集團資金集中管理存在內(nèi)控缺陷及改進建議

徐亮

摘要：隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，集團化趨勢在國內(nèi)企業(yè)也愈演愈烈。為了充分調(diào)動和運用資金，降低財務(wù)成本，各集團紛紛對資金采取集中管理的措施。但在推行資金集中管理體系的過程中，可能因為信息系統(tǒng)、人員設(shè)置及管理體系實際操作層面存在一定的缺陷，使得整個體系可能無法完全達到資金集中管理的預(yù)設(shè)目標，并且可能存在成員公司資金脫離集團監(jiān)管的風險。本文以A集團資金集中管理體系為例，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，資金集中管理體系存在的缺陷進行分析，并相應(yīng)提出改進的建議。

關(guān)鍵詞：集團資金 信息 內(nèi)控缺陷

A集團成立于1987年，主要從事電力、燃氣、石油和清潔能源等業(yè)務(wù)。A集團秉持“銳意開拓、穩(wěn)健運作”的經(jīng)營理念，通過連續(xù)多年主動、高強度、高效率的金融投資和運作，形成數(shù)百億的優(yōu)質(zhì)金融資產(chǎn)和產(chǎn)融結(jié)合的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。截止2014年末，A集團總資產(chǎn)1300億元、所有者權(quán)益1000億元；2014年度營業(yè)收入300億元、歸屬于集團公司的凈利潤22億元。2014年度經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量凈額為25.48億元，年末貨幣資金余額達85.57億元。為提高集團資金的安全性和使用效率、降低財務(wù)成本，A集團與2013年起，利用信息化手段建立資金集中管理體系，從近兩年的效果來看，集團資金集中管理基本達到預(yù)設(shè)目標，但在執(zhí)行過程中，還存在一些內(nèi)控缺陷。

一、集團資金集中管理存在內(nèi)控缺陷

（一）信息平臺安全性

A集團資金集中管理信息平臺由用友軟件公司根據(jù)A集團資金管理實際情況及需求進行開發(fā)。這意味著，該信息平臺并非經(jīng)過權(quán)威部門認證的市場化的商業(yè)軟件。A集團在運行該信息平臺時，基于時間進度的考慮，未邀請權(quán)威部門對該信息平臺的安全性和穩(wěn)定性進行評估。因此，該信息平臺自身是否存在固有缺陷，從而可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓或崩潰尚不得而知。

（二）集團信息部門架構(gòu)不完善

作為以信息化為主要管理手段的現(xiàn)代大型集團企業(yè)來講，構(gòu)建完善的信息管理部門，負責對信息系統(tǒng)進行管理與維護，是實現(xiàn)企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)。受制于職工編制數(shù)量，A集團目前并未組建專門的信息部門，而是將信息系統(tǒng)的管理和維護工作外包給第三方公司，由第三方公司派遣固定的系統(tǒng)管理人員常駐公司實施系統(tǒng)管理和維護。這種模式至少存在以下缺陷：

1、同工不同酬

在外包模式下，A集團以系統(tǒng)管理費的形式向派出方公司支付服務(wù)費，而外派人員薪酬由派出方公司支付。由于雙方在薪酬體系上的區(qū)別，外派人員和集團員工的收入存在差異，容易造成各方心理的不平衡，從而影響工作的質(zhì)量。

2、數(shù)據(jù)外泄

在外包模式下，外派人員以系統(tǒng)管理員的身份實施系統(tǒng)管理和維護，其不可避免的會接觸到某些與A集團生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的機密數(shù)據(jù)。由于外派人員不屬于集團員工，受集團保密制度的約束較小，因此其對外泄露數(shù)據(jù)的可能性大大高于集團員工。

（三）成員公司銀行賬戶監(jiān)管缺陷

在資金集中管理體系中，除部分特殊公司之外，A集團分別對成員公司的開戶銀行和銀行賬戶數(shù)量進行了規(guī)定和限制，但這種企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定對銀行開戶業(yè)務(wù)的辦理沒有任何約束力。而在A集團的管理架構(gòu)上來講，成員企業(yè)均屬于獨立的企業(yè)法人，其公章、法人印鑒和財務(wù)專用章均有公司自行保管和使用，因此，成員公司完全有可能在集團不知情的情況下，擅自在集團指定銀行之外的銀行開立存款賬戶，并將部分資金轉(zhuǎn)移至該賬戶，使這部分資金脫離集團資金集中管理體系的監(jiān)管范圍，從而可能影響集團資金的安全和完整。

（四）信息平臺數(shù)據(jù)更新仍存滯后性

A集團資金集中管理系統(tǒng)銀企前置機最短2小時、最長4小時，通過銀行遠程數(shù)據(jù)端更新資金數(shù)據(jù)。雖然這種方式可以將集團對成員公司大額資金變動的監(jiān)管適度前移，但仍難以實現(xiàn)實時監(jiān)控的目標。因此，仍存在成員公司大額資金違規(guī)流出未被及時掌控的可能性，雖然集團監(jiān)管人員可以通過數(shù)據(jù)更新在盡可能短的時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)異常，但由于資金流出已經(jīng)發(fā)生，想要更正已無可能。

二、改進建議

（一）對信息平臺的安全性進行測試

針對A集團資金集中管理信息平臺安全性未經(jīng)權(quán)威部門評估的缺陷，有兩種可行的解決方案：

在信息平臺的實際使用過程中，逐步發(fā)現(xiàn)和解決可能存在的潛在缺陷。這種方案的優(yōu)點在于隨著信息平臺的深入使用，可以使專業(yè)人員逐步熟悉信息平臺的核心架構(gòu)，也可使A集團和信息平臺開發(fā)公司用友軟件的合作關(guān)系進一步加深，并且可以節(jié)省系統(tǒng)安全性評估成本。但是一旦由于信息平臺自身的缺陷到時資金集中管理系統(tǒng)崩潰或癱瘓，技術(shù)人員很難在短時間內(nèi)消除缺陷恢復(fù)系統(tǒng)，這樣，A集團就會承擔難以評估的時間成本，并且可能付出額外的系統(tǒng)恢復(fù)費用。

聘請權(quán)威的第三方評估機構(gòu)如上海市信息系統(tǒng)及產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗站對信息平臺進行全方位的評估，找出信息平臺潛在的缺陷，并進行缺陷消除。這種方案的有點在于，可以在源頭上防止信息平臺因自身的設(shè)計缺陷而導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰或癱瘓的情況發(fā)生，最大程度的保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運行。缺點在于可能需要付出高額的評估費用。

（二）構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)管理部門

現(xiàn)代化大型集團企業(yè)需要信息化的管理手段，A集團目前采用信息系統(tǒng)管理維護外包的方式不符合集團企業(yè)管理方式的發(fā)展方向。除了資金集中管理系統(tǒng)外，A集團還有諸如OA辦公系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等諸多信息系統(tǒng)，如不能設(shè)立專門的信息部門，會影響集團未來的信息化發(fā)展。因此A集團應(yīng)該及時設(shè)立信息部門，并且配備合適的職員。根據(jù)目前A集團的實際情況，信息部門可以獨立設(shè)置，也可隸屬于在其他部門。

（三）嚴格開戶審批強化審計監(jiān)督

對于成員公司擅自開立銀行賬戶的缺陷，目前尚無有效的技術(shù)手段從源頭上進行根除，但是可以通過以下幾種控制手段的組合使用，降低缺陷發(fā)生的可能性：

1、完善董事會對董事長的授權(quán)