做好新形勢下基層檔案資源建設

趙亞平

（金壇市檔案局，江蘇金壇，213200）

畫家范石甫向金壇市檔案館副館長蔡俊捐贈《范氏宗譜》

檔案資源建設是檔案館建設的核心，是檔案事業(yè)賴以持續(xù)發(fā)展的根本。當前，檔案資源建設是基層檔案館最重要的基礎性工作，也是具有開拓性、創(chuàng)新性、緊迫性的工作。在檔案現(xiàn)代化發(fā)展的進程中，基層檔案館的檔案資源建設正處在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、檔案數(shù)字化與文檔一體化及網(wǎng)絡信息化并存的時代。因此，我們必須兼顧發(fā)展過程中存在的各種情況，思考傳統(tǒng)與現(xiàn)代化發(fā)展的合理性和科學性，進而形成我們正確的工作思路。

一、提高認識，轉(zhuǎn)變觀念

近幾年來，國家檔案局連續(xù)出臺的8 號令、9 號令、10 號令，完整構(gòu)建了基層的、群眾的、全方位的檔案資源體系法規(guī)框架，在法規(guī)上根本解決了檔案資源的科學布局、合理歸屬的問題，使檔案歸屬流向有法可依，為檔案資源的建設和發(fā)展指明了方向，標志著檔案資源建設步入了一個新的發(fā)展時期。這一方面促進了檔案資源結(jié)構(gòu)更加合理、內(nèi)容更加豐富、管理更加完善；另一方面，對檔案工作提出新的更高要求，要求能更加科學地劃定檔案保管期限，要求更加細化檔案收集的范圍，做到應收盡收、齊全完整。

基層檔案館直接面對的是基層單位和基層群眾，更應強調(diào)檔案資源的民生領域，使檔案能全方位展現(xiàn)社會的各個方面，包括政治、經(jīng)濟、文化，從原先偏向政府行政的模式中解放出來。檔案既是社會各項活動的記錄，也是群眾維護自身利益的重要法律依據(jù)，同時為社會的穩(wěn)定發(fā)展、依法治國提供保障，為豐富群眾的文化生活提供便利。在實施“以人為本”戰(zhàn)略中，基層檔案資源建設應轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人的傳統(tǒng)觀念和認識，要重視所有涉及人的檔案，突破傳統(tǒng)觀念，充分發(fā)揮檔案服務的公益性，把民生檔案作為檔案資源體系建立的突破口。

從宏觀層面上，檔案資源建設是檔案體系建設的重要一環(huán)，也是我們實施檔案戰(zhàn)略最關鍵的一項工作。貫徹“以人為本、服務先行、安全第一”的三大戰(zhàn)略思想，我們應完善基層檔案體系的建設，應從實際來謀劃基層檔案資源的建設和發(fā)展，不能片面求全、求大和求快，要統(tǒng)籌規(guī)劃逐步推進，重視民生檔案的收集與保管，重視人民群眾的利益，體現(xiàn)基層檔案特色，為廣大的基層民眾做好切實的服務。

二、加強研究，分析對策

推進基層檔案資源建設應依據(jù)基層檔案的特點。我們要到基層調(diào)查研究，了解掌握基層最實際的情況，發(fā)現(xiàn)問題，掌握規(guī)律，從而尋求解決問題的方法。

基層行政管理體系，縣（市）一級管理著鎮(zhèn)（區(qū)）一級組織，鎮(zhèn)一級管理著村一級，行政村是廣大村民的自治組織。民生檔案是基層檔案的基礎，是社會基層管理活動的歷史記錄，是維護群眾權(quán)益的原始憑證，是基層人民群眾的利益在檔案中的集中體現(xiàn)。民生檔案建設關系全局、關系基礎、關系發(fā)展。

通過開展調(diào)查研究工作，我們了解到：

1. 民生檔案涉及面廣。主要涉及到鎮(zhèn)黨委、政府各個職能部門的工作，涉及到人民群眾的方方面面，每個單位都有涉及民生檔案的信息。民生檔案主要分布在：一是黨委、政府各職能部門，如民政、計生；二是垂直管理的基層部門，如國土、學校；三是行政村、社區(qū)。

2. 種類繁多。民生檔案的種類包括：人事、農(nóng)村黨員、學籍、村鎮(zhèn)房產(chǎn)、農(nóng)民宅基地、農(nóng)村拆遷、城鄉(xiāng)低保、困難補助、五保、殘疾人、村民健康、退伍軍人、涉農(nóng)補貼、戶籍、病案、社會保障、計生、婚姻登記、土地承包流轉(zhuǎn)、專項承包合同、司法調(diào)解、信訪、個體工商戶、納稅等。

3. 數(shù)量龐大。由于民生檔案遍及鎮(zhèn)村各個方面，本市可以統(tǒng)計的民生檔案有：計生檔案2372 件、個體工商戶登記檔案14845 卷、黨員檔案17607 卷、婚姻登記檔案7000 卷（加76633 件）、退伍軍人檔案12001 卷、土地承包檔案11013卷、病案檔案16 萬卷、農(nóng)村戶籍檔案21088 卷、宅基地檔案25081卷。還有些難以統(tǒng)計的民生檔案，主要包括農(nóng)村拆遷、社保、司法調(diào)解、優(yōu)撫、人事檔案等。隨著社會的發(fā)展進步，惠民政策的不斷出臺，與群眾息息相關的民生檔案必將越來越多。

4. 利用頻繁。隨著社會的發(fā)展、經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型，涉及老百姓個人利益的民生檔案在經(jīng)濟社會中的作用越來越大，已從存史資政的功能擴展到社會的方方面面。群眾為維護自身的權(quán)益，查檔利用的人數(shù)都在逐年增加，其中利用最多的是婚姻、戶口、工齡、土地等方面檔案。

通過調(diào)查研究，我們掌握到基層的民生檔案主要集中分布在村級、民政、人事、工商、土地、司法、學校、企業(yè)等八個區(qū)域。主要存在的問題：一是檔案意識不夠強；二是管理不夠規(guī)范；三是檔案設施不夠完備。

三、立足基層，打好基礎

通過全面了解和掌握本市民生檔案工作的基本情況，我們結(jié)合實際制定對策，重點加強鎮(zhèn)村級民生檔案資源的規(guī)范整理、安全保管和有效利用等方面，加強和改進民生檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案惠民利民、促進經(jīng)濟和社會和諧的作用。

一是建立民生檔案登記制度。對涉民部門形成的各類民生檔案進行排查和登記，全面掌握民生檔案形成規(guī)律、管理現(xiàn)狀和利用需求等情況，并實施有效監(jiān)管。

二是加強管理和分類指導。按照國家檔案局《關于加強民生檔案工作的意見》的要求，會同各涉民生的主管部門，從源頭上抓好民生檔案的管理利用和監(jiān)督指導工作。指導涉民部門制定相關業(yè)務標準和規(guī)范，完善民生檔案管理的制度體系。

三是強化鎮(zhèn)村（區(qū)）檔案工作。要進一步加強鎮(zhèn)村（區(qū)）檔案工作職能，整合檔案信息資源，真正解決鎮(zhèn)村（區(qū)）機關民生檔案各自為政、人走資料散的問題。各鎮(zhèn)村（區(qū)）檔案要采取相對集中統(tǒng)一管理的模式，切實擔負起對行政村、社區(qū)檔案工作的指導、監(jiān)督、培訓、幫扶的職責，使行政村、社區(qū)規(guī)范建檔，并堅持長效管理。

四是對到期檔案的規(guī)范整理加強檢查指導。為確保各單位規(guī)范完整、保質(zhì)保量地完成檔案移交任務，要求提前認真規(guī)范地做好移交前的各項準備工作。

四、拓展范圍，逐步吸納

通過調(diào)研得知，檔案管理最好的基層部門是黨委、政府職能部門，較差的是垂直管理的基層部門，最差的是行政村、社區(qū)。主要原因：檔案管理好是由于政府主管職能部門責任明確；垂直管理部門因為多頭管理、責任不清，常處于沒人管理的狀態(tài)，而且標準不統(tǒng)一，另外有些部門（如銀行）的重要檔案已上移至省直轄市等因素；行政村和社區(qū)往往是由于行政村合并和新建社區(qū)造成機構(gòu)變動的原因，比如：本市2001年行政村從418個合并至157 個，而到2013年行政村和社區(qū)又合并至120 個，使得檔案管理處于變化之中，加上原先檔案基礎就比較薄弱?；谝陨细鞣N因素，基層檔案資源建設采取理順關系、逐步推進的方式進行，根據(jù)情況，有計劃地做好各類到期檔案的接收工作。

金壇檔案局征集勞模檔案，勞模梁來芳展開照片向檔案工作人員講解當時的情況

要打破基層檔案資源的條塊割據(jù)狀態(tài)。由于現(xiàn)有行政體制的問題，基層現(xiàn)有城建、人事、房產(chǎn)等專業(yè)檔案館室，共同分享著屬于基層綜合檔案館的資源，使得基層檔案館的館藏量得不到增長。另外，現(xiàn)有直屬部門也存在民生檔案分散保管、各自為政的現(xiàn)象。根據(jù)國家檔案局的文件精神，應該逐步整合現(xiàn)有的各類檔案資源，努力拓展檔案資源的范圍，使基層綜合檔案館成為名副其實的綜合檔案館?？h級檔案主管部門要積極謀求上級檔案部門和市委、市政府的支持，加快檔案管理體制改革，由基層綜合檔案館對各專業(yè)檔案館實施資源整合。我們目前應立足金壇新檔案館的落成和新機關文檔中心的建設，加大資源整合的力度，使我們從管理機制和運作層面上實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和檔案資源的規(guī)范建設。

在對現(xiàn)有檔案接收對象加大征集接收力度的同時，將接收范圍擴大到與群眾關系密切的已公開現(xiàn)行文件和專門檔案、有關基層單位檔案，把所有涉及人的檔案納入進館范圍。要有意識地加強與群眾利益息息相關的婚姻、人事、知青、公證等方面檔案的接收工作。使得更多的民生檔案資源向綜合檔案館集聚，并將那些未到進館期限、屬于政府信息公開范圍、關系民生的檔案提前接收進館。

五、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，注重特色

地方特色檔案具有反映當?shù)仫L俗民情、人文地理、經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的重要作用，是提升地方檔案館品位和知名度，提高檔案利用率的重要載體，各地檔案部門都把散存于社會和個人手中具有重要價值的檔案征集工作作為豐富館藏體系、形成館藏特色、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要舉措。金壇市檔案館自進入21世紀以來，十分重視地方特色檔案征集工作，并逐步轉(zhuǎn)變征集觀念，提出了“彰顯地方特色，廣集社會精品，增強文化品位，擴大社會影響”的征集思路，創(chuàng)新征集方式，完善征集手段，引入多種征集方法，實現(xiàn)了由檔案部門單獨征集向社會網(wǎng)絡化征集，由單純的征集紙質(zhì)文件向征集多種載體，由單一的行政手段向多種手段并重的轉(zhuǎn)變。

開展了金壇市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案的征集、金壇籍國家級勞動模范檔案的征集、有關名特優(yōu)農(nóng)產(chǎn)品的征集、金壇的著名商標馳名商標的檔案征集、重大活動檔案征集。先后征集到包括乾元觀道教音樂、巨村舞龍、金壇刻紙、金壇秧歌燈手抄劇本、民國時期金壇各鄉(xiāng)鎮(zhèn)地籍圖、侵華日軍地圖及遺留物、上世紀金壇影像圖片資料、金壇名人、名特優(yōu)農(nóng)產(chǎn)品等具有地方特色、反映時代風貌的檔案資料近萬件。結(jié)合實踐中的現(xiàn)實情況和學習借鑒先進的經(jīng)驗，堅持記錄歷史，彰顯地方特色，堅持長效管理，創(chuàng)新工作方法，完善征集接收舉措，不斷豐富館藏。

六、數(shù)字資源，規(guī)劃發(fā)展

檔案資源建設中，檔案的數(shù)字化資源建設是檔案資源建設的一個重要組成部分，也是今后一段時間內(nèi)的工作重點，是影響檔案資源信息化和檔案信息開發(fā)、利用的重要因素。基層檔案數(shù)字資源建設是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的一項系統(tǒng)工程，需要我們統(tǒng)籌規(guī)劃。

首先，推進檔案的數(shù)字化。由于各地方經(jīng)濟發(fā)展不平衡，基層檔案館條件各有差異，所以必須根據(jù)自身條件，逐步推進館藏和館外檔案的數(shù)字化。我們采取的方式：對于館藏檔案以先易后難、先簡后繁的原則，逐步推進，以最終實現(xiàn)全部館藏檔案的數(shù)字化；對館外檔案或新接收的檔案由政府進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一進行數(shù)字化處理。目前，本館的館藏檔案數(shù)字化程度已完成70%。

其次，加強對電子文件的收集力度。電子文件是檔案數(shù)字資源的重要來源和組成，根據(jù)電子文件的特點和特性，加快相應的收集、鑒定、登記、歸檔、安全等管理。依托政府的網(wǎng)絡、現(xiàn)有現(xiàn)行文件中心，做好這方面的工作。

另外，做好網(wǎng)絡信息的采集積累。網(wǎng)絡信息的搜索和采集必須注意有所選擇，其信息的真實性與可靠性要求較高。通過政府的門戶網(wǎng)站、各職能部門網(wǎng)站，做好信息收集整理。

基層數(shù)字檔案資源將構(gòu)造基層現(xiàn)代化數(shù)字檔案館的基礎，對未來檔案事業(yè)的發(fā)展起至關重要的作用?；鶎訖n案館的檔案資源建設對基層檔案事業(yè)的發(fā)展起著積極影響，也必將有力推動國家檔案資源建設，促進檔案基礎業(yè)務建設，促進經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展，促進社會和諧穩(wěn)定。