會(huì)計(jì)電算化上機(jī)實(shí)驗(yàn)的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策分析

鐘文娟

（河南教育學(xué)院 工商管理學(xué)院，鄭州 450000）

會(huì)計(jì)電算化上機(jī)實(shí)驗(yàn)的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策分析

鐘文娟

（河南教育學(xué)院 工商管理學(xué)院，鄭州 450000）

會(huì)計(jì)電算化實(shí)驗(yàn)教學(xué)是會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)的一項(xiàng)基本技能教學(xué)，教學(xué)過(guò)程中按照步驟和原理講述，但在具體操作實(shí)踐中，由于學(xué)生基礎(chǔ)知識(shí)掌握不牢固、對(duì)操作步驟不熟練以及對(duì)軟件系統(tǒng)知識(shí)的欠缺出現(xiàn)很多問(wèn)題。如何正確輔導(dǎo)學(xué)生上機(jī)練習(xí)成為教學(xué)關(guān)鍵。本文列舉了在上機(jī)操作中總賬處理和報(bào)表管理中的常見(jiàn)問(wèn)題并提出解決對(duì)策，為以后的教學(xué)提供參考。

基礎(chǔ)設(shè)置；日常處理；期末處理；UFO；報(bào)表管理

目前高校越來(lái)越注重學(xué)生的動(dòng)手操作能力，會(huì)計(jì)電算化實(shí)驗(yàn)教學(xué)是各高校非常重視的課程，能促進(jìn)學(xué)生實(shí)際操作能力的培養(yǎng)。教學(xué)過(guò)程中采用用友ERP—U8.61軟件進(jìn)行上機(jī)操作，教師根據(jù)操作步驟和原理要求對(duì)學(xué)生進(jìn)行演示，學(xué)生根據(jù)演示情況自己上機(jī)練習(xí)。但是，對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，由于掌握步驟不正確以及對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)掌握的不牢固等原因，會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。但出現(xiàn)錯(cuò)誤不一定是壞事，通過(guò)解決問(wèn)題可以使學(xué)生更靈活地掌握軟件應(yīng)用和理清原理。本文分析會(huì)計(jì)電算化上機(jī)中的常見(jiàn)問(wèn)題及產(chǎn)生原因，并提出相應(yīng)解決對(duì)策。

1　系統(tǒng)管理及基礎(chǔ)設(shè)置中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

問(wèn)題1：在系統(tǒng)管理中已設(shè)置用戶(hù)和權(quán)限，但用003進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置時(shí)無(wú)法進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶(hù)。

分析原因：操作員編號(hào)錯(cuò)誤。用admin或賬套主管進(jìn)入系統(tǒng)管理—權(quán)限—用戶(hù)，發(fā)現(xiàn)操作員姓名正確，但是編號(hào)并不是003，因此用003不能進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。用操作員的編號(hào)進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，必須保證該操作員編號(hào)存在并且正確。用戶(hù)編號(hào)在系統(tǒng)中必須唯一。

更正：用admin或賬套主管進(jìn)入系統(tǒng)管理，增加003用戶(hù)，并賦予相應(yīng)權(quán)限。

問(wèn)題2：已建立完賬套，在基礎(chǔ)設(shè)置中增加“供應(yīng)商分類(lèi)”時(shí)，無(wú)法增加。

分析原因：在建立賬套過(guò)程中，并未選擇供應(yīng)商分類(lèi)。在建賬過(guò)程中，選擇供應(yīng)商分類(lèi)，在基礎(chǔ)設(shè)置中才能增加供應(yīng)商分類(lèi)，然后再增加供應(yīng)商名稱(chēng)。相反地，如果要求沒(méi)有供應(yīng)商分類(lèi)，直接增加供應(yīng)商名稱(chēng)，那么在建立賬套時(shí)不能選擇供應(yīng)商分類(lèi)，如果選擇了，則不能直接增加供應(yīng)商名稱(chēng)，因?yàn)橹挥性黾庸?yīng)商分類(lèi)才能增加供應(yīng)商名稱(chēng)。注意軟件系統(tǒng)中的前后關(guān)系。

更正：以賬套主管身份登陸系統(tǒng)管理，點(diǎn)擊賬套—修改，打開(kāi)修改賬套對(duì)話(huà)框，點(diǎn)擊下一步，出現(xiàn)供應(yīng)商分類(lèi)一欄時(shí)，在供應(yīng)商分類(lèi)前方框內(nèi)單擊左鍵，出現(xiàn)“√”標(biāo)示以示選擇。

問(wèn)題3：在基礎(chǔ)設(shè)置中，增加部門(mén)檔案時(shí)，一級(jí)分類(lèi)編碼和二級(jí)分類(lèi)編碼與教材不同，不能按要求增加正確的編碼。

分析原因：在賬套建立過(guò)程中，編碼方案設(shè)置有誤，或者直接按默認(rèn)編碼并未修改。

更正方法一：以賬套主管身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，選擇“賬套—修改”，找到編碼方案，修改相應(yīng)分類(lèi)編碼方案中的信息，修改結(jié)束后點(diǎn)擊確認(rèn)保存。

更正方法二：以賬套主管身份進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶(hù)，執(zhí)行“基本信息—編碼方案”，雙擊修改分類(lèi)編碼方案信息。

問(wèn)題4：用賬套主管身份注冊(cè)進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊設(shè)置—基礎(chǔ)檔案，基礎(chǔ)檔案展開(kāi)沒(méi)有客商、存貨等信息。

分析原因：在建立賬套時(shí)，沒(méi)有啟用總賬系統(tǒng)。

更正：用賬套主管進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊“設(shè)置—基本信息—系統(tǒng)啟用”選項(xiàng)，打開(kāi)“系統(tǒng)啟用”對(duì)話(huà)框，啟用總賬，并選擇啟用日期為某期期初。

問(wèn)題5：已通過(guò)“系統(tǒng)管理—賬套—輸出”功能進(jìn)行賬套備份，但原備份的目標(biāo)文件夾中沒(méi)有備份文件Uferpact。

分析原因：備份步驟不完整，備份時(shí)只選中了目標(biāo)文件夾，沒(méi)有雙擊打開(kāi)，備份文件沒(méi)有裝入目標(biāo)文件夾，而是存放于目標(biāo)文件夾的上一級(jí)文件夾中。

更正：可以在目標(biāo)文件夾的上一級(jí)目錄下找到丟失備份。正確備份方法是，在備份時(shí)要選定目標(biāo)文件夾并雙擊打開(kāi)，再點(diǎn)擊確定。

2　日常業(yè)務(wù)處理中常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

問(wèn)題1：填制憑證時(shí)，涉及現(xiàn)金、銀行存款的科目輸入憑證點(diǎn)擊回車(chē)，系統(tǒng)并未彈出“現(xiàn)金流量表”對(duì)話(huà)框。

分析原因：沒(méi)有將現(xiàn)金、銀行存款科目指定為現(xiàn)金流量科目。

更正：以賬套主管身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊“設(shè)置—基礎(chǔ)檔案—財(cái)務(wù)—會(huì)計(jì)科目”，出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目對(duì)話(huà)框，點(diǎn)擊菜單中“編輯—指定科目”，選擇“現(xiàn)金流量科目”單選按鈕，將現(xiàn)金、銀行存款選入。

問(wèn)題2：出納執(zhí)行現(xiàn)金日記賬查詢(xún)時(shí)，沒(méi)有查詢(xún)權(quán)限。

分析原因：出納沒(méi)有現(xiàn)金日記賬的查詢(xún)權(quán)限。

更正方法一：如果在選項(xiàng)中設(shè)置了“明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目”，取消。

更正方法二：如果不取消“明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目”，則以賬套主管身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，賦予出納現(xiàn)金、銀行存款科目的查詢(xún)權(quán)限。

更正方法三：數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置中，對(duì)出納進(jìn)行了權(quán)限控制，則在科目前取消科目控制。

問(wèn)題3：出納有了查詢(xún)?nèi)沼涃~權(quán)限，但不能雙擊查詢(xún)憑證。

分析原因：出納沒(méi)有查詢(xún)總賬的權(quán)限。

更正：以賬套主管身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，賦予出納“科目賬”權(quán)限。點(diǎn)擊權(quán)限—權(quán)限，選中出納，點(diǎn)擊修改權(quán)限，單擊“賬表—科目賬—總賬”權(quán)限選擇。

問(wèn)題4：以賬套主管身份填制憑證，導(dǎo)致不能審核憑證。

分析原因：應(yīng)以會(huì)計(jì)身份填制憑證，賬套主管審核憑證，填制和審核憑證不能為同一人，即職務(wù)不相容原則。

更正：以賬套主管身份將所填制憑證作廢，并整理憑證，則沒(méi)有賬套主管填制過(guò)的憑證，再以會(huì)計(jì)身份重新注冊(cè)進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)填制憑證。

問(wèn)題5：出納執(zhí)行出納簽字時(shí)，沒(méi)有符合條件的憑證。

分析原因：出納簽字必須符合以下4個(gè)條件。（1）出納具有出納簽字的權(quán)限；（2）現(xiàn)金、銀行存款科目分別指定為現(xiàn)金總賬科目、銀行總賬科目；（3）“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—總賬—設(shè)置—選項(xiàng)”總賬控制參數(shù)中選擇出納憑證必須經(jīng)由出納簽字；（4）會(huì)計(jì)科目修改中，現(xiàn)金科目選擇日記賬、銀行存款科目選擇日記賬、銀行賬。出現(xiàn)沒(méi)有符合條件的憑證，要從以上4個(gè)條件中分析原因，查看4個(gè)條件是否同時(shí)具備。另外有可能會(huì)出現(xiàn)該操作員沒(méi)有出納簽字的權(quán)限而導(dǎo)致無(wú)法執(zhí)行出納簽字，這是因?yàn)闆](méi)有具備條件1，此時(shí)應(yīng)以賬套主管身份登錄系統(tǒng)管理，執(zhí)行“權(quán)限—權(quán)限”，賦予出納人員出納簽字權(quán)限。

更正：經(jīng)過(guò)分析以上4種原因發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)錯(cuò)誤在于沒(méi)有指定科目，則以賬套主管身份進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶(hù)，指定科目。

問(wèn)題6：填制憑證保存時(shí)，出現(xiàn)“憑證不滿(mǎn)足借貸必?zé)o”無(wú)法保存憑證。

分析原因：憑證類(lèi)別選擇了轉(zhuǎn)賬憑證，類(lèi)別選擇錯(cuò)誤。該憑證不是轉(zhuǎn)賬憑證所以選擇轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)無(wú)法正確保存。

更正：在憑證類(lèi)別一欄中選擇相應(yīng)的憑證類(lèi)別，收款憑證或付款憑證。

問(wèn)題7：填制憑證時(shí)，輸完銀行科目，并填寫(xiě)完輔助項(xiàng)對(duì)話(huà)框，憑證輸入完成后，沒(méi)有彈出“此支票尚未登記，是否登記”的窗口。

分析原因：沒(méi)有進(jìn)行支票控制設(shè)置。沒(méi)有設(shè)置支票控制，則在銀行存款科目是支票的情況下無(wú)法進(jìn)行支票登記。

更正：以賬套主管身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，打開(kāi)“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—總賬—設(shè)置—選項(xiàng)”，選擇支票控制。

問(wèn)題8：填制憑證時(shí)，出現(xiàn)科目不合法。

分析原因：填制憑證所填科目編碼與設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)科目編碼不一致。前后不一致時(shí)，系統(tǒng)不能正確匹配編碼，則科目不合法而無(wú)法使用。

更正：查找會(huì)計(jì)科目，找到相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目編碼填寫(xiě)正確。

3　期末會(huì)計(jì)處理常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

問(wèn)題1：在期末對(duì)賬過(guò)程中，單位日記賬的記錄為空。分析原因：沒(méi)有記賬則不會(huì)產(chǎn)生企業(yè)的日記賬信息。更正：以賬套主管身份進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶(hù)，打開(kāi)總賬系統(tǒng)下憑證—記賬，完成記賬。

問(wèn)題2：銀行對(duì)賬時(shí)，出現(xiàn)檢查不平衡。

分析原因：本單位存在未達(dá)賬項(xiàng)。銀行對(duì)賬通過(guò)自動(dòng)對(duì)賬和手工對(duì)賬兩種途徑進(jìn)行，之后發(fā)現(xiàn)檢查不平衡，則可能存在未達(dá)賬項(xiàng)，此項(xiàng)不平衡不影響后續(xù)操作。

更正：通過(guò)手工對(duì)賬仔細(xì)檢查，仍然不平衡，則在會(huì)計(jì)電算化上機(jī)實(shí)驗(yàn)中不予考慮。

問(wèn)題3：進(jìn)行期末結(jié)賬時(shí)，出現(xiàn)“存在未記賬憑證”，無(wú)法結(jié)賬。

分析原因：期末結(jié)轉(zhuǎn)生成憑證并保存后，單位出現(xiàn)新的轉(zhuǎn)賬憑證，需要進(jìn)行憑證審核記賬后才能結(jié)賬。學(xué)生經(jīng)常忘記審核記賬環(huán)節(jié)直接進(jìn)行結(jié)賬，這種方法往往導(dǎo)致無(wú)法結(jié)賬。

更正：期末處理的順序是：轉(zhuǎn)賬—憑證生成—審核憑證—記賬（—按前序循環(huán)）—結(jié)賬以賬套主管的身份進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶(hù)，執(zhí)行審核憑證，然后執(zhí)行記賬功能。

問(wèn)題4：期末轉(zhuǎn)賬時(shí)，生成憑證，點(diǎn)擊保存出現(xiàn)“日期不能滯后系統(tǒng)日期”而無(wú)法保存。

分析原因：實(shí)驗(yàn)課不是實(shí)際操作，所以必須要分清系統(tǒng)啟用日期和操作日期的關(guān)系，上機(jī)實(shí)驗(yàn)一般以一個(gè)月的賬務(wù)處理為對(duì)象，啟用日期一般是某月月初。操作時(shí)一般把電腦的系統(tǒng)時(shí)間調(diào)整為對(duì)應(yīng)某月的月末，這樣可以處理處于月初至月末間任意一天的業(yè)務(wù)。出現(xiàn)日期不能滯后系統(tǒng)日期的原因是轉(zhuǎn)賬應(yīng)于月末進(jìn)行，而電腦系統(tǒng)日期提前甚至提前了日常業(yè)務(wù)處理的日期。

更正：修改電腦系統(tǒng)日期，將其改為月末，轉(zhuǎn)賬生成憑證的時(shí)間選擇月末。

問(wèn)題5：期末損益結(jié)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬生成憑證時(shí)，執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成—損益結(jié)轉(zhuǎn)”，右邊沒(méi)有相應(yīng)需要結(jié)轉(zhuǎn)的項(xiàng)目。

分析原因：在轉(zhuǎn)賬生成之前需要進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置，沒(méi)有需要結(jié)轉(zhuǎn)的項(xiàng)目是因?yàn)闆](méi)有進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)。

更正：進(jìn)行期末損益結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置，具體操作如下。以會(huì)計(jì)身份進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶(hù)，執(zhí)行“業(yè)務(wù)—財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—期間損益—期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”，選擇本年利潤(rùn)科目編碼，點(diǎn)擊確定。

4　UFO報(bào)表管理常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

問(wèn)題：利用UFO表編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，報(bào)表格式、公式全部成功設(shè)置，但運(yùn)算后沒(méi)有產(chǎn)生數(shù)據(jù)。

分析原因：（1）總賬系統(tǒng)還沒(méi)有記賬；（2）錄入的關(guān)鍵字（如年、月、日）與總賬系統(tǒng)不符或公式中會(huì)計(jì)科目代碼與總賬系統(tǒng)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目代碼不一致，公式運(yùn)行時(shí)沒(méi)有正確數(shù)據(jù)所以不會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)。

更正：（1）記賬后再編制報(bào)表；（2）進(jìn)入總賬系統(tǒng)確認(rèn)正確的年、月、日或會(huì)計(jì)科目代碼，然后在會(huì)計(jì)報(bào)表中錄入正確的關(guān)鍵字和會(huì)計(jì)科目代碼。

主要參考文獻(xiàn)

［1］陳雪芬.高職院校會(huì)計(jì)電算化上機(jī)實(shí)驗(yàn)中學(xué)生常見(jiàn)問(wèn)題淺析［J］.現(xiàn)代會(huì)計(jì)，2006（5）.

［2］陳玲.會(huì)計(jì)電算化上機(jī)實(shí)驗(yàn)中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策［J］.武漢交通職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（6）.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.033

F232

A

1673-0194（2015）12-0044-02

2015-05-22