企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

摘要：在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，檔案數(shù)字化管理已成為趨勢(shì)。企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)浩大的工程，又是一項(xiàng)利于企業(yè)發(fā)展的核心工程，把檔案系統(tǒng)作為企業(yè)的信息中心，共享平臺(tái)，交流窗口，將為企業(yè)帶來(lái)生機(jī)的活力，將大大提升檔案的服務(wù)質(zhì)量，帶動(dòng)企業(yè)和諧健康穩(wěn)步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;大數(shù)據(jù);交流;平臺(tái)

如今我國(guó)的“大數(shù)據(jù)”時(shí)代來(lái)臨，中國(guó)經(jīng)歷了二十多年的計(jì)算機(jī)迅速發(fā)展，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)都不是問(wèn)題了，所以對(duì)于一個(gè)規(guī)模的企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理數(shù)字化已成必然趨勢(shì)。

一、什么是檔案的數(shù)字化

（一）檔案數(shù)字化的概念。首先讓我們看看什么是檔案數(shù)字化？百度的最佳答案是：“檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效?！?本人認(rèn)為，檔案數(shù)字化就是電子版檔案借助檔案管理系統(tǒng)軟件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)借閱、查找、復(fù)制等利用，方便快捷。

（二）一般企業(yè)檔案的數(shù)字化現(xiàn)狀。說(shuō)到檔案數(shù)字化，必須得有數(shù)字化的檔案，即電子版檔案，我們現(xiàn)在的規(guī)模企業(yè)，基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，收集它的電子版很容易。只是現(xiàn)在各部門(mén)之間存在信息孤島，一個(gè)部門(mén)不知道另一個(gè)部門(mén)在干什么，各信息流通不暢，不能及時(shí)獲得有效信息，如果實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，輸入一個(gè)關(guān)鍵詞就可檢索出相關(guān)的信息，各種檔案就會(huì)顯現(xiàn)，再不會(huì)遁形，各部門(mén)在干什么都一目了然，需要的資料會(huì)“順手”拿來(lái)，大大提高辦公效率。

（三）認(rèn)清檔案數(shù)字化的必要性。那么，企業(yè)為什么要上數(shù)字化檔案呢？數(shù)字化檔案的投入會(huì)帶來(lái)企業(yè)的利益嗎？在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，數(shù)據(jù)已成為核心，沒(méi)有數(shù)據(jù)，談不上什么大數(shù)據(jù)。過(guò)去檔案以紙質(zhì)的為主，檔案管理圍繞紙質(zhì)而進(jìn)行，從收集到立卷，是一種封閉的管理模式，檔案人員挺辛苦，但別人看不到，看到的只是你“閑”，所以單位從領(lǐng)導(dǎo)而言就認(rèn)為檔案管理簡(jiǎn)單、輕松，但是等到要找東西時(shí)，檔案人員又及其重要，像神似的，要什么立刻就得找著，之所以快，緣于檔案管理?？茖W(xué)的管理更能加大檔案的利用，數(shù)字化檔案的管理會(huì)更科學(xué)更有效更便捷。

二、檔案數(shù)字化的方法

（一）檔案數(shù)字化的基本原則。神華集團(tuán)的原則是非常好的，1、堅(jiān)持統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范實(shí)施、確保安全的原則。2、堅(jiān)持根據(jù)檔案館藏實(shí)際，選擇利用率高的檔案實(shí)施數(shù)字化的原則。3、堅(jiān)持對(duì)保存時(shí)間較久、載體面臨損壞危險(xiǎn)的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。是的，數(shù)字化檔案需要投入很大的財(cái)力、物力、人力，不能一哄而上。

（二）具體實(shí)施辦法。企業(yè)要檔案數(shù)字化管理，首先要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，本人認(rèn)為企業(yè)檔案數(shù)字化途徑有三（當(dāng)然是在單位網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件、人員配備各方面條件滿(mǎn)足的情況下），第一，“拿來(lái)”，將辦公文件直接轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，作為原始的電子版資料存于檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，走網(wǎng)絡(luò)借閱流程，需要者在自己的電腦前即可“借”到想要的資料;第二，“轉(zhuǎn)存”，將已有的非紙質(zhì)檔案如錄像帶等借助設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子版的文件，成為可計(jì)算機(jī)讀的;第三，“掃描”，將那些利用率高的紙質(zhì)文件逐頁(yè)掃描成為電子版文件，作為數(shù)據(jù)以備檔案管理系統(tǒng)之用。有了以上的三種“米”，巧婦（檔案管理系統(tǒng)）就可以根據(jù)利用者需要為“炊”了。

三、檔案數(shù)字化檔案的關(guān)鍵

（一）檔案非數(shù)字化與數(shù)字化的缺與優(yōu)。我們企業(yè)的各部門(mén)間在沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)起來(lái)之前有重復(fù)和遺漏，各部門(mén)間信息不通暢，流轉(zhuǎn)不及時(shí)，造成信息孤島，如果把檔案系統(tǒng)融于企業(yè)管理中，各部門(mén)間的信息遲緩、遺漏、不對(duì)接等情況就去除，也減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。檔案數(shù)字化將企業(yè)各部門(mén)間的信息整合，好像企業(yè)有位記憶先生，凡做過(guò)的，什么時(shí)候用都可調(diào)用出來(lái)，檔案管理系統(tǒng)相當(dāng)于企業(yè)信息資源中心，大家在這個(gè)平臺(tái)上，可以共享資源，交流信息，知己知彼，提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)能力，節(jié)約成本，增加效率。

（二）檔案數(shù)字化的前景。企業(yè)檔案的數(shù)字化管理說(shuō)起來(lái)“前景”相當(dāng)美好，我們要檔案信息化，首先就得檔案數(shù)字化，好在在現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，檔案數(shù)字化已是能實(shí)現(xiàn)的事，感謝這個(gè)偉大的時(shí)代，使我們檔案管理人員不再守著金山空嘆息，檔案也不再是塵封的，枯燥的，檔案錄入、查詢(xún)、借閱、利用、編撰等一站式服務(wù)，有用檔案信手“拿”來(lái)，用于查考，輔以決策，做以查證、資治、存史。

（三）檔案數(shù)字化的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化運(yùn)行的關(guān)鍵，檔案系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)更是關(guān)鍵，確保檔案“收得齊、管得好、用得上”。檔案管理系統(tǒng)不是簡(jiǎn)單的照搬手工管理模式，乃是提取手工管理精華，計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)人員充分理解手工管理模式的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化、信息化，把檔案海量的數(shù)據(jù)迅速以各種條件統(tǒng)計(jì)，這是過(guò)去手工無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還可以把眾多的管理對(duì)象、復(fù)雜的分類(lèi)、冗長(zhǎng)的業(yè)務(wù)鏈等高質(zhì)量的融合在一起，使企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的管理成為完整的、可追溯的、符合國(guó)家各項(xiàng)檔案法律法規(guī)要求的檔案高水平管理。

四、檔案數(shù)字化是一項(xiàng)浩大的工程

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)浩大的工程。要完成這項(xiàng)浩大的工程，

一是要從領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，從全局的觀(guān)點(diǎn)指導(dǎo)檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門(mén)積極配合，人人有檔案意識(shí)，不漏掉有效信息的收集;

二是檔案管理部門(mén)也要提升自身的履職能力，開(kāi)展檔案收集調(diào)查，把檔案自身的工作做得扎實(shí)、細(xì)致，既要有歷史的眼光又要有未來(lái)的眼光，

三是加大開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案管理項(xiàng)目需要有人、物、力的支持和經(jīng)費(fèi)投入，如檔案資料的征集、年久泛黃紙脆、錄像帶的電子化等檔案的搶救保護(hù)、檔案的安全保密，做好檔案的“八防”，防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光，要用防盜門(mén)、隔火墻、防磁柜等，將大量的紙質(zhì)檔案掃描數(shù)字化，還要考慮檔案現(xiàn)代化、利用、編纂、陳列等等;

四是加強(qiáng)宣傳檔案，利用檔案編研出有些檔案史志、圖書(shū)、紀(jì)錄片、講座、展覽等傳統(tǒng)媒體的檔案編研文化精品，正如中央電視臺(tái)的《國(guó)寶檔案》欄，不斷創(chuàng)新地運(yùn)用電視媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體（微博微信）等新媒體宣傳檔案的文化精品價(jià)值，使人直觀(guān)地看到檔案的魅力，檔案的價(jià)值，讓人們重視檔案，以檔案為依據(jù)，尊重檔案，會(huì)用檔案，保護(hù)檔案;

五是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，“打鐵還需自身硬”，檔案管理大學(xué)問(wèn)，它既包括各種類(lèi)型檔案的管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、物理化學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)，同手還需具備全局意識(shí)、大局意識(shí)、超前意識(shí)、歷史意識(shí)、長(zhǎng)久意識(shí)、保護(hù)意識(shí)、搶救意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)，以及耐心、細(xì)心、良心、責(zé)任心、平常心等職業(yè)素養(yǎng)，和統(tǒng)籌規(guī)劃的能力、分辨存否的能力、與相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)的能力、溝通的能力…。既要默默無(wú)聞地按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化做好歸檔立卷工作，又要把握檔案管理大方向，將公司有效信息納入檔案收集工作中。檔案管理人員還要不斷的學(xué)習(xí)，掌握國(guó)家新的檔案管理制度、企業(yè)的檔案管理制度，要“走出去，引進(jìn)來(lái)”，借鑒好的方法，“淡化整理，細(xì)化檢索”的原則下管好自己的檔案。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化管理以體系的觀(guān)念來(lái)管理檔案，而以體系的觀(guān)念來(lái)管理檔案，系統(tǒng)如果能做到“著眼未來(lái)”與“服務(wù)現(xiàn)實(shí)”相結(jié)合，“大張旗鼓”與“潤(rùn)物無(wú)聲”相結(jié)合，“系統(tǒng)提供”與“見(jiàn)縫插針”相結(jié)合，“嚴(yán)肅認(rèn)真”與“活潑生動(dòng)”相結(jié)合的原則，將大大提高檔案工作的服務(wù)水平，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“智慧庫(kù)”。

【參考文獻(xiàn)】

[1]《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》（國(guó)資廳發(fā)〔2014〕2號(hào)）

[2]《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31—2005）

作者簡(jiǎn)介：紀(jì)鐵利，女，1965年，高級(jí)工程師，神華包神鐵路集團(tuán)有限責(zé)任公司辦公室，目前主要從事檔案管理工作。