加強(qiáng)廣電檔案管理信息化的探討

方惠華

摘 要：主要針對加強(qiáng)廣電檔案管理信息化展開了探討，在系統(tǒng)分析廣電檔案管理信息化各方面要點(diǎn)的基礎(chǔ)上，給出了四點(diǎn)有效的加強(qiáng)對策，以期提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；軟硬件配備；數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.10.048

廣播電視作為宣傳黨和國家重要方針政策的媒體，必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷優(yōu)化檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。為此，我們要加強(qiáng)廣電檔案管理的信息化。但是加強(qiáng)廣電檔案的管理信息化是一個龐大的工程，所以我們需要采取有效的對策實(shí)現(xiàn)對廣電檔案管理的信息化，并最終促進(jìn)檔案管理信息化水平的不斷提升。

1 建立規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

提升廣播電視臺檔案管理信息化水平，首先要建立規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，即機(jī)制規(guī)范有序，制度合理完善，是檔案管理信息化的重要保證?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》將信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，強(qiáng)調(diào)了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)，制定了檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一了檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，是衡量管理檔案工作效率的標(biāo)尺，如果缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，廣播電視臺檔案資源數(shù)據(jù)庫將無法正常建立信息資源，各相關(guān)部門也沒有統(tǒng)一的指標(biāo)作為指導(dǎo)去管理，自成體系，各自規(guī)范，檔案信息化管理無法有效進(jìn)行。在規(guī)范管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理下，各種信息資源作為檔案管理信息化的依據(jù)，才能充分發(fā)揮一致的邏輯關(guān)系，在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)中連接各數(shù)據(jù)庫，保障各數(shù)據(jù)庫之間相互依存的邏輯關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2 配備現(xiàn)代化設(shè)備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在檔案信息化管理的進(jìn)程中，要把信息化建設(shè)納入到廣播電視臺的總體規(guī)劃，重視軟硬件設(shè)備的配備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。要切實(shí)提高廣播電視臺檔案管理工作的信息化水平，需大力應(yīng)用檔案管理的硬件與軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案傳輸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、資源共享化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)是信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，在檔案資源文件的管理工作中，應(yīng)充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)對各種資源進(jìn)行接收、整理、保存、查找、借閱、歸還、辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的檔案文件，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段提高檔案歸檔利用和管理工作的效率。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，當(dāng)前廣播電視臺基本都配備了現(xiàn)代化的設(shè)備，例如電子計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、相機(jī)等，軟件方面均具備一些檔案資源管理軟件，輔助收集、保存、開發(fā)和利用檔案資源。這些基本的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是廣播電視臺的檔案信息化的建設(shè)保障，是信息化管理的基礎(chǔ)。與此同時，檔案資源管理工作信息化水平的提高，需廣播電視臺各部門的協(xié)調(diào)合作，以防檔案數(shù)據(jù)不兼容問題的出現(xiàn)，保證各數(shù)據(jù)庫有效連接。為此，各部門應(yīng)配備統(tǒng)一的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以規(guī)范、一致的信息化手段消除檔案信息化管理過程中的障礙。廣播電視臺需具備統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備，運(yùn)用專業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)，并充分利用這些現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)全文存儲、字符識別、自動編目檢索、自動轉(zhuǎn)化、上傳下載、計算機(jī)輔助立卷以及檔案自動標(biāo)引的檔案一體化管理。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)規(guī)范廣播電視臺內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的連接，充分使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高臺內(nèi)遠(yuǎn)程歸檔的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化。建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案工作提升信息化水平提供了有利、充足的條件，促使了廣播電視臺檔案資源管理信息化的進(jìn)步。

3 建設(shè)檔案信息資源，開展檔案信息服務(wù)

伴隨著社會信息化的深入，廣播電視臺檔案管理信息資源備受關(guān)注，人們越來越需要一些全面的、系統(tǒng)的、加工過的檔案信息服務(wù)，這離不開電子檔案的優(yōu)化，電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有體積輕巧、高密度貯存、傳遞速度快、易復(fù)制和使用壽命長等特點(diǎn)，是檔案信息資源建設(shè)的核心部分。檔案資源的信息化載體主要以機(jī)讀形式或資料紙質(zhì)為對象，借助信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行搜集、篩選、管理，使之成為二次信息供人們使用。加強(qiáng)電子檔案資料的歸檔工作，充分利用電腦、掃描儀等先進(jìn)技術(shù)手段把紙質(zhì)轉(zhuǎn)為數(shù)字化資源，建立全文數(shù)據(jù)庫，保證電子檔案的齊全、有效，以便于查找利用。

加強(qiáng)檔案電子文件的管理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略，做好檔案資源歸檔電子文件的技術(shù)處理；深入現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，歸檔新型文件材料，對產(chǎn)業(yè)的大量電子文件進(jìn)行接收、加工、存儲；注重對檔案電子資源文件的保護(hù)，嚴(yán)格遵從檔案原始信息，恰當(dāng)把握文件信息加工組合的來龍去脈，充分利用先進(jìn)技術(shù)手段處理，可以將重要檔案資源更改為只讀性文件，以區(qū)分和保護(hù)電子檔案的原始信息，保障檔案的可靠性。

加強(qiáng)廣播電視臺的檔案資源的信息建設(shè)，做好檔案電子資源的保存工作很有必要，例如廣播電視臺工作中產(chǎn)生的音頻、視頻資料等電子檔案，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）的要求，需錄制規(guī)范化，存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化，對音頻、視頻資料電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，保證聲像檔案的原真性。電子檔案通常以化學(xué)磁性材料為載體被保存，以無接觸式讀出信息，幾乎無磨損。介質(zhì)層上記錄著電子檔案的信息，被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不受磁場、灰塵、水分的影響。保存電子檔案的同時，為了防止電子檔案信息的損失，需要定期復(fù)制與備份，特別是長久保存的檔案，更應(yīng)重視。加強(qiáng)檔案資源的信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為廣播電視臺的重要信息資源納入辦公的總體格局中，逐步構(gòu)建臺內(nèi)檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，并充分利用檔案網(wǎng)站，宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢與共享。

4 培養(yǎng)檔案管理人員和信息化人才

在一定程度上來說，廣播電視臺檔案管理人員的綜合能力直接影響著檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。要提升檔案管理信息化水平，就必須重視對檔案管理人員的培養(yǎng)。當(dāng)前，廣播電視臺檔案管理中一些人員技術(shù)水平不高，工作方法陳舊，進(jìn)步緩慢，不能正確使用檔案信息系統(tǒng)，不能很好地發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的優(yōu)勢。提升廣播電視臺的檔案資源管理的信息化水平，對檔案管理人員的思想意識、專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)都有較高的要求。檔案管理人員要有較高的知識層次，能夠熟練應(yīng)用相關(guān)先進(jìn)技術(shù)，掌握管理的基本技能、計算機(jī)操作技能，擁有獲取信息、判斷信息、加工信息的能力?？傮w來說，檔案管理人員是要具備檔案業(yè)務(wù)知識和信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才。

檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，保持高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真，以求效率發(fā)展，努力創(chuàng)造業(yè)績，全心全意做好廣播電視臺的檔案信息服務(wù)。管理人員不僅要熟悉信息化工作的特征和檔案資源的全程規(guī)范管理，而且要熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全知識和軟件系統(tǒng)，保障檔案完整，確保檔案信息安全。管理人員應(yīng)立足檔案本職工作，積極參與廣播電視臺的信息化管理培訓(xùn)，不斷努力更新知識，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理的具體工作中，注重對檔案資源的收集、整理、保管、開發(fā)和利用。

優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，開發(fā)人力資源，注重信息化人才的引進(jìn)，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，鼓勵自學(xué)成才，崗位練兵，以用促學(xué)，培養(yǎng)一批掌握信息技術(shù)、熟悉檔案管理的復(fù)合型信息化人才。

5 結(jié)束語

廣播電視是宣傳黨和國家重要政治方針政策的主要媒介，因此必須加強(qiáng)對廣播電視檔案管理的信息化建設(shè)。加強(qiáng)廣播電視檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以提高廣播電視的質(zhì)量，有利于其長遠(yuǎn)發(fā)展，還能取得良好的經(jīng)濟(jì)和社會效益。

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〔編輯：王霞〕