淺析如何做好基層企業(yè)檔案編研與利用工作

石月梅

（江濱農(nóng)場(chǎng)機(jī)關(guān)綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

淺析如何做好基層企業(yè)檔案編研與利用工作

石月梅

（江濱農(nóng)場(chǎng)機(jī)關(guān)綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

檔案編研利用工作是以研究檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，以滿足社會(huì)利用檔案為目的，在對(duì)檔案材料進(jìn)行深入研究的基礎(chǔ)上再次加工，其實(shí)質(zhì)就是把一系列原始的、靜態(tài)的、零散的檔案信息條理化、系統(tǒng)化、濃縮化、優(yōu)質(zhì)化的工作。如何做好基層企業(yè)檔案的編研與開(kāi)發(fā)利用工作，發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用，更好地服務(wù)于企業(yè)以及全社會(huì)，是企業(yè)檔案部門亟待解決的問(wèn)題，筆者現(xiàn)就如何做好基層企業(yè)單位的檔案編研與利用工作談點(diǎn)自己的看法。

基層企業(yè)；檔案編研；利用工作

一、拓展企業(yè)檔案編研與利用的途徑

檔案編研是檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)利用的重要手段，是將靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過(guò)程。編研工作的出發(fā)點(diǎn)應(yīng)該是選題貼近單位的工作中心、貼近職工生活、有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)，達(dá)到編研成果利用效率最大化。

1、豐富室藏，擴(kuò)充信息。企業(yè)檔案編研工作開(kāi)展的好壞取決于檔案資源建設(shè)。編研及選題的材料均應(yīng)以立足于室藏檔案為主要來(lái)源，兼顧客觀形勢(shì)及利用者的需要，去挖掘利用潛在有價(jià)值的檔案信息資料。正因?yàn)闄n案資源管理建設(shè)在檔案編研工作中具有的基礎(chǔ)性地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚集基層企業(yè)單位的重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的收集、整理工作，不斷豐富檔案編研的素材，擴(kuò)大檔案編研的范圍。

2、搞好利用、強(qiáng)化服務(wù)。隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步深入，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索就可以使得檔案具備真正意義的資源共享，檔案編研成果的材料來(lái)源也可以不局限于檔案材料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)搜索相關(guān)信息，使編研工作在更多信息的反饋下，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)所需，做到編研目的明確、服務(wù)社會(huì)實(shí)際，從而變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。檔案編研水平的高低主要取決于工作人員的素質(zhì)與結(jié)構(gòu)，而編研工作的效用最大化則是編研人員素質(zhì)和修養(yǎng)的整體反映。從檔案編研工作的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)看，人員自身的思想政治素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平、工作能力是決定此項(xiàng)工作水平和質(zhì)量的關(guān)鍵。

二、基層企業(yè)檔案編研工作遵循的原則

基層企業(yè)檔案編研工作是在對(duì)基層單位檔案室藏內(nèi)容進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，按一定的專題對(duì)檔案原件進(jìn)行摘錄、加工和編撰。因此應(yīng)遵循以下原則：

1、突出主題適應(yīng)需要的原則?；鶎悠髽I(yè)檔案編研應(yīng)圍繞滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，有重點(diǎn)地進(jìn)行選題。企業(yè)檔案編研工作不同于專門的學(xué)術(shù)研究和著書(shū)立說(shuō)，而是以編研為手段，發(fā)揮企業(yè)檔案史料的優(yōu)勢(shì)，配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的中心工作，確定具有現(xiàn)實(shí)意義的專題，查選檔案材料，研究分析，整理匯編，滿足企業(yè)各部門利用檔案的需求。

2、廣泛選材實(shí)事求是的原則。基層企業(yè)檔案室藏檔案是編研材料的主要來(lái)源。因此，確定選題時(shí)一是以企業(yè)檔案室的各類檔案為基礎(chǔ)，最大限度地選材。二是在檔案不全的情況下，要通過(guò)對(duì)相關(guān)單位和部門檔案史料的查找，掌握全面、豐富、準(zhǔn)確的材料，反映某一歷史階段或過(guò)程的全貌。

3、保證質(zhì)量忠于原文的原則。基層企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的成果，反映的是企業(yè)歷史的客觀存在。檔案人員的責(zé)任就是通過(guò)編研加工真實(shí)的史料，維護(hù)歷史的本來(lái)面目。因此，編研過(guò)程中要在忠實(shí)原文的基礎(chǔ)上，認(rèn)真研究，對(duì)原文進(jìn)行考證、糾錯(cuò)，并以一定的方式加以說(shuō)明，這樣才能使編研材料準(zhǔn)確可靠、有憑有據(jù)，從而編出高質(zhì)量的編研產(chǎn)品。

三、做好基層企業(yè)檔案編研與利用工作注意的問(wèn)題

企業(yè)檔案編研工作要根據(jù)本單位的特點(diǎn)和實(shí)際需要，緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的中心工作，采取多種形式，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源。筆者認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)做好以下三方面的工作。

1、搞好業(yè)務(wù)工作夯實(shí)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)。企業(yè)檔案種類繁多，形式各異，要保證企業(yè)檔案工作健康發(fā)展，就必須建立切合實(shí)際的企業(yè)檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范管理。首先完善各項(xiàng)管理制度，使檔案管理人員在日常工作中有章可循、有據(jù)可依。其次要提高檔案案卷的整理標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。再次要從細(xì)處著手，明確檔案資料的收集、整理的內(nèi)容與質(zhì)量要求，對(duì)于檔案材料的組卷方法要有明確、細(xì)致的要求，對(duì)于案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面要有詳細(xì)的規(guī)定等。

2、處理好企業(yè)檔案保密和利用的關(guān)系。企業(yè)檔案編研工作是一項(xiàng)政治性、科學(xué)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。在編研工作中，要處理好檔案保密和利用的關(guān)系，既要注重開(kāi)發(fā)利用，又要注重保守國(guó)家和企業(yè)的技術(shù)和商業(yè)秘密；既不能因?yàn)楸Ｃ芏鴮n案永遠(yuǎn)封存起來(lái)，也不能為了利用檔案而失密。檔案利用工作應(yīng)以方便快捷為目標(biāo)，同時(shí)也不能只圖利用的一時(shí)便利而忽視保密工作。利用與保密工作二者相輔相成、不可偏頗，只有這樣才能提高編研材料的利用價(jià)值又不失密。

3、提高檔案人員的編研水平?；鶎悠髽I(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)在一定程度上決定了檔案編研工作的水平。首先，應(yīng)大力宣傳檔案編研工作的重要意義以及所取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，強(qiáng)化和提高企業(yè)各部門對(duì)開(kāi)發(fā)檔案信息和開(kāi)展檔案編研工作的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)造有利于檔案編研人員成長(zhǎng)的外部環(huán)境。其次，企業(yè)應(yīng)支持和鼓勵(lì)檔案人員參加由檔案行政管理部門開(kāi)辦的一些較高層次的檔案編研理論培訓(xùn)班，培養(yǎng)一批素質(zhì)較高的檔案編研人才。再次，檔案人員要加強(qiáng)自身文化素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，積極參與檔案編研工作，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、探索、創(chuàng)新，使檔案編研工作更有效地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

隨著檔案資源信息化建設(shè)的快速發(fā)展，我們應(yīng)準(zhǔn)確把握企業(yè)改革帶給檔案編研工作的機(jī)遇，認(rèn)清未來(lái)檔案編研工作的大方向，及時(shí)調(diào)整檔案編研觀念，提高檔案編研工作的質(zhì)量和效能。檔案編研利用工作對(duì)于整個(gè)檔案開(kāi)發(fā)利用來(lái)說(shuō)，具有擴(kuò)充檔案信息、濃縮檔案信息、傳播檔案信息的功能屬性，是檔案開(kāi)發(fā)利用工作的一種最有效、最便捷的形式。