辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略分析

徐銘謙（河南省南陽(yáng)醫(yī)專一附院，河南南陽(yáng)　473000）

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理策略分析

徐銘謙
（河南省南陽(yáng)醫(yī)專一附院，河南南陽(yáng)473000）

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院對(duì)檔案的管理也開始逐漸升級(jí)，為了提高檔案管理的效率，各級(jí)醫(yī)院紛紛開始引入自動(dòng)化辦公設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理。這對(duì)醫(yī)院來說，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。因此，不斷研究自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案的管理，對(duì)于提高醫(yī)院管理水平，提高檔案利用的質(zhì)量有著重要意義。辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公方式，提高了辦公效率，擴(kuò)大了檔案的儲(chǔ)存容量，細(xì)化了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在本文中從辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀、必要性和意義入手，對(duì)如何加強(qiáng)醫(yī)院自動(dòng)化檔案管理，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)體系提出了建議。

辦公自動(dòng)化醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施

隨著自動(dòng)化技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化成為辦公領(lǐng)域發(fā)展的主要趨勢(shì)。自動(dòng)化管理也被引入到了醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域。醫(yī)院需要根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)，逐步推行醫(yī)院進(jìn)行自動(dòng)化管理改革。但是由于歷年來管理體制與管理方式的限制，醫(yī)院檔案距離自動(dòng)化管理還有一定的距離。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理，在管理理念、內(nèi)容等方面都存在許多不足，造成了檔案內(nèi)容不全面、分類條目不細(xì)致、檔案丟失等問題。這嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用，本文對(duì)自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理管理進(jìn)行探討。

1　自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1檔案安全性不足

醫(yī)療檔案作為患者隱私內(nèi)容之一，醫(yī)院和醫(yī)生都有義務(wù)為患者進(jìn)行保密。但是隨著辦公自動(dòng)化體系的引入，醫(yī)院逐漸對(duì)檔案進(jìn)行電腦聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)和管理。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，黑客和不法商販逐漸開始盜取患者信息以獲得巨額收入。這不僅為醫(yī)院和患者帶來了困擾，還嚴(yán)重影響了醫(yī)患關(guān)系，加深了雙方對(duì)立程度。醫(yī)院電子檔案是醫(yī)生存儲(chǔ)、管理、上傳的診斷病例，包含了文本、符號(hào)、圖表、圖形、音頻、影像等數(shù)字化信息。鑒于其形式不固定、易于修改、系統(tǒng)漏洞、保密性弱等問題，電子檔案被篡改和盜取的可能性大大增加。在針對(duì)醫(yī)療檔案輸入、存儲(chǔ)以及管理的安全性的投入上，還有許多不足之處。

1.2檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不清晰、不全面

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化使醫(yī)院在硬件基礎(chǔ)上有了明顯的提高，使用的設(shè)備更加方便和快捷。但是給醫(yī)療檔案的存檔帶來了許多問題。比如：使用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備后，醫(yī)生在進(jìn)行文件傳輸?shù)臅r(shí)候習(xí)慣使用電子文檔進(jìn)行傳輸，沒有保留手稿。醫(yī)生對(duì)于病例的日常工作總結(jié)以及分析和論文格式不一、標(biāo)準(zhǔn)不同，無形中增加了管理者分類和管理的工作量。除此之外，醫(yī)療檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也在無形中增加了檢索的難度。這反映了醫(yī)院在檔案信息自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)上的滯后。

1.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)不完善

由于自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的開發(fā)者對(duì)于我院的各種流程、制度了解不全面，所以在系統(tǒng)中還存在許多漏洞和缺陷。當(dāng)前的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案管理工作還無法實(shí)現(xiàn)完全的對(duì)接。系統(tǒng)的集成度較差、功能較為復(fù)雜、管理內(nèi)容劃分太繁瑣。而且，系統(tǒng)缺乏將電子文件傳輸與醫(yī)療檔案管理工作結(jié)合在一起的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)診斷病歷等醫(yī)療文件的自動(dòng)控制與歸檔。

1.4醫(yī)院檔案管理觀念較落后

在此之前，大部分醫(yī)院對(duì)醫(yī)院檔案的管理工作重視程度都不夠，沒有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要意義，也沒有加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案管理的觀念較為落后，管理專業(yè)性不足。由于醫(yī)院人員編制的限制，沒有增加管理人員的數(shù)量，使得檔案部的工作人員工作量龐大，管理起來也較為吃力。在實(shí)際管理中，部分工作人員難以有效的運(yùn)用自動(dòng)化辦公設(shè)備。即使在自動(dòng)化辦公不斷發(fā)展的今天，醫(yī)院的檔案管理工作也相對(duì)落后于醫(yī)院其他部門。

2　辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

2.1加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理科學(xué)化建設(shè)

當(dāng)前自動(dòng)化辦公設(shè)備大多是由計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、輸出設(shè)備組成的。所以，院方要不斷加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，提高設(shè)備的性能，加強(qiáng)維護(hù)力度，增加使用壽命。除此之外，院方還需對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，提高防護(hù)等級(jí)，防止數(shù)據(jù)泄漏，保證系統(tǒng)正常使用。醫(yī)院檔案中的病案信息是關(guān)系患者診療、康復(fù)的重要信息，所以醫(yī)院要增強(qiáng)信息的安全保護(hù)意識(shí)，保證數(shù)據(jù)安全。

2.2強(qiáng)化后檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

隨著當(dāng)前醫(yī)院市場(chǎng)化程度的不斷加深，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域新的科研成果不斷涌現(xiàn)。醫(yī)院檔案出現(xiàn)了數(shù)量不斷增加、信息更加廣闊，形式更加豐富，管理方法更加復(fù)雜的特點(diǎn)。因此，醫(yī)院需要更多的專業(yè)人才對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。

對(duì)于管理人才的培養(yǎng)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，要加強(qiáng)管理人員的醫(yī)療檔案法律法規(guī)等方面的知識(shí)，增加檔案管理、醫(yī)療信息分類的專業(yè)技能培養(yǎng)課程；其次，要加強(qiáng)管理人員對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)備的了解與應(yīng)用能力，強(qiáng)化管理人員的醫(yī)療方面的專業(yè)知識(shí)，熟悉醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的各個(gè)流程，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)生所提交的各種病例案例、重點(diǎn)疾病的質(zhì)量控制表等報(bào)表的分類整理能力，提高工作效率和準(zhǔn)確率；第三，醫(yī)院要制定一套績(jī)效考核制度，完善獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，有效的激發(fā)工作人員的工作積極性，推動(dòng)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理工作的全面實(shí)施。

2.3完善制度以建立高效的檔案管理模式

建立高效的檔案管理模式，首先，要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，將醫(yī)院患者的檔案信息納入醫(yī)院檔案管理范圍中，最大限度發(fā)揮其學(xué)術(shù)價(jià)值。第二，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的匹配程度，統(tǒng)一接入端口和標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。第三，準(zhǔn)確定位醫(yī)院檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進(jìn)行檔案管理，規(guī)范檔案信息分類，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值，為其他部門提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

3　結(jié)語(yǔ)

隨著辦公自動(dòng)化的迅猛發(fā)展，評(píng)價(jià)醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)徹底告別了傳統(tǒng)的檔案的藏量和規(guī)模評(píng)價(jià)體系。如何利用自動(dòng)化技術(shù)與設(shè)備規(guī)范信息資源，完善檔案管理已成為醫(yī)院檔案研究的一個(gè)新課題。

［1］吳家云.關(guān)于信息環(huán)境下醫(yī)院檔案管理管理的思考［J］.中國(guó)創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（2）.

［2］湯珊紅.信息化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理管理創(chuàng)新的對(duì)策［J］.科技資訊，2010（1）.

［3］王燕.檔案管理的辦公自動(dòng)化初探［J］.三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，11（2）:86-88.