論檔案管理與信息化建設(shè)

袁平

摘 要：檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案管理和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式為社會提供服務(wù)為重點的轉(zhuǎn)變過程。其涵蓋以下四個方面的內(nèi)容：第一，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

1 檔案管理信息化的內(nèi)容

1、信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。

3、檔案的標準和規(guī)范建設(shè)。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。

4、檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

5、信息化人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。

2 檔案管理信息化的建設(shè)途徑

應(yīng)該遵循適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設(shè)。

1、力口快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

2、加快提高檔案現(xiàn)代化管理水平。從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包奢陛。

3、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。一是計算機管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了；二是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用于檔案信息全文檢索、查詢服務(wù)，三是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如郵電信息網(wǎng)絡(luò)等，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。

4、培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機知識的比例，強化與圖書館學(xué)、情報學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。

5、加強電子檔案歸檔管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

檔案管理信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。

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