涂料企業(yè)的檔案價(jià)值與管理特色

沈蘭

摘 要：上海造漆廠對(duì)檔案的安全保存與合理利用，與企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展密切相關(guān)，也為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。檔案管理人員不僅具有扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)掌握豐富的涂料專(zhuān)業(yè)知識(shí)，確保了檔案資料準(zhǔn)確分類(lèi)、正確歸檔，為本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：老檔案；價(jià)值；保管；核心；科學(xué)培養(yǎng)

上海造漆廠是上海涂料有限公司（簡(jiǎn)稱(chēng)SCC）下屬主體廠之一，是原化學(xué)工業(yè)部確定的全國(guó)重點(diǎn)油漆生產(chǎn)廠之一。產(chǎn)品有丙烯酸類(lèi)漆、聚氨酯類(lèi)漆、聚酯類(lèi)漆、氨基類(lèi)漆、環(huán)氧類(lèi)漆、硝基類(lèi)漆、過(guò)氯乙烯類(lèi)漆和輔料等，廣泛應(yīng)用在汽車(chē)、航空航天、機(jī)電、軍工、建筑、室內(nèi)裝飾裝潢等領(lǐng)域。

上海造漆廠始建于1932年，由蘇聯(lián)人鮑樂(lè)庭創(chuàng)建，是中國(guó)最早生產(chǎn)油漆的廠家之一。隨著歷史的變遷，經(jīng)歷了天一造漆廠，亞美造漆廠，上海長(zhǎng)江造漆廠及上海造漆廠等名稱(chēng)上的更替。早在1932年該廠就取得了“敖利馬”商標(biāo)，在1947年，取得了“眼睛牌”商標(biāo)的注冊(cè)證書(shū)；在1966年，又取得了“上海牌”商標(biāo)的注冊(cè)證書(shū)。

涂料產(chǎn)品作為物體表面裝飾保護(hù)材料，用途廣泛，近年來(lái)發(fā)展迅速。其檔案包含涂料產(chǎn)品配方、專(zhuān)利技術(shù)、生產(chǎn)工藝、高新技術(shù)、課題研發(fā)、廠房設(shè)備布置、銷(xiāo)售發(fā)票憑證等。尤其是歷史悠久的老企業(yè)檔案資料數(shù)量龐大，其保密性關(guān)乎企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展。但對(duì)歷史悠久的老企業(yè)而言，所收藏的檔案材料往往數(shù)量更多，時(shí)間跨度更大，而且經(jīng)歲月的刷選，老企業(yè)之所以能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)上屹立不倒，是離不開(kāi)老產(chǎn)品、老品牌的支撐的。這部分產(chǎn)品檔案的價(jià)值，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期沉淀后日益凸顯，加強(qiáng)對(duì)這部分檔案的安全保存與合理利用，與企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展密切相關(guān)。

作為一家擁有80年發(fā)展歷史的老廠，上海造漆廠在檔案資料的收集、整理和保管上，有著獨(dú)特的理念并經(jīng)歷了幾代檔案人的傳承，形成自己獨(dú)特的企業(yè)檔案文化。從認(rèn)知層面，大家普遍認(rèn)為，凡企業(yè)檔案，無(wú)論是科技檔案、還是文書(shū)、圖紙、獎(jiǎng)狀、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)中的勞動(dòng)成果和智慧財(cái)富，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)寫(xiě)照和客觀記錄。從產(chǎn)品層面，新產(chǎn)品從研發(fā)試制到中試生產(chǎn)，最終推向市場(chǎng)；從品牌的創(chuàng)立，到客戶(hù)熟知認(rèn)可；從廠址選定，到落戶(hù)建成最后設(shè)備調(diào)試安裝生產(chǎn)，無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勤汗水。這些檔案分別以文字、數(shù)據(jù)、圖紙等各種形式，承載著企業(yè)的昨天、今天和明天。上海造漆廠從80年前的兩三人的手工小作坊發(fā)展到今天年產(chǎn)值過(guò)億的是規(guī)模，它豐富的歷史內(nèi)涵、創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷、成長(zhǎng)歷程，都是難以用金錢(qián)買(mǎi)得到的無(wú)價(jià)之寶。所以檔案財(cái)富是非常重要的資產(chǎn)，它除了具有無(wú)形資產(chǎn)的屬性，還有更多的歷史經(jīng)驗(yàn)值得后人去借鑒挖掘。檔案室至今還保留著建廠早期珍貴的老照片、技術(shù)配方、科技檔案等。雖然上海造漆廠幾經(jīng)搬遷、合并、更名，這些老資料仍然保存完好。透過(guò)對(duì)這些泛黃的老檔案的開(kāi)發(fā)利用，使得上海造漆廠今天依然在涂料市場(chǎng)上占有一席之地，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中顯示出活力。

上海造漆廠1987年搬遷至閔行區(qū)，所有檔案資料也以這年為分界點(diǎn)，分為老檔案、新檔案兩部分，通過(guò)年限劃區(qū)域存放，因此資料查找也非常方便。

2001年市場(chǎng)部需要制作新的企業(yè)介紹冊(cè)，要求檔案室提供一系列的資料，包括廠區(qū)照片、歷年來(lái)的獲獎(jiǎng)情況、各類(lèi)證書(shū)、商標(biāo)等，正是檔案室對(duì)老資料完好的保存，豐富的檔案資料為新版企業(yè)介紹冊(cè)的順利制作打下了扎實(shí)基礎(chǔ)。

上海造漆廠生產(chǎn)的“眼睛牌”已連續(xù)十六年獲得“上海名牌”稱(chēng)號(hào)，名牌辦對(duì)申報(bào)“上海名牌”要求非常嚴(yán)格，要求提供企業(yè)歷年來(lái)的財(cái)務(wù)報(bào)表、獲獎(jiǎng)情況及符合名牌要求的獨(dú)具企業(yè)特色的材料，檔案室收集的歷年來(lái)豐富的檔案資料為申報(bào)提供了一手資料，在一張張證書(shū)、財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)支持下“眼睛牌”獲得充分肯定，無(wú)愧于十六連冠。

2002年上海造漆廠I型丙烯酸彩瓦漆獲國(guó)家重點(diǎn)新產(chǎn)品證書(shū)，當(dāng)時(shí)彩瓦漆在國(guó)內(nèi)還屬于空白，該產(chǎn)品的研發(fā)成功包含了技術(shù)人員的無(wú)數(shù)心血，檔案室保管的許多老配方為試驗(yàn)提供了可行性方案，正是對(duì)原有老配方的深度開(kāi)發(fā)和實(shí)驗(yàn)員的不懈努力，使得上海造漆廠成為國(guó)內(nèi)首家生產(chǎn)彩瓦漆的企業(yè)，也最終促成了企業(yè)與法國(guó)羅地亞公司的合作。檔案室完整的資料收藏為科研人員提供了必要的技術(shù)支持，也為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

作為化工企業(yè)，根據(jù)上海市社保規(guī)定，在有毒有害崗位工作滿(mǎn)8年以上的員工可提前退休，人事科每年需要對(duì)提前退休的職工進(jìn)行情況核實(shí)，也就是查閱檔案，有時(shí)就需要檔案室提供70年代的工資單，雖然年代久遠(yuǎn)，檔案依然保存完好，手寫(xiě)的工資單字跡清晰，紙張完整，大大便利了人事部的工作。

在2012年上海造漆廠八十年大慶之際，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求宣傳科舉辦一次“上海造漆廠歷史發(fā)展”展覽，檔案室將早期的一系列老照片（作坊生產(chǎn)、舊廠房等）提供給宣傳科，最終展覽辦得非常成功。通過(guò)珍貴的老鏡頭真實(shí)展現(xiàn)了企業(yè)由兩三人的小作坊發(fā)展到現(xiàn)在的大規(guī)模生產(chǎn)，使職工再一次親身感受了企業(yè)的今天來(lái)之不易，加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)的歸屬感和成就感，提升了職工凝聚力。

上海造漆廠對(duì)老檔案的妥善保管，不僅使老檔案有了用武之地，也使檔案資料在企業(yè)日常工作中發(fā)揮了不可估量的作用。只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為各科室、部門(mén)提供相關(guān)的檔案信息資源，檔案工作的重要性和影響力才能提升，檔案工作也由此才能得到其他部門(mén)的肯定。檔案工作也在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，凸顯出他獨(dú)有的不可替代性。

上海造漆廠要求檔案管理人員不僅具有扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)必須了解熟悉企業(yè)生產(chǎn)流程、產(chǎn)品特點(diǎn)，只有這樣才能更完善的收集整理檔案資料。

作為涂料生產(chǎn)企業(yè)，其形成的檔案資料必然會(huì)涉及很多涂料專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這就要求在檔案資料的收集整理過(guò)程中， 檔案管理人員不只是坐在辦公室，等待其他部門(mén)把檔案材料送上門(mén)來(lái)歸檔。究竟哪些檔案該歸，哪些不該歸，不僅要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)的技術(shù)人員，還要深入車(chē)間一線，熟悉生產(chǎn)工藝流程，了解涂料知識(shí)，弄清楚技術(shù)檔案的內(nèi)涵和保存意義，從而對(duì)不同類(lèi)別的檔案做到“胸中有數(shù)”。

檔案管理人員對(duì)涂料專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握，是確保檔案資料準(zhǔn)確分類(lèi)、正確歸檔的一個(gè)重要前提。

檔案是企業(yè)的資產(chǎn)。作為涂料制造企業(yè)，產(chǎn)品的配方、生產(chǎn)工藝尤為保密，還有客戶(hù)信息、產(chǎn)品價(jià)格，如若外泄，造成的嚴(yán)重后果不可預(yù)計(jì)。這就要求檔案管理員除了有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還必須有良好的職業(yè)操守，保護(hù)好企業(yè)的檔案資產(chǎn)。

上海造漆廠在管理中要求檔案管理員嚴(yán)格遵守檔案管理制度，檔案室鑰匙專(zhuān)用專(zhuān)放，未經(jīng)許可一律不得外借，部門(mén)借閱檔案資料必須辦理登記手續(xù)，明確歸還日期，過(guò)期不還者進(jìn)行催討，催討后仍不歸還者，按相關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行處罰，對(duì)于機(jī)密技術(shù)資料，借閱人必須經(jīng)過(guò)主管廠長(zhǎng)簽字同意后方可借閱。對(duì)于銷(xiāo)售發(fā)票另外單間放置，除財(cái)務(wù)人員工作需要外，其他部門(mén)不得借閱。對(duì)于專(zhuān)利技術(shù)產(chǎn)品，則要求相關(guān)部門(mén)及時(shí)移交，確保專(zhuān)利信息不外泄。通過(guò)各種形式對(duì)檔案管理員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理安全可靠，無(wú)失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，只有人員到位，檔案工作才能有序開(kāi)展。為此，上海造漆廠靈活培養(yǎng)，因材施教，使檔案管理人才代代相傳，后繼有人。

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、持續(xù)的工作，檔案管理人員的流失將造成檔案工作的脫節(jié)。因此，檔案室從實(shí)際出發(fā)，因人而異，多渠道進(jìn)行人才培養(yǎng)。按照不同的崗位、不同的層次，通過(guò)“傳幫帶”對(duì)檔案管理員進(jìn)行多種形式的培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。制作檔案簡(jiǎn)報(bào)，宣傳檔案管理小知識(shí)，對(duì)有興趣了解檔案知識(shí)的人員提供檔案書(shū)籍。建立檔案人員QQ群，通過(guò)群信息，普及檔案管理知識(shí)。

正是因?yàn)橥ㄟ^(guò)對(duì)檔案資料的完好保管，對(duì)檔案管理人員的嚴(yán)格管理，對(duì)檔案后備人才的科學(xué)培養(yǎng)等一系列措施手段，促使上海造漆廠檔案管理工作頗具特色，在傳承中發(fā)展，在發(fā)展中創(chuàng)新，始終與企業(yè)保持共同進(jìn)步的生動(dòng)局面。

在新時(shí)期，上海造漆廠的檔案工作不斷適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，與時(shí)俱進(jìn)，檔案人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，敢于創(chuàng)新、敢于開(kāi)拓，積極探索管理觀念、管理方法和制度創(chuàng)新，努力使自己成為高素質(zhì)的檔案工作者，不斷優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，為本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。