企業(yè)辦公管理現狀及發(fā)展分析

摘要：由于企業(yè)辦公管理的工作效率高低會直接影響其在企業(yè)發(fā)展中是否穩(wěn)定前進，所以在現代企業(yè)的發(fā)展歷程中，越來越看重辦公管理的工作效率，企業(yè)的高層管理和相關負責人也不斷提升這方面的建設意識。文章從辦公管理對企業(yè)的重要性出發(fā)，分析了目前企業(yè)辦公管理的現狀，最后分析了企業(yè)辦公管理的發(fā)展狀況。

關鍵詞：企業(yè)管理；辦公管理；現代企業(yè)；辦公管理模式；辦公室；無紙化辦公 文獻標識碼：A

中圖分類號：F272 文章編號：1009-2374（2015）22-0168-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.22.083

在以前，很多企業(yè)大多是以紙質、人工等的方式來對辦公涉及到的一些檔案加以管理，這種辦公管理的模式不僅僅是浪費時間、人力、物力，還會給管理工作帶來許多不便。隨著計算機互聯網和信息技術的漸漸發(fā)展，企業(yè)的辦公管理模式也進行相應改革。要進行改革，就需要明確規(guī)范辦公管理的職責及其重要性。

1 企業(yè)辦公管理的重要性

辦公室是企業(yè)名下綜合管理的部門，它的主要職能就是溝通協(xié)調企業(yè)各個部門的工作。辦公室可以說是綜合性能很強的一個行政管理部門，它是企業(yè)和員工之間的溝通橋梁，承上啟下，工作的范圍廣，參與的事務多，內容也比較復雜。

1.1 協(xié)調企業(yè)各部門

辦公室管理的工作可以從企業(yè)全局發(fā)展出發(fā)考量，對于某部分重要問題可以進行研究并深入探討；辦公室可以通過把握企業(yè)各個發(fā)展的動態(tài)，從而及時地向有關部門以及企業(yè)高層管理提供最新的信息，使得決策者可以更全方位地進行決策工作，提出更符合企業(yè)實際需求的發(fā)展戰(zhàn)略決策；在布置企業(yè)目標時，辦公管理能夠以全局為出發(fā)點，基于符合企業(yè)高層管理要求和各部門職能的基礎上，計劃布置相關工作；在企業(yè)的日常運行方面，辦公管理應當要溝通協(xié)調好各個職能部門，從而保證相關的工作可以更加順利。

1.2 明確各個員工的崗位職責

因為企業(yè)在實際運行時所涉及的崗位工作比較多，要求多人進行分工合作完成，所以必須面向企業(yè)的工作人員及旗下部門實行崗位責任制。辦公管理能夠劃分各崗的權責職能，使得每個部門以及每個工作人員都可以各司其職，進而提高其工作效率，降低企業(yè)的產品生產時間，增加企業(yè)經濟效益。此外，辦公管理還要考核企業(yè)員工的工作，處理那些曠工、不能及時完成工作目標、損害企業(yè)利益等的員工，進而提高企業(yè)的日常生產效率，增加企業(yè)經濟效益。

1.3 信息化企業(yè)管理

伴隨著我國市場經濟的迅猛發(fā)展和信息技術的愈加創(chuàng)新，我國的計算機技術以及網絡數據庫技術等也有了很大的提高，與此同時，這給企業(yè)的辦公自動化信息管理工作創(chuàng)造了有利的條件形勢。辦公自動化技術是將信息時代的管理模式和工作方式有效地結合，能夠實現資源共享，從而提高辦公效率。將計算機和通訊技術進行有效運用，就能夠給企業(yè)建立一個高效率、高質量和高智能的辦公體系，能夠在日常辦公時給高層管理和相關員工提供更加便利的服務，減少企業(yè)人員的不必要工作量，提高員工的工作質量和效率，完善企業(yè)的內部管理工作，進而加強企業(yè)的市場競爭力。

1.4 推動企業(yè)發(fā)展

辦公室建立的出發(fā)點是給企業(yè)提供辦事的部門，究其本質，就是提高企業(yè)面對不斷發(fā)展的市場所能適應的能力。當下，在企業(yè)的發(fā)展過程中，通常都會遭受來自同行激烈市場競爭以及生存的壓力，企業(yè)要想降低這種矛盾，就要利用好辦公室職能，不斷探討并加以適應新型的市場發(fā)展。此外，在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室管理的工作人員還可以著眼于市場需求，力求更好地把握未來的市場需求，從而給企業(yè)的未來發(fā)展提供一個方向，進而能夠更好地引導并推動企業(yè)發(fā)展。

2 企業(yè)辦公管理現狀

我國市場經濟在不斷推進，而現代的企業(yè)制度也在不斷完善，所以我國的企業(yè)管理也有了明顯的進步。然而，現在的社會已經步入信息時代，現在的這種企業(yè)管理還是不能夠完全滿足社會發(fā)展的要求。

2.1 溝通的效率不高

（1）企業(yè)中大部分請示匯報、指令下達以及結果反饋都是語言表達，聽的人再筆錄，這就有可能由于表達能力、理解能力、記錄能力或是記憶能力存在的差異，從而使得層層傳遞的信息內容出現失真，并且沒有正式的書面內容，在重復使用信息以及共享時也比較困難；（2）地域差別，協(xié)同工作的效率較低。因為信息在傳遞過程中會出現人員外出等情況，進而導致審閱批復的周期較長，所以一些工作項目就不得不變成一個長時間等待的狀態(tài)；（3）未能有效進行日程管理。日程管理可以說是一個現代員工所必須具備的能力。有效的日程管理能夠幫助其進行更正確的判斷，讓企業(yè)整體的人力資源能夠發(fā)揮更大的作用。

2.2 管理行為規(guī)范性難以保障

（1）控制能力不好。一些領導的事務繁多，就容易忘事，會顧此失彼；此外計劃如果很多的話，但是與此相對的控制力卻不夠，這就會造成部分計劃擱置；在多個事務都需要協(xié)同時，若是缺乏有效的監(jiān)控手段，就會造成這些事務長時間的停滯；（2）缺乏有效的共享手段。日常辦公的事務若沒有正式的文檔，就不能夠共享信息。共享正式文檔的途徑一般都是電話和Email，這種方式的效率較為低下。但是如果不能夠共享信息，就會進行重復的工作，從而浪費資源；（3）異地的管理成本高且效率低。傳統(tǒng)的異地管理大多是通過出差來實現，由此就會產生通訊費用和交通費用，積少成多，成為運營成本中的累贅。出差時的通訊條件、交通條件以及辦公條件等都會受到一些限制，會降低工作效率。

3 企業(yè)辦公管理發(fā)展分析

伴隨著信息化的逐漸普及，人們的生活方式也在發(fā)生著翻天覆地的改變，辦公管理也在逐漸適應這種發(fā)展趨勢并不斷的改革，新型的辦公模式定會逐漸替代傳統(tǒng)的人工管理方式。改革并重新設計企業(yè)的辦公管理的重要目標就是提高企業(yè)的辦公管理質量及效率，從而可以更好地解決企業(yè)日常工作中的問題。對于舊的辦公管理的框架結構，我們應當要全面分析企業(yè)的辦公室管理模式，從而使得企業(yè)辦公管理更加系統(tǒng)化、自動化，所以我們可以基于B/S結構，采用JSP面向對象技術與SQ L Server數據庫提出一個辦公管理的框架：（1）這個框架是基于B/S三層結構來建立的，可以避免C/S構架所需要的安裝和不易維護的難題；（2）這個框架利用UML建模語言，總結企業(yè)的辦公業(yè)務流程，來建立辦公管理系統(tǒng)的框架，可以更好地加強模塊實用性、降低耦合度；（3）這個框架主要包括會議管理、公告管理、人力資源管理、文檔管理、系統(tǒng)設置、通訊錄管理、論壇管理這七個部分，可以使得企業(yè)的信息傳遞更快，有利于企業(yè)的協(xié)同工作可以無紙化辦公。

4 結語

企業(yè)的辦公管理工作是一項比較瑣碎繁雜的工作，因此應當在符合市場和企業(yè)發(fā)展的趨勢下，采用更加專業(yè)化的辦公管理模式，從而加強企業(yè)科學決策。此外，還要針對企業(yè)自身的辦公特點，深入研究企業(yè)的辦公管理模式并對其優(yōu)化改革，使企業(yè)的辦公管理更加系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化、制度化、規(guī)范化?？偠灾?，企業(yè)先進高效的辦公管理模式是企業(yè)能夠正常運轉的基礎，只有履行好辦公管理的職責，才可以保證企業(yè)的工作效率和經濟效益，才能夠更好更遠地發(fā)展。

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作者簡介：王秀蘭（1971-），女，山西山陰人，國網山西省電力公司朔州供電公司助理政工師，研究方向：政工。

（責任編輯：王 波）