社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化探討

鄭海偉

（青州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 山東 青州 262500）

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化探討

鄭海偉

（青州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 山東 青州 262500）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)為人們帶來越來越多的便捷，現(xiàn)代社會(huì)要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也逐步向著信息化、數(shù)字化發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保障管理的重要對(duì)象，建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案從收集、整理、保管、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)信息化數(shù)字化也是大勢(shì)所趨，這樣減少了不必要的繁瑣事務(wù)，也提高社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作效率。

社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；信息化；探討

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)為人們帶來越來越多的便捷，現(xiàn)代社會(huì)要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也逐步向著信息化、數(shù)字化發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保障管理的重要對(duì)象，全面反映和記錄著參保人員履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的真實(shí)情況。建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案從收集、整理、保管、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)信息化數(shù)字化也是大勢(shì)所趨，逐步完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案對(duì)參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標(biāo)。這樣既減少了檔案管理人員的工作量，也提高了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作效率。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要性

（一）極大方便了檔案的查詢和使用

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化，只要輸入關(guān)鍵詞搜索，計(jì)算機(jī)上就會(huì)迅速查詢出有關(guān)的資料信息，大大提高了效率。同時(shí)還可以用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理，有效提高了檔案信息的安全性。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理科學(xué)化

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化，促使新型的信息采集、管理服務(wù)職能取代了原來傳統(tǒng)檔案保管和使用職能，既體現(xiàn)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，更提高了保險(xiǎn)社會(huì)服務(wù)功能。

（三）可以有效提高檔案信息利用的時(shí)效性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，實(shí)現(xiàn)了資源共享。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，這就要求工作人員改變傳統(tǒng)管理思想，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的信息化管理水平。

二、目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理信息化模式實(shí)效性較低

一些社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和工作人員面對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)潮流，對(duì)實(shí)體檔案也進(jìn)行了數(shù)字化、信息化處理，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，只重視管理系統(tǒng)的建設(shè)，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系數(shù)不高

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及及使用，社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保密性及安全系數(shù)較低。

（三）檔案信息管理人才缺乏

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門中缺少檔案管理知識(shí)熟練、信息化技術(shù)水平高的工作人員，各級(jí)政府也忽視了對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受阻。

三、推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的舉措

（一）建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制體制

建立起社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制，就需要?jiǎng)?chuàng)新完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在科學(xué)的制度管理下進(jìn)行管理，優(yōu)化整合資源，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。

（二）創(chuàng)新社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化的服務(wù)方式

要使這項(xiàng)工作順利進(jìn)行，就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，運(yùn)用社會(huì)保險(xiǎn)信息資源和的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息管理，啟用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能，能熟練應(yīng)用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進(jìn)行。

（四）健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全控制

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜，管理難度大，這就需要建立健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，可以快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護(hù)措施，保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。強(qiáng)化硬件防護(hù)技術(shù)，對(duì)電子檔案當(dāng)定期檢測(cè)和拷貝，避免人為失誤操作，防止數(shù)據(jù)丟失，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息安全。

（五）提高檔案信息資源利用率

現(xiàn)有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資源仍是以紙質(zhì)為主，在檔案信息化管理過程中，逐漸要對(duì)這類檔案進(jìn)行信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電檔案二次保存，整合信息資源，方便參保人員查詢和使用，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的利用率。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理作為社會(huì)保險(xiǎn)工作中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)健康發(fā)展所起的作用非常重要。信息化時(shí)代為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作帶來很大的便利，當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)也迫切需要社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作走向信息化、數(shù)字化。我們要從完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制、提高管理人員的技術(shù)水平、健全管理數(shù)據(jù)庫、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面著手，全力推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作信息化，助推我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展。

[1]劉秀紅.做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作之我見[J].勞動(dòng)保障世界(理論版)2010，(04)。

[2]尚芳.社保業(yè)務(wù)檔案管百年——專訪人力資源社會(huì)保障部社保中心負(fù)責(zé)人[J].中國(guó)社會(huì)保障，2009，(09)。