論檔案管理信息化建設(shè)

韓振閣

【摘 要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用廣泛，檔案管理的信息化建設(shè)也迫在眉睫，本文通過對影響我國檔案管理信息化進(jìn)程的問題進(jìn)行了論述分析，提出了相應(yīng)的加快檔案管理信息化進(jìn)程的措施，期對相應(yīng)的研究提供幫助。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；意義；問題；措施

引言

隨著全球化以及信息化的加快以及信息技術(shù)的創(chuàng)新給我們的工作生活帶來了很大的便利，也讓我們的工作方式改變，生活的效率提高。也因此，檔案管理的趨勢也逐漸向信息化邁進(jìn)，大力推動檔案管理信息化的進(jìn)程，加重檔案管理部門的管理也成為理所當(dāng)然。不過我國因?yàn)樵跈n案管理方面起步晚，經(jīng)歷時(shí)間短，比發(fā)達(dá)國家的差距還很多，只有加強(qiáng)自我的完善和不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)國家的管理方法并自我創(chuàng)新，才能使我國的檔案管理信息化進(jìn)程穩(wěn)步向前。

一、檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵

檔案的信息化的建設(shè)的概念：利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描的技術(shù)等手段，將聲像的、紙質(zhì)的文件等介質(zhì)文件和電子檔案，系統(tǒng)的組成有序的檔案信息管理庫。該信息庫主要有五個(gè)方面：基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)以及人才隊(duì)伍的建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理信息化的同時(shí)，必須要遵循歸檔雙軌制、文檔一體化以及確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。文檔的一體化，就是把檔案的信息化建設(shè)放入到辦公自動化中融為一體。按照我國檔案局的要求，電子文件要與紙質(zhì)文件一并歸檔。目前電子文檔已經(jīng)在日常生活中應(yīng)用，但是其法律憑證以及作用還沒能取代紙質(zhì)文件。因此，很長時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會并存。

檔案管理信息化主要有個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）加速檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高各級各類檔案館的應(yīng)用程度，提高檔案管理信息化水平。

（二）數(shù)字檔案信息的資源建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)字的檔案目錄和目錄中心建設(shè)、推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、開展電子文件歸檔管理。

（三）檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要包括管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍的建設(shè)，著力打造一批對檔案業(yè)務(wù)熟悉，又能完全掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的綜合型人才。

（五）逐步完善檔案管理信息化的安全保障體系，建立檔案信息安全保障的體系框架，逐步完善信息安全的管理體制，保證信息不外露。加強(qiáng)對電子文檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文檔的真實(shí)性和安全性。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有利于加強(qiáng)人事化現(xiàn)代的管理

目前我國正處在信息時(shí)代，隨著信息資源急劇的增加和信息資源的價(jià)值日益顯現(xiàn)，對現(xiàn)代化人事的檔案管理要求逐漸增加。也為此，提高人事檔案的工作效率成為了必須，要順應(yīng)時(shí)代潮流，實(shí)現(xiàn)檔案管理由實(shí)體化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。

（二）對人事檔案信息資源的共享有利

在目前信息化的時(shí)代，信息資源已經(jīng)成為了戰(zhàn)略資源，在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中是不可缺少的一部分，所以加強(qiáng)人事檔案管理的信息化對于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，為代化建設(shè)工作服務(wù)等方面都非常的有利。可以直接或間接地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的繁榮，為中華民族的復(fù)興打下良好的基礎(chǔ)。

（三）查閱人事信息方便化

人事檔案管理信息化建設(shè)的的本身就是為了使人事檔案信息資源易于被查找到。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及人事資料和紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行的收集、整理還有加工來實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，使人們在對人事檔案信息的查閱方面發(fā)揮其重要價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案資源的有效利用

人事檔案存在的目的和意義是為了工作更加的方便，查閱更加便捷。因此開發(fā)和建設(shè)立體化、多層次、全方位的人事檔案資源的管理模式，從而滿足人們對檔案工作的需求。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，一種全新的人事檔案管理模式，使得檔案信息資源的開發(fā)和利用效率增加，為社會進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。

三、檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及困難

（1）存在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一問題。由于標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)和格式方面的存儲不以至，這就需要有關(guān)的政策、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡快出臺并逐漸完善。目前國內(nèi)的檔案管理信息化在檔案管理軟件的通用性以及適用性等方面存在著很大的不足。計(jì)算機(jī)和其外設(shè)型號各異，檔次不一，硬件環(huán)境不統(tǒng)一規(guī)范。因此檔案的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)也沒有完善、統(tǒng)一。這些方面都直接制約著檔案信息交流的范圍影響檔案管理信息化建設(shè)步伐。

（2）隨著技術(shù)進(jìn)步，隨著在檔案管理的信息化建設(shè)中的新信息吸收、新技術(shù)利用，比如身份認(rèn)定、信息隱蔽、智能檢索、數(shù)字水印、操作跟蹤、電子簽章、信息加密等，這就要不斷更新軟件。另外，由于電腦病毒、黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，就會導(dǎo)致電子檔案特別是一些高機(jī)密的檔案極易被他人竊取、修改甚至偽造，這是檔案管理面臨的重大問題。

（3）數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。由于缺乏完善的規(guī)范，使得現(xiàn)在的信息不全面、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，無法達(dá)到精準(zhǔn)信息查詢和智能檢索需求。

（4）專業(yè)性技術(shù)人員缺失問題。任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段離開了專業(yè)性人員久等如同空談?，F(xiàn)階段由于缺乏計(jì)算機(jī)和檔案管理均的精通人員，使得系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航的復(fù)合型人才極度匱乏，為信息化進(jìn)程帶來了阻礙。

四、加快檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）要加大檔案信息資源的整合

檔案資源的建設(shè)就是使檔案工作在信息社會中發(fā)揮其優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔資源共享。檔案資源應(yīng)該能反映社會宏觀，也能反映社會微觀生活。既可以反映社會集體的記憶，又能夠反映社會個(gè)體的發(fā)展?fàn)顩r。檔案資源的整合需要在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案工作體制下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案資源的有效配置，適應(yīng)檔案資源的共享。檔案資源的整合的途徑在于整理與組合。整理不僅指的是檔案基礎(chǔ)性整理，而且包括檔案的研究性整理。而組合則是根據(jù)整合的目標(biāo)，采取法律、技術(shù)、行政、輿論等各方面的措施來使國家檔案資源在結(jié)構(gòu)上更加合理、在配置上更加優(yōu)化。

檔案管理涉及數(shù)據(jù)資源整合、物理資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合。數(shù)據(jù)資源的整合是將各個(gè)分散的、獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)整合，形成完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。物理資源的整合，是將已有的各類檔案資源進(jìn)行綜合利用。應(yīng)用系統(tǒng)的整合是指構(gòu)建基礎(chǔ)的框架等，從而將不同時(shí)期、不同技術(shù)建立的系統(tǒng)整合成一個(gè)整體。整合結(jié)果就是為了為社會提供一個(gè)行業(yè)協(xié)作、資源共享平臺。

（二）改變觀念，加大宣傳

首先，要大力宣傳檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而使檔案管理為信息化建設(shè)提供服務(wù)成為一種常態(tài)。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理信息化工作，檔案工作人員也要主動積極地反映檔案管理信息化建設(shè)的問題，把檔案管理工作納入到政府或者檔案管理部門的發(fā)展規(guī)劃。增強(qiáng)大眾的檔案意識，利用各種各樣的方式和途徑進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力。其次，要切實(shí)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配置計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息采集設(shè)備。遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則選擇符合檔案部門實(shí)際工作需要的檔案管理軟件，建起網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；保證網(wǎng)絡(luò)支持，以滿足信息化建設(shè)的需要。

（三）要引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

在我國的檔案管理信息化過程中，一直有“檔案管理不需要很高的專業(yè)素養(yǎng)”的認(rèn)識誤區(qū)。目前在基層工作檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)已經(jīng)難于適應(yīng)信息化發(fā)展的需求。從學(xué)歷上看，成人教育大專學(xué)歷的居多，大專院校畢業(yè)的大專以上學(xué)歷的人員相當(dāng)少，這很顯然對檔案管理信息化、現(xiàn)代化工作的開展不利。要改變這種狀況，就需要采取各種措施改善隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)或培養(yǎng)專業(yè)性人才。

（四）加大投入、增配軟、硬件設(shè)施

要投入一定的財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級檔案部門的財(cái)力來源于各級政府。只有相關(guān)部門相互協(xié)商溝通，在政策、等各方面給檔案管理部門提供方便，創(chuàng)造條件，才能夠加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（五）要提高人事檔案管理工作的服務(wù)

進(jìn)行人事檔案管理的最終目的是為了滿足人們對檔案信息資料的需要，因此必須要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這就需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，滿足人們歲人事檔案信息的各種需求，提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。

（六）保證人事檔案信息的安全

在人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享就必須注重檔案信息的安全問題，避免因?yàn)闄n案信息的泄漏帶來嚴(yán)重的后果。這就要求檔案管理部門采取謹(jǐn)慎的安全保護(hù)措施，做到嚴(yán)格執(zhí)法，確保人事檔案信息的真實(shí)性。還有，要提高檔案管理人員的管理能力、政治素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)操作水平等，及時(shí)對人事檔案信息進(jìn)行備份，明確檔案信息數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，做到嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的安全的多重保護(hù)。

結(jié)語

總之，檔案管理信息化的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，需要政府各部門相互協(xié)調(diào)，各部門從思想、戰(zhàn)略等各個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行對檔案管理信息化的審視，改變對檔案管理不正確的看法。發(fā)揮檔案管理部門的自身優(yōu)勢，逐步完善各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才，改變觀念，提高其自身的服務(wù)水平，從而加快檔案管理信息化的進(jìn)程，為社會進(jìn)步做貢獻(xiàn)。

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