新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討

王靜倫

（肇州縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心 黑龍江 肇州 166400）

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討

王靜倫

（肇州縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心 黑龍江 肇州 166400）

在當下的社會中，檔案在各行各業(yè)的發(fā)展中都發(fā)揮著十分重要的作用。檔案不僅能夠提高真實可靠的資料，同時還是當下企事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)決策、員工考核的重要依據(jù)。然而，在當下的檔案管理工作中，其工作的方法明顯缺乏會規(guī)范性，在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。所以，在新形勢下，對于檔案管理工作規(guī)范化的研究是十分有必要的。本文主要闡述了規(guī)范檔案管理的重要性和必要性，分析了目前檔案管理存在的不足，并對新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施進行了一定的探索，旨在為提高檔案管理工作規(guī)范化水平的提高而提出一些有價值的參考意見。

新形勢；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理工作無論對于國家機關(guān)，還是對于企業(yè)單位來說都有著十分重要的影響。而目前，我國的檔案管理工作在很大程度上缺乏規(guī)范性。我國檔案管理領(lǐng)域雖然在檔案管理工作規(guī)范化方面進行了一定的研究，并且在研究的過程中取得了一定的成果。然而，隨著社會對檔案管理工作需求的不斷提高，現(xiàn)有的對檔案管理規(guī)范化的研究已經(jīng)不能滿足檔案管理發(fā)展的需求。因此，在今后的檔案管理領(lǐng)域中，要加強對工作規(guī)范化的研究，從而促進檔案管理工作效率的提升，以及質(zhì)量的提高。

1.規(guī)范檔案管理的重要性和必要性

1.1 規(guī)范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求

政治經(jīng)濟環(huán)境的巨大變化使得企業(yè)和其他單位在運營中的環(huán)境發(fā)生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應(yīng)其中的變化，將不利于企業(yè)或是其他單位的正常發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)或是其他單位發(fā)展的資料記錄，是企業(yè)等單位在發(fā)展過程中的道路選擇，記載著企業(yè)發(fā)展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價值。做好這一時期的檔案管理能夠使企業(yè)在檔案之中明確自己的發(fā)展方向，解決當前發(fā)展存在的問題，實現(xiàn)企業(yè)等單位的長遠發(fā)展。

1.2 規(guī)范檔案管理是各單位加強自身管理的體現(xiàn)

檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對企業(yè)而言，就是對企業(yè)的發(fā)展道路，發(fā)展中面臨的問題等進行整理、歸檔，使企業(yè)在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。同時，檔案管理也是企業(yè)進行企業(yè)文化創(chuàng)建的重要內(nèi)容，有利于企業(yè)樹立良好的形象。對于學(xué)校等單位而言，檔案是其教學(xué)經(jīng)驗或是績效考核的總結(jié)和依據(jù)，是單位日常運行的必要過程，規(guī)范對檔案的管理，能夠使教學(xué)工作更加高效，有利于學(xué)校加強對自身的管理。

1.3 檔案管理有助于企事業(yè)單位的長遠發(fā)展

企業(yè)管理是企業(yè)日常經(jīng)營中必須進行的活動，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，通過對企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗、基本資料等進行回顧和整理，可以總結(jié)出豐富的經(jīng)驗。檔案中的資料是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的精髓所在，是企事業(yè)發(fā)展進程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，檔案整理可以不斷總結(jié)以往的經(jīng)驗，對今后的發(fā)展做一個預(yù)期和規(guī)劃，從而有利于企事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

2.目前檔案管理存在的不足

長期以來，檔案管理的觀念落后，對檔案管理的重視不足，使得檔案管理人員認識不到管理工作的重要性，從而在工作中缺乏主動性、積極性、創(chuàng)造性，影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。傳統(tǒng)的檔案管理人員對工作缺乏熱情，重視度不足，并且從事檔案管理的人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，使得檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量無法保證，加之檔案管理人員流動性較大，影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。目前的檔案管理技術(shù)較為落后，設(shè)備設(shè)施陳舊，也嚴重影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。

3.新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施

由上述可知，規(guī)范檔案管理對于國家機關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展都有著十分重要的作用。然而，目前，我國的檔案管理領(lǐng)域卻在規(guī)范化這一方面存在著嚴重的不足。這些問題與不足的存在很大程度上阻礙了檔案管理工作所應(yīng)該發(fā)揮的作用。所以，在新形勢下，加強檔案管理規(guī)范化是十分有必要的。筆者在此對檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施進行了一定的研究，希望能夠為我國檔案管理工作規(guī)范化水平的提高而做出一些貢獻。

3.1 提高對檔案管理的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)要認識到檔案管理的價值和意義，從而擺正對檔案管理工作的態(tài)度，促進檔案管理規(guī)范化進程。

3.2 全面普查案卷

對于一些保存時間長、無標題、標題不規(guī)范、重份、組卷混亂、缺少卷內(nèi)目錄以及無查考價值的案卷進行清查，刪除無用的案卷，提高計算機錄入時的效率。

3.3 健全檔案管理規(guī)章制度

檔案管理工作規(guī)范化需要科學(xué)嚴謹?shù)囊?guī)章制度來保障，因此，制定責(zé)任明確的管理制度，如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，使各級部門充分重視檔案管理制度的完善工作。

3.4 積極引進信息化技術(shù)，利用計算機進行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動強度，節(jié)省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規(guī)范，便于查找。

3.5 將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對案卷基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的一些案卷，在全因目錄上直接進行分類標引，對于特殊形式的檔案則通過計算機程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。

3.6 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，并要求檔案管理人員積極主動提升自身素質(zhì)，在實踐中不斷自我總結(jié)完善，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

4.結(jié)語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的研究對于我國檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展有著不可忽視的重要作用。然而，檔案管理要想向著規(guī)范化的方向發(fā)展，涉及的方面還有很多，同時每一個方面都比較復(fù)雜，再加之我國檔案管理領(lǐng)域?qū)τ谝?guī)范化的研究還沒有達到一定的深度和廣度，因而不利于檔案管理工作的進步。所以，在今后的檔案管理領(lǐng)域中，要加強對其工作規(guī)范化的研究，并且要從檔案管理的多個角度，從工作規(guī)范化的多個方面進行研究，從而研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規(guī)范化方向發(fā)展的方法和措施。

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