現(xiàn)代檔案管理工作策略管窺

莘雪梅

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，檔案的內(nèi)容也日漸廣泛和豐富起來，現(xiàn)代檔案管理的重要性也日益凸顯?，F(xiàn)代檔案管理的工作對企業(yè)、單位甚至是個人都有重要的作用及意義。檔案管理作為企業(yè)、單位等的記錄憑證，為其將來的發(fā)展提供了極為重要的參考價值。但是現(xiàn)代的一些企業(yè)、單位對檔案管理的工作重要性已經(jīng)逐步淡化，認為檔案管理是可有可無的，對其重要性認識錯誤。所以，加強檔案的現(xiàn)代化管理，是當前檔案管理工作的首要任務。

一、現(xiàn)代檔案管理工作的重要性

檔案自身價值是決定檔案管理工作重要性因素之一，這不僅要使檔案得到妥善的保管、延長檔案的壽命，而且還要利用有效的、科學的管理方法為社會服務。我國頒布了相關的檔案法，在一定程度上，提高了檔案管理工作的法律高度，可見現(xiàn)代檔案管理的工作十分重要。現(xiàn)代檔案管理工作的內(nèi)容涉及了檔案的制作、管理、鑒別和保存，是一項非常復雜的工程，具有一定的系統(tǒng)性。

此外，現(xiàn)代檔案管理工作不僅對專業(yè)性有很高的要求，而且社會價值也相當明顯，具體體現(xiàn)在：

第一，現(xiàn)代檔案管理的社會價值主要體現(xiàn)于檔案是一個人人生軌跡的縮寫，且記錄了職員個人的真實信息、家庭的背景、受教育的經(jīng)歷、工作情況和現(xiàn)實的表現(xiàn)等。檔案不僅是一個人的政治生涯中極為重要的一部分，而且是用人單位對職員進行深層了解的重要依據(jù)。

第二，除了個人檔案之外，企業(yè)檔案能真實的記錄企業(yè)不同時期生產(chǎn)、經(jīng)營的情況或者重大的改革以及一些對企業(yè)有利發(fā)展的轉機等。而如何加強對職員的管理、搞好干群、黨群之間的關系及企業(yè)的獲利狀況等決策，是企業(yè)在管理活動、生產(chǎn)經(jīng)營中形成的對社會、企業(yè)甚至包括國家都有保存價值的文件材料。

第三，機關檔案是由圖表、文字和聲像等形式形成各種執(zhí)行代議機關制定的決定和法律，管理國家的外交、內(nèi)政和軍事等方面的行政事務的文件。可見，任何一種檔案都具有相當重要的社會價值，系統(tǒng)、科學的開展現(xiàn)代檔案管理工作能夠為檢索、查閱帶來很多方便，還能給以后的決策提供參考依據(jù)。所以，做好現(xiàn)代檔案管理的工作非常重要且具有特殊的意義。

二、現(xiàn)代檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一就是檔案管理的基礎工作，如檔案統(tǒng)計、制定檔案標題、歸類、編號、排序等。部分檔案的時間跨度大、檔案案卷種類繁多，因此檔案基礎管理工作的工作量大，內(nèi)容冗雜，造成管理中的各種問題，如：（1）檔案編號不規(guī)范。檔案管理部門沒有對部分分類標出明確編號;（2）案卷標題不規(guī)范，或者基本的內(nèi)容、要素，無法反映主題;（3）檔案缺少目錄;（4）檔案沒有標出頁碼。如果在檔案中沒有標明案卷的頁碼，使檔案的利用價值降低;（5）檔案組卷出現(xiàn)嚴重混亂，導致了檔案在需要的時候查找困難;（6）檔案的案卷厚薄不一致。

三、現(xiàn)代化檔案管理的策略

隨著社會生產(chǎn)和科學技術的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量也在不斷的增加，人們對檔案工作的要求也就越來越高，所以需要有更高效率的自動化技術來改善檔案的管理和利用工作。近些年，計算機技術發(fā)展迅速，給檔案的現(xiàn)代化管理帶來了契機，提供了現(xiàn)代化管理的物質基礎。順應新形勢的需求，現(xiàn)代化管理才能給檔案管理工作帶來出路，才能將檔案的價值發(fā)揮到最大限度。

（1）加強對檔案現(xiàn)代化管理的組織領導、完善機構建設

現(xiàn)代化檔案管理工作在實施過程中，會遇到各種困難，比如硬件設施配備不足、人員素質無法滿足、人手不足等，解決這些問題，需要領導能夠足夠重視，通過領導的全局組織和協(xié)調(diào)，才能使檔案現(xiàn)代化管理工作有效的開展。同時，應該完善現(xiàn)代化檔案管理機構的建設，切實履行管理機構綜合指導、全面協(xié)調(diào)和督查的職能，科學制定檔案現(xiàn)代化管理工作的總體目標、各階段任務，了解檔案現(xiàn)代化管理工作過程中遇到的實際問題，合理分配管理部門的人才和技術資源，為解決實際問題提供必要的理論和技術指導。

（2）提高檔案管理人員素質、加強檔案管理的建設

檔案的現(xiàn)代化管理，需要管理人員具備基礎的檔案管理知識外，還需要具備一定的計算機應用知識及外語能力。另外，還需要有高度的責任心和敬業(yè)感。要滿足現(xiàn)代化管理的需求，就要加強檔案管理隊伍的建設，引進專業(yè)性技術人才及通過培訓的方式來提高管理隊伍的整體素質，使管理人員具備相應的管理技能以及做好管理工作的使命意識和責任意識。

（3）應用先進的計算機技術

檔案的現(xiàn)代化管理是依托計算機軟硬件平臺、 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡平臺以及掃描儀、刻錄機、照相機等設備的。計算機技術發(fā)展迅速，產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，新技術產(chǎn)品帶來更完善的工作效果、更高的工作效率;因此，適時更新設備，有利于工作的更好開展。同時，也應注意電子檔案的加密及安全，防止因為病毒的入侵造成質量損毀，防止因為黑客的入侵造成機密泄露。

（4）現(xiàn)代化檔案管理手段和傳統(tǒng)技術有機的結合

檔案管理工作專業(yè)性強，工作內(nèi)容廣泛，涉及收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、利用和編研多個環(huán)節(jié)。檔案的現(xiàn)代化管理，離不開傳統(tǒng)的管理方法和專業(yè)理論知識。只有將現(xiàn)代計算機技術與傳統(tǒng)技術有機的結合，才能做好檔案的現(xiàn)代化管理。

（5）制定檔案管理統(tǒng)一標準

使用現(xiàn)代化技術可以提高檔案管理力度，但由于計算機檔案管理技術發(fā)展時間短，屬于較新鮮的事務，檔案管理部門要積極的推行檔案管理標準化工作，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標準，才能使不同的檔案管理機構按照相同的規(guī)范開展工作。同時，還應統(tǒng)一的檔案管理標準，進而推進檔案現(xiàn)代化管理的工作進程。

（作者單位：河北省血液中心）