信息管理系統(tǒng)策略分析

閻文亮

河北地質職工大學

信息管理系統(tǒng)策略分析

閻文亮

河北地質職工大學

信息化已經成為了一個社會和生活發(fā)展的大趨勢，任何一個人如果離開了現(xiàn)代化的信息管理，對其工作的效率和生活質量都會有十分不利的影響。在浩如煙海的信息大海中，如果精確抓取自己需要的信息并且對其進行有效的管理，成為一個人尤其是一個團隊能否有效運行的關鍵。在本篇文章中，作者僅對團隊信息管理系統(tǒng)的管理策略進行分析，分別從信息收集、信息管理和團隊建設幾個方面對信息管理系統(tǒng)的策略進行剖析，希望能夠對團隊管理起到一定的幫助。

信息管理；系統(tǒng)；策略分析

信息管理已經成為了團隊運作和團隊間協(xié)作的一個重要憑借，離開了對于信息的管理體系或者系統(tǒng)，一切現(xiàn)代化的團隊運作都成為一紙空談。隨著信息化的高速發(fā)展和信息量的幾何級增長，信息匱乏的時代早已遠去不復返。然而，隨著信息的大爆炸，人們對于信息的篩選和收集成為了一個越來越大的負擔，對于信息的管理也開始上升到策略的高度進行考慮，于是專業(yè)的信息管理系統(tǒng)和高效的信息管理團隊成為了時代發(fā)展的必然。

一、信息的收集策略

在鋪天蓋地的信息從四面八方將每一個人進行全方位的覆蓋的時代，對于有用信息的甄別和收集就成為了一個十分重要的事情。可以看到，雖然我們以及該擺脫了信息貧乏和信息不暢的困擾，但是太多無用的信息和垃圾信息充斥著我們的視覺聽覺，使我們無所適從。同時，對于真正有用的信息，往往感到不足。在這種情況下，對于信息的收集應該采取選擇性收集、全面收集、聯(lián)合收集、專題收集等信息收集的策略。

1、選擇性收集

在信息的汪洋大海中，尋找只屬于自己需要的信息是一個大的原則。在這個大原則下，將自己要收集的信息分解成為幾個特殊的關鍵詞。例如本文的題目“信息管理系統(tǒng)策略分析”涉及到了信息的管理、系統(tǒng)的建造、策略分析方法等，將其拆分為“信息管理”、“系統(tǒng)”、“策略分析”等幾個關鍵詞，然后根據這幾個關鍵詞從網絡或者一些專業(yè)的平臺上收集相關的文獻，并且將這些文獻進行分類放置，分類總結，從中找到不同種類之間聯(lián)系的可能性，那么一個信息包就形成了。通過這種選擇性的分類搜集資料，可以使自己的信息更加明晰和系統(tǒng)。在接收到一些與課題相關的信息以后，第一步是進行大致的甄別工作，也就是從大體上將這些資料的中心思想進行提煉，這需要十分飛快的信息處理能力，從大量信息中剔除那些沒用或者垃圾的信息。然后對留下的部分按照更加精細的分類方式進行分類儲存，起到了選擇性收集的目的。

2、全面收集

信息收集面的拓寬和信息量的增大使得對于所需信息的收集可以做到更加全面和準確。在現(xiàn)代化的商業(yè)或者企業(yè)當中，一個項目的運作往往需要一個由不同知識類型的專業(yè)團隊來負責，這樣就可以全方位為項目的方方面面進行把控。在進行準備工作的項目前期和項目進行的過程中，信息掌握的是否充分，是整個項目能否正常順利進行下去的關鍵之一。信息的全面收集需要不同知識背景的人才進行，這在很大程度上保證了信息收集的全面性。只有將相關信息準備的充分，在真正做事情的時候才能夠做到萬無一失，特別是在遇到困難或者各類挫折的時候才能夠從容應對。

3、專題收集

專題收集時分類收集的一個種類，是將所需資料按照不同的課題進行信息的收集和整理，以實現(xiàn)對知識的正確梳理，為后續(xù)的工作開展打下一些基礎。按照專題進行收集能夠將文件資料等安排地更加井井有條，為后續(xù)工作的開展以及新入成員的知識培訓打下很好的基礎。在實際運行的過程中，專題收集與長期積累的策略是相互促進的。當新的資料和信息被收集起來時，應該盡快將其進行專題的分類并且歸類進行儲存。資料和信息的儲存是一切工作向前發(fā)展的基礎，是一個團隊成長的必要條件。

二、信息的管理策略

在現(xiàn)代化的社會和商業(yè)活動當中，信息的管理與信息收集相對應，也是十分講究策略的。信息的管理氛圍首先涉及到信息的安全、外來信息的管理和內部信息的管理。

1、信息的安全

現(xiàn)代社會隨著互聯(lián)網科技的發(fā)展，信息的安全也受到越來越多地威脅，也越來越多受到社會和企業(yè)的關心和關注。2014年7月份中石化大量內部信息泄露，導致了巨大的經濟損失并且造成了極壞的社會影響。因此，信息的安全是信息管理的首要任務。在實際運作的過程中，很大企業(yè)和社會團體都制定了嚴格的信息保密體系，通過制度的制定來保證自身信息和機密的安全。從這個層面來說，信息的安全是信息管理的首要策略。

2、外來信息管理策略

所謂的外來信息，指的是上文中提到的從外部網站、外部企業(yè)或者論壇等多方面收集來的與企業(yè)運轉或者項目運行相關的一些重要信息。對于這些信息的管理，應當遵從分類整理保存的策略，將這些信息按照課題或者主題進行整理和不斷補充完善，以便隨時查閱和進行新入人員的培訓。在這些外來信息的基礎之上，對其進行重新組合，是形成新思想新方法的一個很好的途徑。在發(fā)展的過程中，隨時將有用的信息補充進來，形成更加充分的支撐材料，并為項目更好的向前發(fā)展提供更多的可能。

3、對內部信息的管理策略

內部信息是一個企業(yè)或者一個團隊最重要最寶貴的財務，一旦這些信息遭到泄露，往往會造成巨大的損失甚至造成滅頂之災。例如，一個投標項目的標書方案泄露，或者企業(yè)之間簽訂的秘密協(xié)議遭到竊取，都會造成十分嚴重的后果。對于內部人員信息的管理，最好是由專業(yè)的信息管理團隊進行管理，對不同的人員設置不同的查閱權限，以保證這些重要信息的安全。而對于項目運行的信息管理，主要應該按照項目進行分類整理數(shù)據并及時更新，在更新的過程中注重信息變更的原因和結果。一個項目的從策劃到準備再到實施、后期操作及運行效果甚至到結束，能夠形成一整套的信息，為新的項目的開展提供更多的經驗。

三、信息管理團隊建設策略

團隊建設是一切現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的基礎，對于信息的管理也是這樣。隨著隊伍的擴大和項目的增多和發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)當中的信息管理團隊顯得更加重要，因此對于這個團隊的建設需要一定的策略來進行保障。首先，應該建立先進和嚴格的團隊建設制度，對于信息泄露進行嚴厲的懲罰。其次是定期對相關人員進行專業(yè)的培訓，指導他們在平時的工作中更好的運用收集到的信息和本團隊的信息。最后，在團隊建設的開始就積極引入專業(yè)的信息管理人才，幫助整個團隊建立專業(yè)化、制度化和高效運轉的風格和氣質。

總結：

信息的管理是現(xiàn)代企業(yè)和現(xiàn)代團隊管理最為重要的內容之一，在對管理的過程中，對于信息的收集、信息的分類管理以及信息管理團隊的建設都從不同的側面保證了企業(yè)和團隊向前發(fā)展。希望通過本文的論述，能夠對信息管理仍然迷惑的人群一點點啟示。

[1]石劍文.電子文件的長期存儲策略.山東農業(yè)工程學院學報.2014(05)

[2]周瑩.高職高專院校學生信息管理系統(tǒng)策略分析.價值工程.2014(34)