文書檔案管理中存在的問題及對策探討

邢煒

摘 要：文書檔案管理在單位發(fā)展過程中占據(jù)著重要地位。文書檔案是記錄信息的一種載體，涉及到單位內(nèi)部文件、物品存檔以及書刊資料等等，側(cè)重對各類資料的收集與保存，具有較強(qiáng)的機(jī)密性、專業(yè)性以及政策性，能夠有效確保各類資料的質(zhì)量以及完整性。但是文書檔案在管理過程中，還存有一些問題需要解決，為此，該文就將對其存在的問題以及相應(yīng)的對策展開進(jìn)一步的探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 存在的問題 對策 探討

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（c）-0185-02

文書檔案管理能夠在各個單位工作過程中發(fā)揮重要作用，其管理水平越高，越能體現(xiàn)出單位的發(fā)展水平，是反映單位運(yùn)行的客觀記錄。但是由于我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得原來的文書檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前單位發(fā)展的需求，需要對文書檔案管理加強(qiáng)研究，找出提升其管理水平的措施，使其能夠滿足單位發(fā)展的需求。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 重視程度不足

文書檔案管理實(shí)際發(fā)展的時間較短，因此其在各個單位真正運(yùn)行工作時，經(jīng)常會受到單位領(lǐng)導(dǎo)的忽視，主要原因是由于單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的了解不足，不能正確認(rèn)識文書檔案管理可以發(fā)揮的作用，在實(shí)際調(diào)查、研究以及管理的過程中，不夠認(rèn)真、仔細(xì)與規(guī)范，致使單位中的文書檔案出現(xiàn)嚴(yán)重流失現(xiàn)象。如果發(fā)生急需文書檔案時，就會出現(xiàn)“慌亂”，單位的領(lǐng)導(dǎo)層找不出任何頭緒；還有一些單位對文書檔案管理加強(qiáng)了重視，并為之投入了人力、物力，但是并沒有達(dá)到理想效果，出現(xiàn)這種情況的主要原因是該單位并沒有針對如何做好文書檔案管理，制定出一個合理的規(guī)劃。

1.2 未能做好與其他工作的銜接

文書檔案管理對于單位檔案管理工作而言，占據(jù)了非常重要的位置，是單位整個檔案管理的重要組成內(nèi)容，因此，單位要想做好檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文件檔案管理的重視。文書檔案管理雖然與檔案管理存在一定的關(guān)聯(lián)，但是二者之間還是存在很多不同之處，單位只有將二者明確的卻分開，才能提升文書檔案管理的質(zhì)量，但是在很多單位實(shí)際運(yùn)行的過程中，總是將文書檔案管理與檔案管理混淆，將二者混為一體，導(dǎo)致單位工作人員認(rèn)為，完成了文書檔案管理就等同于完成了整個單位的檔案管理工作，最終造成管理工作在銜接時出現(xiàn)脫離情況。

1.3 工作人員素質(zhì)較差

文書檔案管理發(fā)展起來的時間較短，加之單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視程度不足，所以，單位也并沒有針對工作人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)，大多數(shù)工作人員都是臨時借調(diào)過來的，這些工作人員并不具備較強(qiáng)的專業(yè)能力；甚至部分工作人員連基本的管理知識也不了解，在進(jìn)入崗位之前也并沒有進(jìn)行崗前培訓(xùn)，是一種無證上崗狀態(tài)，這在一定程上嚴(yán)重影響了文書檔案的有效性與合理性，進(jìn)而影響了工作人員的整體素質(zhì)。由于文書檔案管理的工作人員存在素質(zhì)低下，使得他們在實(shí)際工作過程中，不能有效的完成文書檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)疏漏，如果單位不能盡快對這種現(xiàn)象做出調(diào)整，會給單位文書檔案管理帶來直接影響[1]。

2 文書檔案管理出現(xiàn)問題的原因

2.1 工作較為復(fù)雜

文書檔案管理在實(shí)際工作中，需要進(jìn)行收集、整理、保存等工作，其中收集與保存是檔案管理工作中的重點(diǎn)，同樣也是難點(diǎn)。原因就是由于其工作性質(zhì)過于復(fù)雜，涉及面較為廣泛，需要進(jìn)行收集的資料也過于繁瑣，因此在一定程度上加大了文書檔案管理人員的工作難度，只有加強(qiáng)對文書檔案管理的探討與分析，找出其存在的問題，才能有效提升工作人員的工作實(shí)效。

2.2 文書是工作依據(jù)

文書檔案管理在實(shí)際工作中，需要通過文書開展各項(xiàng)工作，因?yàn)槲臅鴻n案管理就是通過對文書采集、整理與記錄形成的一種管理模式，在某種情況下，文書檔案會直接影響到文書檔案管理的質(zhì)量。除此之外，文書檔案還是反映工作內(nèi)容的基礎(chǔ)部分，主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)方面、業(yè)務(wù)方面以及人事方面等，充分說明了文書檔案管理具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，加之近年來科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案出現(xiàn)了多元化趨勢，其內(nèi)容的不斷擴(kuò)充以及載體的多元化，都給文書檔案管理帶來了較大壓力。

3 解決文書檔案管理問題的對策

3.1 加強(qiáng)對文書檔案管理的重視

單位要想改善當(dāng)前文書檔案管理的現(xiàn)狀，必須要加強(qiáng)對它的重視，因?yàn)椤八枷敕矫娴母淖?，能夠促使行動發(fā)生改變”。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理的重視。如：單位領(lǐng)導(dǎo)可以在開展集體會議時，針對文書檔案管理提出相應(yīng)的建議與意見，提升所有運(yùn)行部門的審查力度；還可以在單位內(nèi)部加大對文書檔案管理的宣傳力度，通過這種方式能夠有效改變工作人員對該項(xiàng)管理的認(rèn)識，進(jìn)而有效提升工作人員的積極性。

3.2 做好銜接工作

文書檔案管理是單位各項(xiàng)工作結(jié)束之后的總結(jié)，因此，單位要想有效提升文書檔案管理水平，還需要做好文書檔案管理與其他檔案管理工作之間的銜接。單位可以強(qiáng)化文書檔案管理工作人員與其他部門之間的聯(lián)系，使二者能夠進(jìn)行及時的溝通交流，實(shí)時掌握單位所有部門之間的工作狀況，通過這種方式能夠有效確保單位文書檔案的全面性、真實(shí)性以及可靠性，使原來被動的工作性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)化成主動的工作性質(zhì)，進(jìn)而能夠有效提升單位文書檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)單位文書檔案管理工作得以順利的開展。

3.3 加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)

單位從事文書檔案管理的工作人員，存在著素質(zhì)較低、專業(yè)知識層次不齊的現(xiàn)狀，這在一定程度上嚴(yán)重影響了文書檔案管理的水平。從事文書檔案管理的工作人員，不僅需要其具有專業(yè)的文書檔案管理知識，還要具備較廣的知識面。這就要求單位必須要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，只有這樣才能改善當(dāng)前文書檔案管理的現(xiàn)狀。單位可以為工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會，如定期對工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，以此來有效提高工作人員的整體素質(zhì)，或者是單位對開展的文書檔案管理進(jìn)行深化，使工作人員的管理理念得到進(jìn)一步的升華，促進(jìn)該項(xiàng)工作的順利完成。除此之外，單位可以制度相應(yīng)的規(guī)定，每個進(jìn)入單位內(nèi)部從事文書檔案管理的工作人員都必須要接受崗前培訓(xùn)，在獲得相應(yīng)等級之后持證上崗，這樣也可以為單位文書檔案管理做好鋪墊[2]。

4 結(jié)語

通過上述內(nèi)容，從中可以看出，文書檔案管理能夠反映出單位的發(fā)展水平，但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)層對于文書檔案管理的了解不足，以及工作人員的素質(zhì)水平偏低等原因，導(dǎo)致單位對文書檔案管理并不重視，使其難以發(fā)揮出潛在作用。為此，單位需要加強(qiáng)對文書檔案管理的重視，通過有效措施提升文書檔案的使用價(jià)值，進(jìn)而存進(jìn)單位得到更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].東方企業(yè)文化，2014（14）：97，100.

[2] 譚祿.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子（上中旬），2014（19）：245.