在檔案管理工作中電子技術的作用

王艷秋

（肇州縣信息中心 黑龍江 肇州 166400）

在檔案管理工作中電子技術的作用

王艷秋

（肇州縣信息中心 黑龍江 肇州 166400）

計算機以及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使得我國當下的各個行業(yè)都在很大程度上發(fā)生了改變。在檔案管理領域，計算機的先進電子技術發(fā)揮的作用更是十分重要的。所以，研究檔案管理工作中電子信息的作用，能夠更好的促進檔案管理工作的發(fā)展。本文在此主要闡述了電力檔案的優(yōu)勢，并對如何加強電子技術在檔案管理中應用的策略進行了一定的探索，旨在為提高電子技術在檔案管理工作中的應用而提供一些有價值的參考意見。

電子信息網(wǎng)；電子文件；電子檔案

電子技術已經(jīng)在我們的生活、學習、工作中被廣泛的應用，并且已經(jīng)成為了我們生活中不可缺少的一個重要組成部分。隨著其應用的深入，電子技術逐漸的被應用在了檔案管理工作之中，并且其應用為檔案管理工作開辟了一條新的路徑，使得檔案管理工作更加方便、快捷、更加的符合時代發(fā)展的潮流。所以，在今后的檔案管理工作中，相關部門應該加強對電子技術的作用研究，并且在研究中逐漸將對電子技術的研究納入到檔案管理領域研究的一個重要課題之一，從而促進電子技術在檔案管理工作中發(fā)揮更大的效用。

1.電子技術在檔案管理中的作用

1.1 效率高，速度快

能快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

1.2 檔案信息得到有效利用，實現(xiàn)資源共享

可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務的總體水平。

1.3 促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全

相對以往紙制檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失。相對電子檔案，檔案人員不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權限瀏覽非涉密級文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。

1.4 有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足

所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案的管理方式是相通的。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

2.加強電子技術在檔案管理中應用的策略

由上述可知，電子技術在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應用等多個方面的工作都達到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網(wǎng)絡電子檔案信息系統(tǒng)，加強電子技術在檔案管理工作中的應用時十分有必要的。筆者在此對如何加強電子技術在檔案管理中應用的策略進行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領域更好的發(fā)展而獻計獻策。

2.1 完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網(wǎng)絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當?shù)膯栴}應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現(xiàn)一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現(xiàn)檔案信息的有效服務作為出發(fā)點，將如何實現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

2.2 要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據(jù)。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

2.3 運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。

2.4 提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡技術培訓工作。計算機網(wǎng)絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網(wǎng)絡培訓中需要進行計算機網(wǎng)絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術，提高檔案工作效率。

3.結語

綜上所述，檔案管理工作中電子技術對于檔案管理領域的發(fā)展有著不可忽視的重要作用。然而，電子技術是一項比較復雜的技術，同時電子技術與檔案管理的有效結合也是一個比較困難的工作，再加之我國檔案管理領域對于電子技術作用以及應用的研究并沒有達到一定的深度，因而不利于電子技術的應用發(fā)展。所以，在今后的檔案管理領域，要加強對電子技術的重視和研究，并且要從電子技術的多個方面，從檔案管理的多個角度進行分析，從而研究出更好、更有利于電子技術發(fā)揮其效用的方法和措施，促進檔案管理領域在更大幅度上的發(fā)展和進進步。

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