事業(yè)單位人事檔案的用途

張秀華

長(zhǎng)春市固體廢棄物管理處

事業(yè)單位人事檔案的用途

張秀華

長(zhǎng)春市固體廢棄物管理處

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)就業(yè)人員的不斷增加，人事檔案顯得越發(fā)重要，需要引起相關(guān)部門的重視，進(jìn)而通過(guò)采取相應(yīng)的方式與手段，發(fā)揮人事檔案的用途，實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。本文主要從人事檔案的特點(diǎn)，以及提升人事檔案管理水平的措施幾個(gè)方面對(duì)事業(yè)單位人事檔案的用途進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

事業(yè)單位；人事檔案；特點(diǎn)；功能；原則

科技的不斷進(jìn)步使人類進(jìn)入了數(shù)字化的信息管理時(shí)代，由于人事檔案記錄著個(gè)人基本情況、獲獎(jiǎng)、處分等重要信息，對(duì)個(gè)人的發(fā)展具有重要影響，因此對(duì)人事檔案的管理以及如何發(fā)揮其用途成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要，因此需要對(duì)其進(jìn)行調(diào)整和改革，使其能夠滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。

一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)

事業(yè)單位的人事檔案管理特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：第一，全面性的特點(diǎn)。人事檔案記錄著員工從入學(xué)到參加工作的大事小情，是員工個(gè)人成長(zhǎng)的反映，因此能夠?qū)T工進(jìn)行較為全面的反映；第二，客觀性的特點(diǎn)。人事檔案的記錄都是非常真實(shí)的，很難出現(xiàn)虛假信息，因此具有較強(qiáng)的客觀性；第三，階段性的特點(diǎn)。人事檔案的記錄都是一個(gè)階段接著一個(gè)階段的，小學(xué)、初中、高中直至參加工作，都是以階段性保存與記錄的，因此使其呈現(xiàn)階段性的特點(diǎn)；第四，保密性的特點(diǎn)。由于人事檔案記錄的是個(gè)人的信息，因此會(huì)涉及到個(gè)人的隱私，所以檔案管理人員在進(jìn)行保管的過(guò)程中需要保證其安全性，不能將員工的個(gè)人信息進(jìn)行泄漏。第五，現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。事業(yè)單位的員工在機(jī)關(guān)部門進(jìn)行工作期間，一旦發(fā)生工作的調(diào)動(dòng)、或者人員的任職等情況，其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門就可以依照其人事檔案將其安排到適合的工作崗位，從而實(shí)現(xiàn)員工個(gè)人價(jià)值的發(fā)揮的同時(shí)，促進(jìn)人才資源的合理配置。不僅如此，對(duì)于工作效率的提升，工作水平的提高也有積極的影響。

二、事業(yè)單位人事檔案的用途

（一）記錄個(gè)人基本信息的載體

人事檔案主要記錄著個(gè)人的學(xué)習(xí)情況、工作表現(xiàn)等信息，是反映個(gè)人成長(zhǎng)情況的依據(jù)，對(duì)于事業(yè)單位對(duì)人才的選拔等有重要影響。隨著時(shí)代的進(jìn)步，人在社會(huì)中的作用逐漸凸顯出來(lái)，作為記錄個(gè)人成長(zhǎng)信息的人事檔案也越來(lái)越受到人們的重視，因此加強(qiáng)人事檔案的管理，也成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。人事檔案能夠?qū)€(gè)人的學(xué)習(xí)、工作期間的狀況，以及個(gè)人的品行等進(jìn)行一定的反映，進(jìn)而影響其未來(lái)發(fā)展。不僅如此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以根據(jù)人事檔案對(duì)人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而結(jié)合其實(shí)際情況，將其安排到適合其特點(diǎn)的崗位，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源的合理分配，促進(jìn)國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能的有效發(fā)揮[1]?；诖巳耸聶n案管理的相關(guān)部門，需要明確人事檔案的重要性，提升人事檔案管理水平，促進(jìn)人事檔案作用的發(fā)揮。

（二）衡量人才能力的重要依據(jù)

全面建設(shè)小康社會(huì)是黨在第十八次全國(guó)人民代表大會(huì)提出的，新目標(biāo)的提出為傳統(tǒng)的人事檔案管理提出了更高的要求，為加快小康社會(huì)的建設(shè)步伐，需要檔案管理人員能夠跟隨時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不斷對(duì)檔案管理的方式與手段進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而使其能夠發(fā)揮自身的作用，實(shí)現(xiàn)人才的高效利用。從個(gè)人的檔案信息中，能夠?qū)€(gè)人的行為以及特長(zhǎng)等信息進(jìn)行展示，是一個(gè)人綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)，并且具有客觀性與真實(shí)性[2]。而我國(guó)的事業(yè)單位要想最大限度的利用人才，則需要對(duì)人才的特點(diǎn)進(jìn)行全面的掌握，進(jìn)而根據(jù)人才的能力以及工作崗位的需要，為其進(jìn)行工作的分配，使其更好的為國(guó)家的發(fā)展貢獻(xiàn)自身的才能。而通過(guò)檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的了解則是事業(yè)單位用人的重要依據(jù)，因此做好人事檔案的管理，不僅對(duì)于實(shí)現(xiàn)人才的個(gè)人價(jià)值有積極的推動(dòng)作用，對(duì)于為社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值也有非常重要的影響[3]。

（三）推動(dòng)事業(yè)單位的改革

改革開(kāi)放的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的人事制度改革也在不斷的推進(jìn)，調(diào)整部門機(jī)構(gòu)、完善分配制度、健全用工制度等，都是在社會(huì)不斷進(jìn)步的過(guò)程中，需要進(jìn)行改革和完善的內(nèi)容。而機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于其自身的特殊性，使其在發(fā)展的過(guò)程中，需要進(jìn)行人事變動(dòng)。而人事檔案在此過(guò)程中，則可以發(fā)揮積極的作用。例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)各部門人員的工作情況，并且將人事檔案作為參考依據(jù)，對(duì)其職位等進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，這樣不僅有助于實(shí)現(xiàn)人才的合理配置，還有助于推進(jìn)事業(yè)單位的改革，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位結(jié)構(gòu)更加合理化，推動(dòng)其工作效率與水平的提升。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案的重視

要想提升事業(yè)單位檔案管理的效率與水平，需要引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，為此可以從以下幾個(gè)方面提升其認(rèn)識(shí)：第一，加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)在具體的實(shí)際工作中發(fā)揮導(dǎo)向性的作用，因此要想加強(qiáng)人們的重視程度，首先需要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視[4]。為此，可以通過(guò)匯報(bào)工作等方式，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到人事檔案的在事業(yè)單位發(fā)展中的重要性，以及其應(yīng)發(fā)揮的作用意義等，使其能夠成為日常工作的重要內(nèi)容之一，進(jìn)而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度；第二，加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)人事檔案的重視。在引起領(lǐng)導(dǎo)的重視以后，會(huì)引起一部分員工的重視，為此需要趁熱打鐵，制定相應(yīng)的考核制度等，對(duì)在工作表現(xiàn)突出，并且做出重要貢獻(xiàn)的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，相應(yīng)的對(duì)于一些消極對(duì)待工作的工作人員給予相應(yīng)的處罰，進(jìn)而引起大家的重視，促進(jìn)其積極的對(duì)待工作；第三，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，進(jìn)而促使員工能夠正確對(duì)待工作，努力使其在自己的工作崗位上做出創(chuàng)新，推動(dòng)人事檔案作用的發(fā)揮。

（二）建立健全的人事檔案管理制度

健全的檔案管理制度，是員工高效開(kāi)展工作的重要依據(jù)，為此需要相關(guān)部門從以下幾個(gè)方面著手：第一，建立完善的檔案管理流程。井然有序的工作流程才能保證工作的高效率，因此需要相關(guān)部門能夠結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定一套嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作流程，包括資料的收集、篩選、歸檔、閱讀等，進(jìn)而為檔案管理人員有序工作的開(kāi)展提供理論依據(jù)；第二，建立嚴(yán)格的工作責(zé)任制度。由于檔案關(guān)系到個(gè)人隱私等信息，因此需要較高的保密性，為此需要相關(guān)部門建立嚴(yán)格的責(zé)任制，對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束，一方面保證人員檔案的保密性，另一方面也有助于其工作水平的提升；第三，與國(guó)外先進(jìn)的管理方法相結(jié)合。檔案管理部門要想實(shí)現(xiàn)其作用的發(fā)揮，需要學(xué)習(xí)國(guó)外優(yōu)秀的管理方法，并且結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，從而制定出符合本單位的科學(xué)的管理制度，促進(jìn)檔案工作的高效開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著科技的不斷進(jìn)步，人們逐漸進(jìn)入數(shù)字化的管理時(shí)代，因此檔案管理也需要跟隨時(shí)代的腳步，將現(xiàn)代化的管理手段融入檔案管理之中，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案作用的發(fā)揮。首先，需要事業(yè)單位的檔案管理部門引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)等。完善的硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)其工作質(zhì)量提升的保證，為此需要相關(guān)部門加大資金方面的投入，保證其設(shè)施的完備；其次，引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件。相關(guān)部門可以通過(guò)從其他地方購(gòu)買，或者自己組織人才進(jìn)行制作等方式，在計(jì)算機(jī)等設(shè)備中安裝相關(guān)的管理軟件，進(jìn)而為其工作質(zhì)量的提升，以及工作效率的加強(qiáng)做出貢獻(xiàn)；最后，需要加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。為此需要相關(guān)部門通過(guò)組織培訓(xùn)等方式，豐富工作人員的專業(yè)知識(shí)，提升其專業(yè)技能，掌握使用現(xiàn)代化設(shè)備的方法，實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化的人事檔案管理[5]。

（四）深入挖掘人事檔案的價(jià)值

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，資源共享成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的一大特點(diǎn)，檔案作為重要的信息資源，也需要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，發(fā)揮其自身的價(jià)值。為此，需要檔案管理的工作人員在收集材料時(shí)，要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，然后在實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的整理、歸檔等工作。為更好的挖掘檔案的價(jià)值，可以借助互聯(lián)網(wǎng)，建立事業(yè)單位自己的人事檔案系統(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，通過(guò)設(shè)置不同等級(jí)以及不同權(quán)限的用戶名等方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，在提升自身工作效率的同時(shí)，為人們搜索資料提供更加便利的條件。

總結(jié)：

綜上所述，社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位的變革，為事業(yè)單位的人事檔案管理提出了更高的要求，需要相關(guān)部門能夠跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，。通過(guò)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理手段等方式，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)本單位的人事檔案管理不斷完善，從而提升其管理水平的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。

[1]厲丹.淺析企事業(yè)單位人事檔案制度的創(chuàng)新與發(fā)展[J].價(jià)值工程,2014,(26):292-293.

[2]王振云.事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊,2015,(5):497-497.

[3]普春華.在推進(jìn)科研事業(yè)單位人事檔案目標(biāo)管理中得到的啟示[J].蘭臺(tái)世界,2013,(z2):36.

[4]辛清華.論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015,(2):38,40.

姓名：張秀華（1970-），女，漢，吉林省長(zhǎng)春人，大專，館員，從事工作：檔案，研究方向：檔案。