淺析我館的圖書清點(diǎn)工作

趙靜

【摘 要】本文通過聯(lián)系工作實(shí)踐，介紹了圖書清點(diǎn)工作的步驟和具體做法，并對結(jié)果進(jìn)行了分析與思考。論述了圖書館圖書清點(diǎn)的重要性及意義。

【關(guān)鍵詞】圖書清點(diǎn)；數(shù)據(jù)庫；圖書館

二零零三年我館搬入了我校十三層高的主樓，并在搬入新館的同時開始建設(shè)我館的圖書數(shù)據(jù)庫，逐步走向用計(jì)算機(jī)管理圖書的規(guī)范管理。為此圖書館開始了建館以來規(guī)模宏大涉及面廣、內(nèi)容極具專業(yè)性的人一項(xiàng)浩大工程——圖書清點(diǎn)。

一、圖書清點(diǎn)的重要性

圖書清點(diǎn)是圖書收藏管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)。通過清點(diǎn)一：可以準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)圖書入藏、注銷和實(shí)存的數(shù)量，徹底摸清圖書館的圖書全面狀況；二、可以檢查館藏圖書的完整程度，找出圖書損失的原因，發(fā)現(xiàn)采購、分編、典藏、流通等工作中存在的問題，徹底解決歷史遺留的各種數(shù)據(jù)錯誤問題，規(guī)范圖書數(shù)據(jù)庫。三、保證讀者成功查找到想要的圖書，降低拒借率。結(jié)合我館情況，在實(shí)行借閱合一前，進(jìn)行的圖書清點(diǎn)只是數(shù)量上的清點(diǎn)。現(xiàn)在可以利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行較為全面的清點(diǎn)，這樣可以全面掌握現(xiàn)有館藏實(shí)際情況如：館藏地是否正確、圖書的狀態(tài)是否相符、每一本書丟失與否等具體信息。

二、圖書清點(diǎn)的準(zhǔn)備工作。

1.制定清點(diǎn)方案和計(jì)劃：根據(jù)我館的實(shí)際情況，清點(diǎn)小組決定以分類目錄為依據(jù)、分庫、分室、按架對館內(nèi)圖書進(jìn)行清點(diǎn)。

2.確定清點(diǎn)的依據(jù)：條形碼是每一本書的“身份證號碼”，每書一碼，每碼都有其對應(yīng)的信息，因此，條形碼成為計(jì)算機(jī)借閱的核心，成為清點(diǎn)圖書的最好檢索點(diǎn)可作為現(xiàn)代圖書清點(diǎn)的依據(jù)。

3.確定最佳清點(diǎn)時間：針對高校圖書館藏書量大、流通量大的特點(diǎn)，我館將清查時間定在寒假期間。這時讀者量小，也不存在新書上架的問題，圖書處在一個相對穩(wěn)定的狀態(tài)，借走的圖書可以從我館使用的匯文系統(tǒng)中調(diào)出。

4.人員的安排：為了在短時間內(nèi)更快更好地完成這次清點(diǎn)工作，館領(lǐng)導(dǎo)成立了由技術(shù)信息部、編目部和讀者工作部組成了清點(diǎn)小組，并啟用未離校的勤工儉學(xué)學(xué)生，共同完成這次清點(diǎn)。

5.準(zhǔn)備好清點(diǎn)的必要工具：技術(shù)信息部的工作人員在需清點(diǎn)的閱覽室里加裝了八臺電腦備用，每臺電腦配備有掃碼槍和兩輛書車。

三、圖書清點(diǎn)的進(jìn)行

1.明確責(zé)任，分工負(fù)責(zé)，統(tǒng)一安排

根據(jù)工作的需要，清點(diǎn)小組確定了兩個大組的負(fù)責(zé)人，他們負(fù)責(zé)任務(wù)分派、質(zhì)量監(jiān)控和進(jìn)度控制。并為每一小組的清點(diǎn)人員分配一個“工號”和“密碼”要求按工號進(jìn)入。從而保證了清點(diǎn)的質(zhì)量。同時清點(diǎn)小組給每個庫室的每一排書架分配一個代碼。

2.清點(diǎn)工作正式展開

每兩人組成的一個小組，一人負(fù)責(zé)圖書的下架和上架。另一人負(fù)責(zé)把條形碼掃入電腦中以書架為編號設(shè)置的文檔中。負(fù)責(zé)掃碼的人員還要注意在掃碼的過程中不能將書車上擺放的書順序弄亂。這樣就方便了圖書按原有順序上架。

3.條形碼采集過程中存在的問題及解決方法。

在采集條形碼的過程中會遇到無條形碼或有的條碼已磨損嚴(yán)重采集不上的情況，對于這部分圖書要單獨(dú)放置并歸集到一起送至編目部進(jìn)行更換條碼，而對于過于破損的書籍可留出來統(tǒng)一送交采編進(jìn)行剔舊處理。

四、清點(diǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)及處理

1.清點(diǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)及發(fā)現(xiàn)的問題

當(dāng)每一庫室的條形碼采集完畢時，經(jīng)過對比發(fā)現(xiàn)存在以下情況：（1）數(shù)據(jù)庫中顯示應(yīng)在館而掃碼的文檔中沒有。（2）掃碼文檔中有條形碼而數(shù)據(jù)庫中沒有其數(shù)據(jù)。

2.問題的解決：針對第一種情況，清點(diǎn)小組決定將這些未掃到而應(yīng)在館的圖書打出清單，再安排人員按清單所列在各庫室中對每一本未清點(diǎn)到的圖書重新查找。針對第二種情況：由于在數(shù)據(jù)采集時并不知哪一冊書在數(shù)據(jù)庫中無數(shù)據(jù)。要對這部分書進(jìn)行數(shù)據(jù)補(bǔ)錄，只能根據(jù)采集數(shù)據(jù)時的原始記錄確定該冊書在哪一書架中，再進(jìn)行查找。

3.對數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果的分析

（1）數(shù)據(jù)庫存在問題的分析：通過這次圖書清點(diǎn)，我們發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫中存在許多問題：即有圖書館的工作人員也有學(xué)生，各人的工作能力、責(zé)任心有很大差別。（2）對丟失圖書的分析：一是讀者竊書。二是正常丟失。如讀者丟失并已賠償?shù)膱D書沒有進(jìn)行處理。還有一種情況不容忽視，即部分圖書被讀者借出后長期不還，有的讀者已離開我校，有的已經(jīng)亡故。

五、清點(diǎn)工作總結(jié)

通過這次圖書清點(diǎn)，對過去因各種原因已經(jīng)丟失的圖書進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)并打印出詳細(xì)的記錄，匯文系統(tǒng)對這些圖書進(jìn)行了丟失處理。而針對無數(shù)據(jù)記錄的圖書，由于時間人力有限，我們只對一小部分圖書進(jìn)行了數(shù)據(jù)補(bǔ)錄，使其能正常流通。對館藏地點(diǎn)錯誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行了更正。而在清點(diǎn)的同時，對全部館藏進(jìn)行了整理。對一些留藏、或遺落的圖書進(jìn)行了清理。這些長期遺留問題的解決，使我館的圖書數(shù)據(jù)更貼近藏書的實(shí)際情況。清點(diǎn)工作雖然取得了喜人的成績，但這次清點(diǎn)還是存在一些不足：如無數(shù)據(jù)記錄的圖書沒能全部進(jìn)行數(shù)據(jù)補(bǔ)錄。日常管理中發(fā)現(xiàn)的同書異號、同號異書的情況及部分圖書數(shù)據(jù)存在錯亂現(xiàn)象，在清點(diǎn)的過程中沒能繼續(xù)改正。這將是我們下一次清點(diǎn)工作的源動力，是下次清點(diǎn)工作須解決的一個難題。

六、對今后工作的建議：

1.加強(qiáng)對學(xué)生的教育工作，盡量減少竊書現(xiàn)象。

2.加強(qiáng)圖書數(shù)據(jù)的管理、完善圖書數(shù)據(jù)庫

3.圖書清點(diǎn)工作的重要性及對今后清點(diǎn)工作的建議

清點(diǎn)工作是館藏建設(shè)的重要組成部分。應(yīng)作為一項(xiàng)長期的、有計(jì)劃、有步驟統(tǒng)籌安排的基礎(chǔ)工作。需調(diào)動各部門的積極性，相互協(xié)作、相互配合。相信有了這一次圖書清點(diǎn)工作的經(jīng)驗(yàn)，我們下一次的清點(diǎn)工作會取得更好的成績。