信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理研究

楊鳳杰

吉林市體育總會(huì)辦公室

信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理研究

楊鳳杰

吉林市體育總會(huì)辦公室

如今的21世紀(jì)早已是信息化時(shí)代，為了讓事業(yè)單位的發(fā)展也能跟上時(shí)代的潮流，就必須加快檔案管理信息化改革的步伐，需要各方不斷進(jìn)行研究摸索，使得財(cái)務(wù)檔案管理水平能不斷提高，并推進(jìn)我國(guó)的信息化建設(shè)進(jìn)程。

信息化；事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；研究與探討

財(cái)務(wù)檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理方式相比是存在較大的優(yōu)勢(shì)的，對(duì)于節(jié)約資源，實(shí)現(xiàn)資源最大化是非常有效的。以下是筆者對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化管理優(yōu)勢(shì)的一些看法：

1.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1.信息化管理在存儲(chǔ)環(huán)境上的優(yōu)勢(shì)；

據(jù)調(diào)查研究所示，較多的事業(yè)單位還是采用的傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式，比如說(shuō)，人工進(jìn)行檔案信息的記錄，以紙張為載體進(jìn)行存儲(chǔ)，而紙張存儲(chǔ)存在一個(gè)較大的問(wèn)題就是需要一個(gè)防蟲防潮的存儲(chǔ)空間，而若是存儲(chǔ)環(huán)境不良就很容易造成字跡模糊、紙張破損等情況的發(fā)生。而若是采用信息化管理財(cái)務(wù)檔案的方式，在存儲(chǔ)這方面的問(wèn)題就完全不存在，且能在查找和對(duì)賬上有極大的便利，而硬盤存儲(chǔ)最終財(cái)務(wù)檔案，也能便于保存和管理，對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高是極有幫助的。

1.2.信息化管理在使用查詢時(shí)的優(yōu)勢(shì)；

傳統(tǒng)的模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，在檔案信息的使用和檢索上會(huì)有很大的困難，因?yàn)楦鶕?jù)財(cái)務(wù)相關(guān)查閱制度規(guī)定，使用者需要辦齊相關(guān)的申請(qǐng)和審批手續(xù)才能翻閱和調(diào)取財(cái)務(wù)檔案的信息，且需要費(fèi)時(shí)費(fèi)事的進(jìn)行順序查找才能找到自己需要的檔案信息。值得注意的是，許多人在查閱完之后很難將檔案恢復(fù)到原來(lái)位置，這對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作造成了更大的困難也增加了工作量。

2.我國(guó)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀

其實(shí)從總體上來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理基本設(shè)施還是很完善的，會(huì)有專門的檔案室，檔案管理人員也具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，在工作表現(xiàn)上也是較為積極向上的。但是，從部分上來(lái)說(shuō)，還是存在較多問(wèn)題的。

2.1.財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)步伐較慢；

由于各事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)不夠重視，在信息化建設(shè)上難以做到充分利用現(xiàn)代高新技術(shù)進(jìn)行管理工作的輔助，這導(dǎo)致檔案資源難以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置且檔案信息也不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.2.財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高；

信息化管理是現(xiàn)今極為熱門且高效的管理方式，在各個(gè)不同的領(lǐng)域都得到不斷推廣，這就使得財(cái)務(wù)檔案信息化管理成為一種趨勢(shì)和潮流，而這對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員來(lái)說(shuō)提出了更高的要求。就現(xiàn)今管理人員的素質(zhì)來(lái)看，是難以滿足信息化管理的要求的，特別是在相關(guān)高新軟件的熟練使用和新興知識(shí)的接受水平上存在較大的不足，需要得到相關(guān)的培訓(xùn)得以進(jìn)一步提高。

2.3.財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范制度不完善；

檔案管理的內(nèi)在要求就是管理規(guī)范化，而管理的規(guī)范化需要在財(cái)務(wù)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都要有所體現(xiàn)。然而，在實(shí)際管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)由于相關(guān)設(shè)備落后、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足、各部門人員的業(yè)務(wù)水平較低導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，也嚴(yán)重限制了財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高，影響了管理質(zhì)量。

3.信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施

由于上述等問(wèn)題，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理水平難以提高，為改善此現(xiàn)象，需要不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案信息化管理的機(jī)制，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理該有的職能，筆者認(rèn)為具體可以從以下幾方面入手：

3.1.建立科學(xué)有效的財(cái)務(wù)檔案管理制度；

國(guó)家對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理上是有一定的法律規(guī)范要求的，而各個(gè)單位也有其自己的一套規(guī)章流程。筆者認(rèn)為，單位根據(jù)國(guó)家頒布的《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，再根據(jù)公司實(shí)際情況建立科學(xué)有效和完善的檔案管理制度，且需確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、檔案的真實(shí)性和有效性，這是比較合理的做法。財(cái)務(wù)檔案管理部門也應(yīng)該認(rèn)清自己的定位，是服務(wù)于財(cái)務(wù)部門工作的，作為財(cái)務(wù)檔案管理部門的一員，需提高自身素養(yǎng)，促進(jìn)部門發(fā)展，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。

3.2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的設(shè)備配置；

財(cái)務(wù)檔案管理工作較為繁瑣復(fù)雜，并不是單個(gè)環(huán)節(jié)就可以完成的，需要各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)間的緊密聯(lián)系。從最初財(cái)務(wù)信息的搜集和錄入，到最終數(shù)據(jù)利用與延伸，各個(gè)步驟都起著其該有的作用，是密不可分的。故財(cái)務(wù)檔案管理的設(shè)備需要齊全和科學(xué)，不僅要有計(jì)算機(jī)這一基本配置，還要有掃描儀、局域網(wǎng)絡(luò)和安全可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)，并配置一定數(shù)量的安全管理軟件和硬件，如此才能保證財(cái)務(wù)檔案信息化水平的不斷增長(zhǎng)。

3.3.促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理水平走向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化；

管理制度不可大而化之，需要針對(duì)公司的現(xiàn)狀和經(jīng)營(yíng)發(fā)展要求制度，而財(cái)務(wù)管理檔案的指導(dǎo)也是如此，要建立在參照國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)上，再根據(jù)實(shí)際財(cái)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，制定出最符合自身發(fā)展的管理制度。筆者認(rèn)為，對(duì)不同類型的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分層管理，不失為一種高效的信息化管理方式，能在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)資源共享，如此能夠避免在財(cái)務(wù)檔案使用過(guò)程中的諸多問(wèn)題，也能促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

3.4.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)；

各個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)人才都是十分緊缺的，而人才是21世紀(jì)最為重要的資源。在財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)工作人員的素養(yǎng)提出了更高的要求，筆者認(rèn)為，事業(yè)單位需要注重對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，定期開(kāi)展講座或者培訓(xùn)課程，讓其了解到這個(gè)行業(yè)內(nèi)最新的技術(shù)和知識(shí)，幫助相關(guān)管理工作人員提高自身素養(yǎng)，促進(jìn)知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新?lián)Q代，增加其知識(shí)儲(chǔ)備量，也能幫助財(cái)務(wù)部門工作效率的提高。

4.結(jié)束語(yǔ)

隨著現(xiàn)代高新技術(shù)水平的不斷提升，對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理也提出了更高的要求，而推進(jìn)其信息化的建設(shè)是完全符合時(shí)代發(fā)展潮流和社會(huì)進(jìn)步的，對(duì)于公眾來(lái)說(shuō)具有更為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。因此，筆者認(rèn)為，要在信息化的背景下不斷研究探討如何加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)科學(xué)發(fā)展。。

[1]楊欣欣.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理探討[J].城市建設(shè)理論研究（電子版）,2014,(25).

[2]陳董來(lái).信息化視角下事業(yè)單位檔案管理芻議[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2014,(18):204.

[3]楊淑芬.如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效性[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2014.

楊鳳杰（1963-），女，漢族，吉林省吉林市人，中級(jí)檔案館員，本科，財(cái)務(wù)檔案管理。