科研院所設(shè)備檔案分類管理中的問題及解決措施淺析

張馨元?武澤淼?譚映月

摘 要：科研院所中設(shè)備檔案數(shù)量眾多、種類龐大，其管理方式雖有國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但對(duì)于各地的中小型科研院所來說，實(shí)際管理過程中對(duì)于檔案的查找和管理往往會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤率大、利用率低下的問題。本文以中國科學(xué)院昆明動(dòng)物研究所為例，探討和分析了相關(guān)問題的成因，在設(shè)備檔案分類標(biāo)準(zhǔn)方面進(jìn)行了深入研究，最終提出了相應(yīng)的解決辦法，給科研院所中相關(guān)檔案人員的工作提供合理且可行的建議。

關(guān)鍵詞：科研院所；設(shè)備檔案；分類管理

科研院所中設(shè)備檔案的分類工作是檔案室對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行整理、排架及查找利用的前提。各地的科研院所對(duì)設(shè)備檔案的管理工作，應(yīng)在遵循《中國科學(xué)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)設(shè)備檔案管理的要求的前提下，根據(jù)自身科研條件和實(shí)際情況，制定適合科研院所自身工作和發(fā)展的分類標(biāo)準(zhǔn)。

1 科研院所設(shè)備檔案分類方法現(xiàn)狀

科研院所隨著自身科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，對(duì)高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會(huì)不斷地購置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實(shí)力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點(diǎn)對(duì)其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。

在中國科學(xué)院昆明動(dòng)物研究所（以下簡稱“動(dòng)物所”）整理檔案的過程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫資產(chǎn)入庫單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項(xiàng)工作后，工作人員則會(huì)把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購置時(shí)間—設(shè)備名稱—型號(hào)”分類法進(jìn)行的，然后再根據(jù)《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測(cè)試儀器為02類，計(jì)量儀器為03類等。

在實(shí)際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購置設(shè)備的申請(qǐng)之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺(tái)設(shè)備的購置申請(qǐng)，而這些同一天通過審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對(duì)其進(jìn)行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動(dòng)物所向國家財(cái)政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號(hào)記錄分析系統(tǒng)等多臺(tái)設(shè)備的購置申請(qǐng)，并于2013年7月25日收到了財(cái)政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復(fù)函。申請(qǐng)通過之后，動(dòng)物所完成了設(shè)備購置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動(dòng)物所則將這兩臺(tái)設(shè)備隨機(jī)編號(hào)為60號(hào)及61號(hào)，即動(dòng)物所購置的第60臺(tái)及61臺(tái)設(shè)備，并按照此編號(hào)順序?qū)杀緳n案進(jìn)行排序。而事實(shí)上，這兩臺(tái)設(shè)備歸屬于動(dòng)物所不同的兩個(gè)實(shí)驗(yàn)室存放平臺(tái)，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點(diǎn)進(jìn)行分類。

2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問題及原因分析

設(shè)備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機(jī)構(gòu)中，而由于科研院所是進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進(jìn)和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購進(jìn)時(shí)的隨機(jī)材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機(jī)構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號(hào)的設(shè)備并不多，所以按“購置時(shí)間—設(shè)備名稱—型號(hào)”進(jìn)行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時(shí)，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時(shí)，就會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯(cuò)誤的。

正是由于科研院所中同類別同型號(hào)的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會(huì)根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺(tái)上，這就形成了用功能對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類的方法。這種按功能進(jìn)行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過設(shè)備名稱來進(jìn)行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動(dòng)物所，設(shè)備的存放地點(diǎn)和使用地點(diǎn)僅僅在資產(chǎn)入庫單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時(shí)間—設(shè)備名稱—型號(hào)”這種分類法中沒有將設(shè)備的存放地點(diǎn)與實(shí)際管理操作中的分類結(jié)合起來。同時(shí)，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間來進(jìn)行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間先后來排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺(tái)存放的設(shè)備與其應(yīng)該對(duì)應(yīng)的檔案序號(hào)并不對(duì)應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個(gè)存放地點(diǎn)分別存放了多少臺(tái)相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購置申請(qǐng)時(shí)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。

3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議

科研院所的設(shè)備大多數(shù)都屬于不同實(shí)驗(yàn)室或科研平臺(tái)的專用設(shè)備，這樣就可以將“存放地點(diǎn)—型號(hào)”分類法與“購置時(shí)間—設(shè)備名稱—型號(hào)”這兩種分類法進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合，通過區(qū)分設(shè)備使用地點(diǎn)或存放地點(diǎn)的不同，來完善各個(gè)科研院所選擇更加適合自己的設(shè)備檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。

以動(dòng)物所為例，存放科研設(shè)備的平臺(tái)一共有三個(gè)，分別是動(dòng)物基因資源發(fā)掘技術(shù)平臺(tái)、疾病動(dòng)物模型與藥物研發(fā)實(shí)驗(yàn)平臺(tái)以及靈長類藥理學(xué)研究平臺(tái)。這幾個(gè)平臺(tái)有著各自不同的科研方向和性質(zhì)，其購置的設(shè)備功能也有所不同。因此，可以將這三個(gè)平臺(tái)分別設(shè)置成一類平臺(tái)、二類平臺(tái)、三類平臺(tái)，并將其作為設(shè)備檔案分類的一個(gè)要素，就形成了“購置時(shí)間—存放地點(diǎn)—設(shè)備名稱—型號(hào)”分類法。例如：上文提到的便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號(hào)記錄分析系統(tǒng)同屬于2013年動(dòng)物所購置的設(shè)備檔案，但前者存放于疾病動(dòng)物模型與藥物研發(fā)實(shí)驗(yàn)平臺(tái)，后者則存放于動(dòng)物基因資源發(fā)掘技術(shù)平臺(tái)，這樣就可以在實(shí)際分類管理中將便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)記載為二類平臺(tái)里的設(shè)備，將64通道神經(jīng)元信號(hào)記錄分析系統(tǒng)記載為一類平臺(tái)里的設(shè)備。

這樣不僅可以直觀的了解各個(gè)平臺(tái)存放了多少臺(tái)設(shè)備及其類型，還可以方便不熟悉這些專業(yè)性較強(qiáng)的設(shè)備名稱的工作人員對(duì)其進(jìn)行管理和查找。由此，存放地點(diǎn)的區(qū)分就解決了因?yàn)樵O(shè)備名稱相似而導(dǎo)致的檔案查找錯(cuò)誤率高、利用率低下的問題，這對(duì)于科研院所設(shè)備檔案的科學(xué)合理的管理有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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作者簡介

張馨元（1992-），女，黑龍江大慶人，民族：漢，學(xué)歷：在讀碩士研究生。研究方向：民族檔案學(xué)。云南大學(xué)學(xué)院情報(bào)與檔案學(xué)系。

武澤淼（1990-），男，內(nèi)蒙古呼和浩特市人，民族：漢，學(xué)歷：在讀碩士研究生。研究方向：檔案信息開發(fā)利用 民族檔案學(xué)。

譚映月（1989-），女，山東臨沂人，民族：漢，學(xué)歷：在讀碩士研究生。研究方向：少數(shù)民族檔案學(xué)。