新形勢(shì)下檔案安全管理工作初探——以太倉市檔案局為例

陸 堅(jiān) 芮 振

（太倉市檔案局，江蘇太倉，215400）

前不久，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（下簡稱《意見》），《意見》要求檔案工作者要擔(dān)負(fù)起新時(shí)代的新使命，站在發(fā)展的角度，用新思路和新眼光，積極探索檔案工作的新領(lǐng)域。意見的綱領(lǐng)性指導(dǎo)，也為檔案工作一些老問題的解決，帶來了全新的思路，例如檔案安全管理工作。

安全是檔案工作的根本保障，古已重之，從漢代設(shè)蘭臺(tái)，明清設(shè)皇史宬，至新中國《中華人民共和國檔案法》的頒布，無不體現(xiàn)國家層面對(duì)檔案安全工作的重視。此次《意見》全新解讀信息化時(shí)代檔案安全體系的建設(shè)，并將安全建設(shè)與利用體系建設(shè)相呼應(yīng)提出新要求，謀劃了檔案安全體系建設(shè)的全新藍(lán)圖。下面筆者以太倉市檔案局在實(shí)際工作中的一些探索為例，初探新形勢(shì)下的檔案安全管理工作。

一、新形勢(shì)下的檔案安全應(yīng)注重傳統(tǒng)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的一體化管理

數(shù)字檔案，存儲(chǔ)方便、利用快捷，是新時(shí)代檔案信息的主要載體形式；實(shí)體檔案，獨(dú)具“唯一”、“稀缺”、“不可復(fù)制”特性，更隨著時(shí)間的流逝，積淀越發(fā)厚重的“文化性”，擁有獨(dú)特的人文價(jià)值。實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的重要性不言而喻，各有千秋，兩者的安全管理，也各自有一套理論成熟、操作科學(xué)的管理模式。然而始終還是欠缺將兩者統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、融合一體的安全管理方式，給實(shí)體檔案和數(shù)字檔案埋下了潛在的安全隱患。

針對(duì)這一問題，太倉市檔案局利用無線射頻識(shí)別技術(shù)，構(gòu)建了實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的聯(lián)系，探索了實(shí)體檔案和數(shù)字檔案安全的“物聯(lián)網(wǎng)”管理。當(dāng)檔案遇到“危險(xiǎn)”時(shí)，能自動(dòng)發(fā)手機(jī)短信，或在電腦上彈屏通知工作人員；能自動(dòng)讓檔案館監(jiān)控視頻鎖定自己，直播自己所在區(qū)域的視頻影像，方便工作人員了解情況；也能提醒檔案庫房的溫濕度有點(diǎn)偏高或偏低……檔案變得更智慧，安全變得更簡單。

1. 應(yīng)用“五色五級(jí)”應(yīng)急預(yù)警新機(jī)制，檔案保管更安全。傳統(tǒng)檔案日常管理中存在一定的安全隱患，其對(duì)檔案的危害程度也各不相同，如檔案歸還入庫房時(shí)多還了一卷，檔案被帶離檔案館等。對(duì)于這些情況，日常管理中往往不易發(fā)現(xiàn)，容易疏漏。為便于精準(zhǔn)化管理，太倉市檔案局參照天氣預(yù)報(bào)的形式，將日常管理中梳理出的此類安全隱患14 個(gè)，分為了綠、藍(lán)、黃、橙、紅（依次增強(qiáng)）5個(gè)預(yù)警等級(jí)，明確了每個(gè)預(yù)警級(jí)別的安全責(zé)任人和相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，使得預(yù)警對(duì)象更明確、應(yīng)急預(yù)案更有針對(duì)性，安全隱患的消除更快捷化。

2.利用檔案自動(dòng)化盤庫設(shè)備，安全管理更高效。盤整、清點(diǎn)檔案館藏情況是檔案部門一項(xiàng)常規(guī)而又重要的工作，由于館藏量大，人工盤庫耗時(shí)長、出錯(cuò)機(jī)率高，是檔案部門困擾已久的一道難題。通過逆向運(yùn)用檔案物聯(lián)網(wǎng)管理思維，太倉市檔案局自主研制了自動(dòng)化檔案盤庫車，在不需要從密集架中取下實(shí)體檔案的前提下，通過盤庫車自動(dòng)清點(diǎn)檔案數(shù)量，通過聯(lián)動(dòng)數(shù)字檔案館比對(duì)檔案內(nèi)容，既免去了傳統(tǒng)盤庫一卷卷人工盤點(diǎn)的繁瑣，大大簡化了檔案盤庫清點(diǎn)工作的流程，也能實(shí)現(xiàn)諸如區(qū)域定位、遠(yuǎn)程讀取檔案等一些特殊功能，從而使庫房安全管理工作變得更高效。

3. 自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)利用信息，檔案生命特征更完整。檔案的核心價(jià)值固然在其記錄的內(nèi)容，但如同書畫一樣，檔案本身流離輾轉(zhuǎn)、由新轉(zhuǎn)舊的“生命”進(jìn)程，也增加了不少輔助價(jià)值。尤其是數(shù)字檔案，在依托數(shù)字檔案館，采用電子文件（檔案）一體化管理后，其流轉(zhuǎn)的“全生命周期”關(guān)鍵信息特性得到充分展示，檔案什么時(shí)候產(chǎn)生、什么時(shí)候歸檔、被誰利用了多少次等信息都能得到完整記錄。在物聯(lián)網(wǎng)模式下，實(shí)體檔案的這些“生命”信息也得以通過過程性數(shù)據(jù)傳遞至終端留存，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化記錄，使得實(shí)體檔案管理可在任意時(shí)間段進(jìn)行溯源，不僅豐富了實(shí)體檔案安全管理的統(tǒng)計(jì)信息，讓實(shí)體檔案信息更加完善，也讓檔案固有的嚴(yán)謹(jǐn)呆板的形象，變得更為有趣，增加了檔案本身的隱形價(jià)值。

二、新形勢(shì)下的檔案安全應(yīng)注重開放利用與限制保護(hù)的平衡發(fā)展

檔案需要開發(fā)利用，需要最大限度滿足社會(huì)需求，把檔案用活，讓檔案升值，才能把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”。從這點(diǎn)上來說，束之高閣、無人問津反而是檔案、尤其是民生檔案管理的最大不安全因素。舊有思維往往認(rèn)為開放與安全是一個(gè)互相矛盾體，越不開放越安全的觀念往往根深蒂固。《意見》關(guān)于開放利用與安全保管遙相呼應(yīng)的新要求，指出了兩者之間并不是簡單的反比關(guān)系，在兩者之間，存在一個(gè)開放利用與安全管理可以協(xié)調(diào)發(fā)展的微妙平衡點(diǎn)。

1.數(shù)字檔案館室系統(tǒng)建設(shè)更包容、更安全。數(shù)字檔案館是檔案工作建設(shè)的熱點(diǎn)和長期趨勢(shì)。“太倉數(shù)字檔案館室系統(tǒng)”于2007年建成，全市109家基層檔案室實(shí)現(xiàn)在線查閱、在線歸檔、在線年檢、在線服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，區(qū)域范圍內(nèi)的檔案資源共建共享得以實(shí)現(xiàn)。其中52家進(jìn)駐行政中心機(jī)關(guān)單位，借此取消實(shí)體檔案室建制，實(shí)體檔案統(tǒng)一納入檔案局采用“五色五級(jí)”物聯(lián)網(wǎng)管理，不僅節(jié)約了行政中心辦公資源，更兼顧提高了檔案現(xiàn)代化利用水平和安全保管水平。2012年4月，太倉成功通過江蘇省數(shù)字檔案館建設(shè)最高標(biāo)準(zhǔn)——“5A級(jí)數(shù)字檔案館”的測(cè)評(píng)，成為全省首家達(dá)此標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案館。

2. 民生檔案基層查閱服務(wù)更便捷、更安全?！懊裆鷻n案基層查閱窗口”，是將民生檔案查閱服務(wù)延伸到鎮(zhèn)、村、社區(qū)的新型服務(wù)模式，它利用第二代身份證識(shí)別技術(shù)，依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，將婚姻檔案、獨(dú)生子女、退伍士兵、動(dòng)遷安置等檔案資源開放給全市百姓自由查閱。老百姓就近到自己所在的鎮(zhèn)、村、社區(qū)，只需要刷一下自己的身份證，就能在家門口查閱到所需要的檔案，并能享受相關(guān)檔案的出證服務(wù)，免去到檔案館窗口的奔波之苦。

3. 電子文件（檔案）管理更統(tǒng)一、更安全。2013年，太倉承擔(dān)國家電子文件管理試點(diǎn)任務(wù)，電子文件一體化管理工作初現(xiàn)成效。太倉的電子文件管理，通過無縫對(duì)接《電子政務(wù)系統(tǒng)》和《數(shù)字檔案館室系統(tǒng)》，保障電子文件（檔案）的生命周期的完整性，避免了電子文件不同系統(tǒng)之間移交可能出現(xiàn)的安全；通過無遺漏捕獲電子文件（檔案）流轉(zhuǎn)的簽發(fā)、修改、審閱、處理等過程性信息，實(shí)現(xiàn)電子文件（檔案）流轉(zhuǎn)軌跡完整可追溯，保障了電子文件（檔案）的原始性；通過采用江蘇省、蘇州市統(tǒng)一CA 身份認(rèn)證、數(shù)字簽章、加密驗(yàn)證、標(biāo)準(zhǔn)封裝等技術(shù)，保障了電子文件（檔案）的真實(shí)性和可用性。同時(shí)，完善相關(guān)工作機(jī)制、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在電子文件（檔案）管理試點(diǎn)過程中形成了全面、科學(xué)、合理的系統(tǒng)性成果，為國家和江蘇省推行電子文件（檔案）管理提供可靠借鑒。

三、新形勢(shì)下檔案安全工作應(yīng)兼顧被動(dòng)防御與主動(dòng)消除安全隱患的協(xié)同建設(shè)

檔案安全管理，適用于管理學(xué)的“木桶原理”，檔案安全體系中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，都可能導(dǎo)致整個(gè)安全體系的崩潰，帶來災(zāi)難性的后果。為此，檔案的安全管理工作必須從整體出發(fā)，既要主動(dòng)出擊，通過對(duì)所有相關(guān)因素的分析梳理，尋找、消除“短板”，又要做好防御，做到一旦出現(xiàn)安全漏洞，也有萬全準(zhǔn)備的應(yīng)對(duì)措施，形成一手抓防范、一手抓治理的穩(wěn)固局面。

1.在安全主體上，需要全面發(fā)動(dòng)，全員防御。無論檔案的形成者、管理者還是利用者，都需要切實(shí)提升安全意識(shí)，賦予安全責(zé)任，明確安全管理義務(wù)；需要制定、完善、落實(shí)檔案信息化管理相關(guān)制度，信息安全保密等相關(guān)制度，并在工作中嚴(yán)格貫徹落實(shí)；需要切實(shí)實(shí)行檔案的內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外網(wǎng)物理隔離，配備防火墻、入侵檢測(cè)等硬件設(shè)備；需要有標(biāo)準(zhǔn)化核心機(jī)房，具備視頻監(jiān)控、氣體消防、幕簾監(jiān)測(cè)、溫濕度控制、不間斷電源等智能化安全系統(tǒng)，從源頭上保障檔案安全工作穩(wěn)步開展。

2.在安全措施上，需要豐富容災(zāi)備份策略。要搭建核心的數(shù)據(jù)備份中心，制定相應(yīng)的容災(zāi)備份方案，豐富實(shí)施策略，實(shí)現(xiàn)區(qū)域電子數(shù)據(jù)全備份。太倉市檔案局，優(yōu)先開展民生重點(diǎn)領(lǐng)域、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村和社區(qū)的檔案?jìng)浞?，試點(diǎn)開展民營企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人的電子數(shù)據(jù)備份，共為全市400余家單位備份各類電子數(shù)據(jù)3000余萬頁。同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)江蘇省、蘇州市檔案局異地備份要求，將電子數(shù)據(jù)分別備份至湖南長沙、河南洛陽等異地備份基地，并與四川省綿竹市建立數(shù)字檔案互為備份基地，提升全市電子數(shù)據(jù)規(guī)避重大災(zāi)害和突發(fā)事件的能力。

3.在安全技術(shù)上，需要精密布控，嚴(yán)堵漏洞。要充分利用安全技術(shù)和安全產(chǎn)品，通過評(píng)估安全風(fēng)險(xiǎn)、豐富安全策略、實(shí)施安全措施，建立起綜合性的安全防護(hù)體系。太倉市檔案局在數(shù)字檔案館、民生檔案基層查閱中，采用身份證識(shí)別技術(shù)，自動(dòng)登記查閱人身份信息及操作內(nèi)容，保障檔案的可追溯性；在電子文件一體化管理中，采用CA 認(rèn)證、數(shù)字簽章技術(shù)，精確定位電子文件利用者，保障電子文件的原始性；在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)客戶端，采用用戶訪問權(quán)限集中控制，對(duì)用戶身份認(rèn)證，口令加密鑒別，定期更新，集中控制用戶訪問目錄和文件的權(quán)限；在出具紙質(zhì)憑證時(shí)，在原有歸檔章鑒別的基礎(chǔ)上，新增二維碼識(shí)別、電子標(biāo)簽識(shí)別功能，保障紙質(zhì)憑證的真實(shí)性。

新形勢(shì)下的檔案安全工作，有現(xiàn)代發(fā)展理念來引領(lǐng)，有現(xiàn)代設(shè)備去裝備，有現(xiàn)代技術(shù)來改造，有現(xiàn)代管理模式去推進(jìn)。相信在社會(huì)各界的關(guān)心支持和檔案部門的齊心努力下，我國的檔案安全體系建設(shè)必將迎來全新的發(fā)展。