醫(yī)院檔案管理信息化建設

常新軍

（秦皇島市中醫(yī)醫(yī)院 河北 秦皇島 066000）

醫(yī)院檔案管理信息化建設

常新軍

（秦皇島市中醫(yī)醫(yī)院 河北 秦皇島 066000）

近幾年隨著全球信息化網(wǎng)絡的建設，醫(yī)療部門也逐漸以嶄新的姿態(tài)步入這個信息化的大潮。醫(yī)院檔案部門作為醫(yī)院信息的匯集地，建立獨有的信息管理系統(tǒng)就成了重中之重的第一要務。只有擁有了良好的檔案收集系統(tǒng)，才能使醫(yī)院管理更上一層樓，促進醫(yī)院整個行業(yè)的進步。本文為讀者揭示了信息化管理對檔案管理的意義，分析現(xiàn)狀的同時提出了對醫(yī)院檔案工作者的具體要求和建議。

醫(yī)院；檔案管理；信息化管理

隨著改革開放幾十年來，我國社會經(jīng)濟急速發(fā)展，已經(jīng)在多方面與國際社會接軌。縱觀國際社會，全球各行各業(yè)都進入了信息化的領域，作為高度依賴信息處理的醫(yī)療行業(yè)，更是必須迎頭趕上，重視起信息化建設的任務。

近年來，醫(yī)療改革在我國如火如荼的展開，隨著醫(yī)療形勢的變化，醫(yī)院信息化的作用也在醫(yī)改中越來越突出，來自各方面的反饋顯示，所有人都前所未有的重視起“信息化”這個隨處可見的熱詞。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要部分，這一集中處理信息的部門的高科技化，現(xiàn)代化的實現(xiàn)，更能推進醫(yī)院的發(fā)展前進，更能在未來的市場上，讓我們的醫(yī)院擁有強大的競爭力。

一、信息化建設對檔案管理行業(yè)的意義

（一）提升檔案收集工作效率

現(xiàn)代高科技信息化系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)人工收集檔案的費力費時且時常有誤的情況，不以紙張為主要載體，形成了多種媒體多種介質的信息化存儲情況。檔案管理工作不再被辦公室束縛，沒有了固定場所，能最大限度的存儲我們所需要的資料，為檔案管理工作帶來了極大的便利。以往由人工所完成的工作交給了更快更聰明的電腦，大大縮短了我們做同一件工作的時間，提升了檔案收集的工作效率。

（二）為檔案數(shù)據(jù)的利用提供便利

檔案的收集整理的目的就是在提取和利用。信息化使得醫(yī)院各部門人員可以隨時隨地，更方便的提取他們做需要的數(shù)據(jù)。為醫(yī)院的科研、臨床、管理提供最大保障。在信息系統(tǒng)的處理下，雜亂無章的檔案被有秩序有條理的分類，這就更利于查閱和分析醫(yī)院大數(shù)據(jù)。不僅能促進醫(yī)院信息化現(xiàn)代化這一方面的發(fā)展，更能實現(xiàn)醫(yī)院檔案的最大生命價值，促進檔案的開發(fā)和利用。其最有意義的價值還在于轉變了檔案管理工作由單一存儲到能開發(fā)利用其價值的錯誤現(xiàn)狀。

（三）促進醫(yī)院現(xiàn)代化建設

目前，國際上最大的趨勢就是各行各業(yè)的標準化和數(shù)字化，醫(yī)院檔案管理部門更是不能例外。例如電子病歷在全國范圍內的廣泛使用就很大程度的加快了醫(yī)院的現(xiàn)代化進程。檔案管理工作的信息化，為醫(yī)院管理信息化打下基礎，無論是人事檔案、病案、設備檔案還有基建檔案，一旦進入信息網(wǎng)絡，其價值便與之前截然不同，且難以估量。

二、當前行業(yè)現(xiàn)狀

（一）成就

撰文前，筆者查閱了多種實時資料和信息，尤其是在《中國醫(yī)院信息化發(fā)展研究》（白皮書)得知:全國絕大部分三級醫(yī)院已經(jīng)建立了醫(yī)院信息管理系統(tǒng)。所以醫(yī)院信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成為醫(yī)院管理業(yè)務運行中必不可少的基礎性設施。同時，大部分資料顯示，各地基層醫(yī)院，例如縣級醫(yī)院，的信息系統(tǒng)建設也在逐步深入。同時，隨著科技發(fā)展，醫(yī)院的信息系統(tǒng)想著更加高級，更實用的方向發(fā)展。檔案收集部門的平臺也在不斷升級，更多的精力都投入到開發(fā)利用檔案價值的方向中，在這一方面，我國醫(yī)療機構已經(jīng)有了不可忽視的顯著成就。

（二）不足

在我國的醫(yī)療機構，管理階層的管理重點往往愛放在績效、基礎工程方面。經(jīng)常忽視了醫(yī)院最根本的職能，在科研和臨床方面的投入比例不大。這在信息化建設一途中也有體現(xiàn)。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)更側重人員，財產(chǎn)方面，在臨床研究等學術方面應用較少，功能不健全。另外，由于中國國情、體制和政策等方面影響，醫(yī)院檔案部門本身不太受到重視，所以這一部門的信息化并不盡如人意。先進的技術不能及時引進，先進的理念不能被大多是人認同。發(fā)展規(guī)劃這項工作大部分被沒有專業(yè)知識的領導階層包攬，如何將檔案管理整體納入統(tǒng)一規(guī)劃中使我們所面臨的大問題。

三、檔案管理信息化建設建議手段

（一）建立全院信息一體化的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理是一個收集信息，處理信息和利用信息的過程，將全院的音譯都匯集一處，統(tǒng)一處理，才能更全面更合理的輸出有用信息。不會出現(xiàn)信息的分散和缺失，節(jié)約人力物力，跟共和更便捷的有效利用醫(yī)院的信息資源。醫(yī)院要提高信息技術規(guī)范化的重視程度，培養(yǎng)扶植相關技術的研究開發(fā)，建立檔案數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化信息處理手段。要努力提高檔案人員素質，拓寬他們的知識面，優(yōu)化其知識結構，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定堅實基礎。

（二）整合各部門資源，實現(xiàn)全院的配合與協(xié)調

以前傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)是與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)分開的一種管理體系，檔案管理在平時工作中都是以單打獨斗的姿態(tài)出現(xiàn)，獨立進行日常信息的收集保管加工，與其他部門缺乏必要的溝通和協(xié)調。經(jīng)常出現(xiàn)重復勞動的浪費資源情況。而且很多時候部門間或檔案管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的不交流經(jīng)常導致信息發(fā)生錯誤或疏漏，為醫(yī)院管理造成阻礙。

（三）醫(yī)院檔案資源豐富，門類復雜，既有相對獨立的病歷檔案，又有的人事、會計、科技、器械、文書等綜合檔案

這些檔案在形成和使用等環(huán)節(jié)上分屬于醫(yī)務、人事、財務、設備等不同的部門。所以有效整合相對復雜的各類檔案資源，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程中不得不面臨的實際問題。各部門協(xié)調配合，將檔案系統(tǒng)并入醫(yī)院系統(tǒng)中，更省資源的實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設的工程。

（四）深入調研，根據(jù)臨床需要建立更加便利的檔案調用搜索系統(tǒng)

檔案管理的目的不是為了收集而收集，而是為了利用它的潛在價值。檔案的價值就在于它為臨床方面的服務。醫(yī)院檔案管理工作要適應信息化發(fā)展的要求，必須牢固樹立以臨床工作為中心的意識，緊緊圍繞臨床工作需求來設計、開發(fā)和利用信息化檔案資源。

[1]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案. 2010(03)

[2]許劍波,姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設的現(xiàn)狀與對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生.2010(01)