解到學校當前的科研情況，難以了解其他同事的科研狀況，并無法與之進行有效而必要的溝通，導致科研資源不能得到合理的配置和利用，科研信息傳遞速度慢，降低了科研人員和科研管理工作者的科研積極性。由此看出，傳統(tǒng)的科研項目管理模式已經(jīng)無法滿足科研人員日益增長的需求。如何加強科研信息的管理、提高科研信息管理的質(zhì)量、降低科研管理的成本，實現(xiàn)科研活動的協(xié)協(xié)作性，是我國高?？蒲泄芾砉ぷ髡吣壳懊媾R的重要問題。

2 科研協(xié)作平臺的建設

如今，國內(nèi)許多高校掀起了全面信息化管理的浪潮，其對高校的發(fā)展起著至關重要的作用，科研管理已成為高校信息化體系建設的一個極其重要的組成部分，實現(xiàn)科研項目的無紙化管理、提高工作效率，已成為各院?？蒲泄芾砉ぷ鞯陌l(fā)展趨勢[4]。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和信息技術的迅速發(fā)展以及在管理上越來越深入而廣泛的應用，許多高?；蚩蒲泄芾頇C構已經(jīng)建立科研網(wǎng)絡管理平臺，進行科研工作網(wǎng)上辦公。成都中醫(yī)藥大學也不例外，開發(fā)出了基于數(shù)字化校園的科研協(xié)作平臺。

2.1系統(tǒng)簡介

本系研究基于數(shù)字化校園共享平臺，實現(xiàn)科研活動網(wǎng)絡化，能幫助課題組迅速收集、下發(fā)相關科研管理信息和要求，改進科研工作中交流合作與經(jīng)費管理問題。形成一個動態(tài)的科研數(shù)據(jù)中心和科研管理溝通平臺，全面、實時、準確提供學校的有關科研信息，服務于科研工作人員的工作，輔助領導進行科研管理決策，平臺上所有文檔、知識和均可任意檢索，對于需要保密的內(nèi)容，可以設置安全權限；平臺提供開放接口，可方便增加各種系統(tǒng)，在符合接口要求前提下，平臺上各種系統(tǒng)有機整合，避免過去建設孤立應用系統(tǒng)遇到的普遍問題。

該系統(tǒng)采用Java程序設計語言、Eclipse開發(fā)工具、Sql Server 2008數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，以科研項目為核心管理目標，實現(xiàn)了科研項目申報、科研項目查看、科研項目審核、科研項目管理、網(wǎng)上可以交流平臺等功能，完成了協(xié)作科研和協(xié)作辦公，為科研項目成員提供更為規(guī)范化、科學化、精細化的引導和管理；幫助學?？蒲刑帉崿F(xiàn)無紙化、網(wǎng)絡化和標準化管理；完成了學校各部門之間良好的科研協(xié)作；實現(xiàn)了網(wǎng)上協(xié)作科研和協(xié)作辦公。

2.2系統(tǒng)的實現(xiàn)

2.2.1系統(tǒng)的功能

系統(tǒng)主要包括課題申報（包括校級，橫向，縱向科研課題）；科研成果的管理（包括著作成果，專利申請，論文成果，成果獲獎）；學術活動管理；科研經(jīng)費的管理；科研項目工作量的管理；科研統(tǒng)計管理；科研協(xié)作；手機短信通訊；郵件通訊?？梢蕴峁┙o六個角色使用，即科研申報人，學院審核人，學校審核人，專家，科研處管理人，系統(tǒng)管理人。其中申報人可以申報科研課題，申請專利，成果錄入，著作錄入，學術活動，申請科研經(jīng)費，查詢項目進度，通知公告，以及新聞，同時也可以將該系統(tǒng)作為網(wǎng)絡通訊介質(zhì)。學院審核人、學校審核人的功能包含了申報人的功能，以及對申報人的項目進行審核工作。專家功能包含了申報人的功能，以及對申報人的項目進行評分工作?？蒲刑幑芾砣说墓δ馨松陥笕说墓δ?，以及對申報人的項目進行立項與歸檔工作。系統(tǒng)管理人的功能包含了申報人的功能，以及對系統(tǒng)的管理。該系統(tǒng)包含手機短信通訊和郵件收發(fā)功能，可以及時提醒科研團隊，審核員，專家，科研處管理員對工作的完成。同時，該系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)連接。系統(tǒng)的功能結構圖如圖1所示。

數(shù)字化校園中的協(xié)同工作主要包括協(xié)同辦公和協(xié)同科研兩個方面。主要包括科研團隊建立，科研任務安排及檢查，快速找到相關人員信息（包括搜索信息、人員和通知提醒等）；集成的通信服務（包括即時消息、郵件、電話、音頻、視頻以及web會議）?？蒲袌F隊一般是由教師和學生組成，有時也會包括少數(shù)校外人員，科研平臺可以方便地給各個小組成員發(fā)布通知公告，管理項目任務分配，項目文檔，在科研協(xié)作空間顯示項目資源分配，項目進度等信息，幫助項目小組更好地進行項目管理。其具體形式如下：提供統(tǒng)一的電子郵件、短消息服務對科研信息進行提醒；工作日程和進度共享；文檔協(xié)同工作。數(shù)字化校園中的協(xié)同工作平臺秉承了“以人為本”的思想，不僅能夠滿足協(xié)同工作中的通用需求，如組建團隊、管理團隊、即時通訊等，真正實現(xiàn)跨學科、跨地域的協(xié)同工作，提高工作效率。還具備很好的可擴展性，可以方便的融合校園用戶的其他需求。

2.2.2系統(tǒng)的工作流程

系統(tǒng)主要實現(xiàn)對科研項目的管理，科研項目涉及到科研申報人、學院及學校審核人、專家評議，科研處管理員，科研人向組織申請自己的課題，并請求課題經(jīng)費，審核員獲得申請者的申請后，組織專家進行評議，對申請做出答復和提出意見，申請人得到批準后進行課題的研究，并向組織匯報自己的科研進度、經(jīng)費使用情況。管理者可以實時的查看申請人的項目進度，根據(jù)自己的想法提出建議。申請人可以對自己的項目申請專利，對自己的研究過程記錄，并發(fā)表著作，發(fā)表論文及學術活動。具體流程圖如圖2所示。

本系統(tǒng)采用五結構模式：申請人模式、學院審核人模式，學校審核人模式，專家模式、科研處管理人員模式。

首先，申請人可以申請校級，橫向，縱向等類型的課題，申報后能對自己的項目進行管理（填寫課題基本信息、向組織提交相應的報告），申請課題經(jīng)費，并對自己的經(jīng)費進行跟蹤管理和申請報銷，使得自己能很好的完成自己的項目。其次，申請人能夠?qū)ψ约旱捻椖可暾埑晒悇e，并能向組織提交相應的報表。登記相應的專利，著作，文論和學術活動。另外，申請人能夠查看成果信息、論文信息、著作專利信息和當前進行的科研項目的基本信息。申請人模塊的流程如圖3所示。

學校審核員、學院審核員對申請人的申請專利/著作進行審核（通過、未通過、需修改）并給出審核意見，擁有向系統(tǒng)添加論文、管理論文的權限，審核后轉交給專家，專家對申請人的申請進行評分，給出科研項目的審批意見。通過后轉交給科研處管理員，管理員查看專家對申請人的申請評議情況，判定項目是否立頂?shù)耐瑫r向申請人批準項目經(jīng)費，最后對科研項目進行歸檔。審核的流程圖如圖4所示：

2.3系統(tǒng)的應用優(yōu)勢

2.3.1協(xié)作性、服務性、決策支持相結合

科研協(xié)作是通過科研項目的協(xié)同和合作達到更好更快地進行知識的創(chuàng)新活動，產(chǎn)生更大的經(jīng)濟和社會價值[5]?，F(xiàn)在的科研項目或課題本身所具有的復雜性，使得我們需要運用綜合的技術方法，以協(xié)作為主要方式進行科研活動，對于科研人員個人來說，個人的知識面有限，只有結合各個學科、不同領域的科研人員，才會形成更加完整的科研團體，科研內(nèi)容也更有價值。因此，科研協(xié)作能夠為科研項目的成功提供重要保障，本系統(tǒng)的研究和開發(fā)正是來源于此。本系統(tǒng)在完成網(wǎng)上課題申報、課題閱讀和課題審核的同時，很好地完成了學校各部門間科研工作的協(xié)作，為科研處工作人員提供了極大的方便，實現(xiàn)了辦公協(xié)作。

科研協(xié)作作為本系統(tǒng)的一個特色，主要是通過連通高校各個科研單位以及各科研人員，完成科研數(shù)據(jù)的采集、分類、匯總，產(chǎn)生具備完整性、真實性和可靠性等特征的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，一方面可以優(yōu)化網(wǎng)上科研申報流程，為全校1400多名教職工提供科研申報服務，另一方面建立的協(xié)作平臺，使項目組成員可以隨時隨地開會和討論，分配任務，查看科研進度，提高科研的效率和質(zhì)量，同時本系統(tǒng)提供形象化科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，為學校教職工提供形象化統(tǒng)計報表，為高校的決策以及發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。其對項目的申報、審核、報批、開展、結題等科研工作的各個步驟進行嚴格把關，并通過管理員定義的工作流程以及數(shù)據(jù)模版實現(xiàn)各個過程的自動流轉。論文、著作成果及專利等各種成果管理的數(shù)據(jù)全部存儲于后臺數(shù)據(jù)庫，方便相關人員對各類科研信息和成果進行高校管理。科研人員通過系統(tǒng)能夠及時獲取項目的進展情況以及重要通知，可以及時跟進參與的科研項目，并了解其他教師的項目工作，進而與之溝通交流。

把握網(wǎng)絡科研協(xié)作所特有的結構和特點，可以及時掌握科研項目各個環(huán)節(jié)中科研人員、管理人員的科研方向，可以促進科研人員之間科研信息的溝通，加強科研人員之間的交流與合作，從而可以促進科研各級單位或團體的形成與發(fā)展，最終達到對科研組織進行更加合理有效地管理[6]。

2.3.2管理科學規(guī)范化

系統(tǒng)能夠?qū)γ總€項目的整個生命周期進行管理。主要面對學校各級領導、科研處管理人、項目審核人、專家、申報人、申報參加成員，通過對進度、資源、經(jīng)費、成果等全方位的管理，不但方便課題負責人對自己的項目全面管理，同時便于各級管理部門及時掌控科研院所內(nèi)部所有項目的情況，將項目的各種信息結合在一起，自動為項目建立過程檔案。并通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型，提供了與項目相關活動的準確的各角度視圖，使科研主管部門能夠為項目分配合適的資源，確保項目執(zhí)行并跟蹤項目的成果，從而提升本校的科研能力及效率，實現(xiàn)了科研管理的規(guī)范化，保證了科研管理過程中的科研質(zhì)量，進而收到預期的成果。

2.3.3操作簡單，實用性強

系統(tǒng)面向的對象為高校教師，用戶可以通過此系統(tǒng)實現(xiàn)教師基本信息的維護和查詢、包括教師信息和科研項目相關信息的添加、修改、刪除，對教師信息的查詢，設計制作出一個能夠瀏覽數(shù)據(jù)，錄入數(shù)據(jù)，修改數(shù)據(jù)，同時保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性的系統(tǒng)，操作簡單，實用性強。

2.3.4提高工作效率和管理水平

系統(tǒng)可以大大減少人力資源，減少了管理員的工作量，縮短科研項目申報審核周期。傳統(tǒng)管理流程需要很多紙張，并且需要專門人員來進行管理，而且存入后會擔心丟失和損壞，而現(xiàn)在的管理系統(tǒng)不需要擔心這點，且無論何時何地，都能夠通過登陸系統(tǒng)進行相關業(yè)務操作。這樣使學校的科研管理工作實現(xiàn)信息化、科學化、數(shù)字化、專業(yè)化的現(xiàn)代化管理，整個科研管理過程實現(xiàn)及時跟蹤管理，以此不斷促進學?？茖W研究事業(yè)的發(fā)展。

3 結束語

科研協(xié)作平臺基于數(shù)字化校園共享平臺，為老師和學生提供一個統(tǒng)一信息訪問入口，校園網(wǎng)用戶可以在各自的權限范圍內(nèi)一站式的訪問相應的科研信息、行政、教學、財務信息等。同時，能夠確保對科研課題，科研成果及專利的有效管理，使科研人員，審核人員，評分專家和科研處管理人員輕松愉快工作，使科研項目信息可以無間隙的鏈接，讓各部門之間的工作交流無障礙，讓相關信息人員能快速、便捷得到準確數(shù)據(jù)。并與校內(nèi)的行政、財務及其他系統(tǒng)相結合，避免出現(xiàn)以往的孤立系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不能交互數(shù)據(jù)的情況，最終完整地實現(xiàn)了網(wǎng)絡進行科研活動、管理和實時交流協(xié)作以及科研項目的信息化管理。

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