淺析ERP環(huán)境下財務與業(yè)務流程一體化的構建

戚宏杰

中國水產有限公司

淺析ERP環(huán)境下財務與業(yè)務流程一體化的構建

戚宏杰

中國水產有限公司

全球經濟的一體化對現(xiàn)代企業(yè)管理提出了更高的要求，而信息技術現(xiàn)代化又為改變會計控制環(huán)境與控制手段提供了可能。本文從分析傳統(tǒng)會計流程的缺陷入手，闡述了傳統(tǒng)會計流程與ERP環(huán)境下會計流程的差異，在梳理會計和業(yè)務流程優(yōu)化理論的基礎上，提出了建立ERP環(huán)境下會計流程、業(yè)務流程、管理流程一體化系統(tǒng)的必要性和現(xiàn)實意義，并初步構建了財務和業(yè)務一體化流程中的主要模塊，以期為實現(xiàn)會計與業(yè)務流程的優(yōu)化和整合提供思路啟示和方法參照。

EPR環(huán)境；財務與業(yè)務；流程一體化

隨著全球經濟一體化時代的來臨，傳統(tǒng)會計手段已經無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，在此背景下，會計電算化得到了迅速的發(fā)展。會計電算化的發(fā)展，是會計現(xiàn)代化的初級階段，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，財務與業(yè)務流程有了更深層次的交叉和融合，由此一種全新ERP管理環(huán)境誕生了。在ERP環(huán)境下，構建財務與業(yè)務一體化流程成為會計行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，更是新形勢下提升企業(yè)價值的關鍵所在。本文的意義和主要目的是討論ERP環(huán)境下的財務與業(yè)務流程一體化的體系構建，以實現(xiàn)企業(yè)價值的最大化。

1 ERP環(huán)境下相關理論綜述

1.1 ERP相關理論

1.1.1 ERP理論內涵

企業(yè)資源計劃ERP(Enterprise Resource Planning，如下簡稱ERP)是最早由美國Gartner Group加特納公司1990年初提出的一種管理理念，提出后迅速為全球商業(yè)企業(yè)所接受，其主要手段是將企業(yè)內財務、生產、物流、采購、銷售、庫存、人力資源等各部門，通過現(xiàn)代化的信息技術連接在一起，形成一個跨部門、跨地區(qū)的工作流程網，使整個集團內部形成動態(tài)信息高度集成；其主要表現(xiàn)是在業(yè)務流、物流、資金流、價值流、信息流等供需鏈上的5種流統(tǒng)一；其實質是建立在資訊技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想為導向，為管理層提供決策運行手段的管理平臺，也是實施企業(yè)流程再造的重要工具之一。

1.1.2 ERP環(huán)境下會計與業(yè)務流程的特點

ERP環(huán)境下構建會計與業(yè)務流程一體化，必須要考慮以下特點。第一：強調建立高度統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務流程與業(yè)務流程的統(tǒng)一，提高工作效率，優(yōu)化成本，加快企業(yè)的決策速度；第二，ERP系統(tǒng)依賴于準確的數(shù)據(jù)和自身柔性的調節(jié)能力，以避免系統(tǒng)性偏差，因此，ERP環(huán)境下會計與業(yè)務流程要求系統(tǒng)中所用數(shù)據(jù)盡可能的反映真實情況。第三，EPR環(huán)境下的財務與業(yè)務流程是一個動態(tài)管理的流程，具有持續(xù)性，企業(yè)可根據(jù)實際情況對流程進行持續(xù)優(yōu)化和調整。

1.2 會計業(yè)務流程理論

1.2.1 業(yè)務流程優(yōu)化理論

業(yè)務流程優(yōu)化理論是指通過對現(xiàn)有業(yè)務流程的梳理、反思與分析，找出現(xiàn)有業(yè)務流程缺失、冗余的產生原因，并對其進行完善和改進，甚至徹底重新設計，從而實現(xiàn)業(yè)務流程的優(yōu)化。業(yè)務流程優(yōu)化是企業(yè)進行自我更新的一種工具，是企業(yè)順應市場形式，保持持久競爭能力的必要手段。

會計流程必須與業(yè)務流程相匹配，業(yè)務流程的優(yōu)化反過來要求會計流程的優(yōu)化，并能夠適應持續(xù)的優(yōu)化和改進。會計與業(yè)務流程的共同優(yōu)化是建立ERP環(huán)境下財務與業(yè)務流程一體化的基礎。

1.2.2 會計業(yè)務流程優(yōu)化原則

會計業(yè)務流程優(yōu)化的原則主要包括：效率原則、價值增值原則、數(shù)據(jù)共享原則。

效率原則是指在優(yōu)化會計業(yè)務流程的過程中，需要考慮在業(yè)務流程中因各種非確定因素導致業(yè)務結果不同，以及一個業(yè)務流程的結束是新的業(yè)務流程的開始，從而認識到將傳統(tǒng)的職能管理模式轉化為流程管理模式的必要性，通過業(yè)務流程優(yōu)化，縮短信息溝通的渠道和時間，提高對顧客和市場的反應速度，最終實現(xiàn)流程運營的最大值和企業(yè)效率的提升。

價值增值原則是指業(yè)務流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值，減少無效活動，按照整體流程全局最優(yōu)的目標，設計和優(yōu)化流程中的各項活動，從而降低企業(yè)的業(yè)務成本，實現(xiàn)資源效益的最大化。

數(shù)據(jù)共享原則是指在企業(yè)進行業(yè)務流程優(yōu)化的過程中，能夠把企業(yè)的相關數(shù)據(jù)很明顯的顯示出來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的全流程共享?，F(xiàn)代社會是大數(shù)據(jù)時代，對于大數(shù)據(jù)的掌握是企業(yè)致勝的一個關鍵因素，通過數(shù)據(jù)的共享可以實現(xiàn)企業(yè)內部全流程的交互和應用，從而促進企業(yè)業(yè)務效率的提升。

2 傳統(tǒng)環(huán)境下會計與業(yè)務流程存在的問題

在傳統(tǒng)的會計環(huán)境下，財務管理和業(yè)務管理是分開的。業(yè)務活動產生財務賬后由財務完成記帳過程。財務和業(yè)務是兩條線，并沒有十分緊密的關系，這在一定程度上就給企業(yè)管理帶來了盲點。傳統(tǒng)環(huán)境下會計與業(yè)務流程存在的問題，是促使ERP環(huán)境下財務與業(yè)務流程一體化構建的原動力，歸結起來，傳統(tǒng)環(huán)境下會計與業(yè)務流程存在的問題主要包括以下兩個方面：

第一，流程的滯后性。傳統(tǒng)環(huán)境下的會計與業(yè)務流程是在經濟業(yè)務發(fā)生后，采集統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)，制作會計報表，呈報企業(yè)管理層，管理層根據(jù)這些數(shù)據(jù)做出管理決策的過程，這樣就會出現(xiàn)會計流程滯后于業(yè)務流程，管理流程又滯后于會計流程的問題，從而為企業(yè)帶來一定的經營風險，甚至影響企業(yè)的生存與發(fā)展。

第二，會計反映與業(yè)務結果脫節(jié)。會計的基本功能之一便是反映，傳統(tǒng)環(huán)境下的會計業(yè)務流程是將處理后的財務數(shù)據(jù)進行列報，而產生這些財務數(shù)據(jù)的關鍵業(yè)務信息又是通過業(yè)務流程列報的，兩者之間看不出內在聯(lián)系，使得管理者不能很好地將兩者結合起來考慮，有可能導致做出錯誤的決策。

因此，建立ERP環(huán)境下的會計和業(yè)務流程一體化系統(tǒng)勢在必行。

3 ERP環(huán)境下財務與業(yè)務流程一體化系統(tǒng)的構建

會計業(yè)務流程優(yōu)化有系統(tǒng)化改造法和全新設計法兩種。其中，系統(tǒng)化改造法以現(xiàn)有流程為基礎，通過對現(xiàn)有流程的簡化和整合，以及自動化等活動來完成重新設計的工作；全新設計法是從流程所要取得的結果出發(fā)，從零開始設計新流程，本文主要采用系統(tǒng)化改造法，構建ERP環(huán)境下財務業(yè)務一體化流程方案。

ERP環(huán)境的存在，為業(yè)務和財務流程一體化系統(tǒng)的構建提供了可能。其核心思路是由業(yè)務流入手，通過銷售、采購、庫存管理、人力資源管理、投資決策等業(yè)務流控制相應的財務流，并使上述流程在對應模塊中實現(xiàn)一體化應用。

3.1 采購與應付模塊

采購與應付模塊主要包括業(yè)務鏈上的采購和財務鏈上的應付款，該模塊主要是為了實現(xiàn)應付業(yè)務與采購業(yè)務的整合及數(shù)據(jù)共享。采購與應付模塊主要概括為四個步驟:1，采購訂貨——采購訂單；2，采購入庫——入庫單；3，輸入采購發(fā)票，形成對供應商的往來賬——采購發(fā)票；4，付款業(yè)務的處理，更新與供應商的往來賬——付款單。

3.2 銷售與應收流程

銷售與應收模塊主要包括銷售計劃管理、客戶開發(fā)與信用管理、銷售定價、銷售合同、發(fā)貨、收款、客戶服務和會計控制等。銷售系統(tǒng)是以"銷售訂單"為核心，對銷售過程中的貨物流動狀態(tài)進行跟蹤和管理，并區(qū)分出訂單、分配量、現(xiàn)存量、可用量、不可動用量、銷售在途量等。銷售與應收模塊需要實現(xiàn)的功能，主要是能夠實時反映銷售數(shù)據(jù)和回款狀態(tài)，實現(xiàn)應收業(yè)務與銷售業(yè)務的整合及數(shù)據(jù)共享，模塊主要概括為四個步驟:1，銷售訂貨——客戶訂單；2，存貨出庫——出庫單；3，輸入銷售發(fā)票，形成對銷售客戶的往來賬——銷售發(fā)票；4，收款業(yè)務的處理，更新與銷售客戶的往來賬——收款單。

3.3 庫存與成本流程

庫存與成本模塊是基于對實物的出入庫管理和庫存余量管理等的收發(fā)存管理系統(tǒng)。庫存管理系統(tǒng)根據(jù)采購管理、銷售管理、生產制造等系統(tǒng)的出入庫通知或備料計劃進行實物的出入庫，并根據(jù)需要進行庫位分配、批號管理。構建庫存與成本一體化流程的主要目的是將庫存管理與成本管理進行整合，從而實現(xiàn)成本業(yè)務應用流程。庫存與成本模塊主要可以概括為四大步驟:1，入庫單——計算采購成本；2，出庫單——計算銷售成本；3，庫存實物量---形成存貨金額；4，差異和退貨處理。

3.4 薪酬與人力資源管理

薪酬與人力資源管理從人員的管理入手，通過人事管理系統(tǒng)建立每一位員工的個人檔案材料，結合日常的考勤和獎懲、評價，最終與財務的薪酬管理結合，計算出應付工資，并記入帳務系統(tǒng)中。薪酬與人力資源模塊主要可以概括為二個步驟:1，人資檔案——設置工資級別、職務，2，考勤與獎懲——計算工資。

3.5 投資與融資管理

投資與融資管理模塊以投資決策為初始點，通過一系列投資評價模型的建立，結合企業(yè)的實際情況，優(yōu)選出最適合企業(yè)的投資類別和項目，再結合資金情況，選出最適合企業(yè)的融資方法和金額。投資與融資模塊主要可以概括為三個步驟:1，建立投資模型——設置靜態(tài)參數(shù)，2，優(yōu)選投資項目——計算所需資金，3，評估公司資金面---選出最適合的融資方法和金額。

3.6 預警與決策支持系統(tǒng)

預警與決策支持系統(tǒng)是一個綜合模塊，是建立在大數(shù)據(jù)法則上的一個系統(tǒng)工程平臺，其主要功能是通過綜合各模塊的業(yè)務事件和財務結果，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營過程中存在的問題，在給出預警信號的同時，相應提供專家系統(tǒng)的決策支持，以供管理層參考。主要步驟：1，搜集與企業(yè)運營相關的一切有用信息，2，建立數(shù)學模型，3，預警的及時處理，4，決策支持和評價。

3.7 動態(tài)會計平臺

所謂動態(tài)會計平臺是指在ERP環(huán)境下，建立一個動態(tài)的數(shù)據(jù)處理程式，實現(xiàn)將所發(fā)生的經濟業(yè)務，通過信息系統(tǒng)迅速的轉化為財務會計信息，從而使得財務能夠迅速、準確的反映當前經濟業(yè)務的結果，為企業(yè)決策層依照現(xiàn)有財務信息所做出的決策更加貼近實際情況做出一定的貢獻。因此，動態(tài)會計平臺是一個連接業(yè)務流、會計流、管理流的平臺，就好比在excel中的單元格間設定一個公式為，A1+A2=A3，其中，A2=A1*X，如果改變A1中的數(shù)據(jù)，A2、A3中的數(shù)據(jù)也會隨之發(fā)生改變，幾乎不需要反映時間一樣，企業(yè)的業(yè)務流可以看作上例中的A1，企業(yè)的財務流可以看作A2，企業(yè)的管理流可以看作A3，這樣，只要有一個動態(tài)的會計平臺，能夠根據(jù)業(yè)務流迅速做出反映，且反映結果的公式設定得當，那么，企業(yè)的管理層就會依照業(yè)務流發(fā)生的變化做出更加正確的決策。

3.8 會計模板設計

所謂會計模板設計是指在ERP環(huán)境下，將企業(yè)可能發(fā)生的所有常見經濟業(yè)務發(fā)生后，需要使用的會計憑證、會計審批報表等設計成為固定形式的模板，一旦經濟業(yè)務發(fā)生，可以通過填寫固定的會計模板生成財務信息，會計信息使用者可以通過特定的系統(tǒng)，查詢或者使用所需財務信息，從而縮短業(yè)務發(fā)生與會計信息呈報之間的時間，大大提高了會計信息使用者的工作效率。在模板設置中可以設置單據(jù)模板、查詢模板、賬表模板和打印模板，其它節(jié)點通過調用這些設置好的模板來實現(xiàn)各自相關的功能，而不用自己定義。上述處理可以減少工作量并形成系統(tǒng)的統(tǒng)一風格，每個企業(yè)可以根據(jù)管理需耍和個性需求設計滿足要求的各種會計模板。

3.9 審批流程設計

所謂審批流程設計是指在ERP環(huán)境下，設計合理的審批流程，適當簡化不必要的審批手續(xù)，從而使得相關經濟業(yè)務形成的財務單據(jù)能夠在被定義了的，更加簡化的流程下進行傳遞和審批，大大加速經濟業(yè)務與財務信息的轉化速率，減少管理層決策與業(yè)務發(fā)生、會計信息呈報之間的時間滯后性，從而提高相關人員的工作效率。不同的企業(yè)需要審批的單據(jù)種類存在著差別，而每種審批單據(jù)審批需要設定的審批人員、審批額度、審批規(guī)則和審批人的角色不同，所以各種單據(jù)的審批流程要在系統(tǒng)中預先設定。

4 結論

綜上所述，本文首先分析了傳統(tǒng)環(huán)境下會計與業(yè)務流程存在的問題，主要有：難以滿足企業(yè)管理的需要、無法滿足會計信息使用者的需要；其次，在ERP相關理論的基礎上，把握會計業(yè)務流程優(yōu)化理論、優(yōu)化原則、業(yè)務流程優(yōu)化的解決方案；最后，初步設計了ERP環(huán)境下財務業(yè)務一體化流程的方案，主要包括：采購與應付流程、銷售與應收流程、庫存與成本流程、動態(tài)會計平臺、會計模板設計、審批流程設計等。通過EPR環(huán)境下財務業(yè)務一體化流程的構建，提升企業(yè)財務管理的科學化和規(guī)范化，以此促進企業(yè)業(yè)務效率的提升和企業(yè)經營管理的提升，從而增強企業(yè)的外部競爭力。

[1]周建升.基于ERP環(huán)境下會計業(yè)務流程重組的探討[D].首都經濟貿易大學12006.

[2]王冬美.基于ERP環(huán)境下的會計業(yè)務流程重組研究[D].西安理工大學12008.

[3]王大春.ERP環(huán)境下企業(yè)會計業(yè)務流程重組研究[D].哈爾濱工業(yè)大學12007.

[4]李賽娟.基于ERP的會計業(yè)務流程重組及案例分析[D].湖南大學12007.

[5]張潔.ERP環(huán)境下的財務管理信息系統(tǒng)功能研究[D].西南財經大學12008.