做好職業(yè)教育檔案管理工作的幾點認識

張振海

隨著職業(yè)教育的不斷發(fā)展，職業(yè)教育檔案在職業(yè)教育事業(yè)及社會活動中的重要性日益明顯。建立完善的職業(yè)教育檔案，使其內(nèi)容更加豐富、門類更加齊全，促進職業(yè)教育檔案工作的進一步發(fā)展，對完善終身教育體系，創(chuàng)建學習型社會具有重要意義；對于實現(xiàn)教育目的、服務(wù)社會發(fā)展具有重要作用。職業(yè)教育檔案是高校檔案的一個重要組成部分，是衡量學校職業(yè)教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標志之一，是反映職業(yè)教育管理和教學活動的真實記錄，是發(fā)展職業(yè)教育和開展教學研究的重要信息來源和決策依據(jù)。

一、增強全員檔案意識

目前，職業(yè)教育的學生主體大都是社會青年和在崗人員。因招生范圍廣、形式多樣，而且相對于普通高中學生來說學習的含金量較少，因此在某種程度上，職業(yè)教育檔案管理人員少，管理的難度大。學校往往只重視普通教育學生的檔案工作，對于職業(yè)教育檔案工作的重要性沒有認識到位。因此，筆者認為要大力加強檔案宣傳工作，增強全員檔案意識。一是宣傳檔案法律法規(guī)，增強全體教職員工的檔案法制意識；二是宣傳檔案的作用，增強全體教職員工的檔案價值意識。檔案是歷史的真實記錄，是寶貴的精神財富，具有可靠的參考憑證作用。要結(jié)合職業(yè)教育檔案工作的作用，宣傳職業(yè)教育檔案的價值和作用；三是宣傳檔案工作的責任，提高檔案工作的責任意識，增強全員參與意識，形成人人關(guān)心、多方支持檔案工作的局面。

二、豐富職業(yè)教育檔案的內(nèi)涵

職業(yè)教育檔案包括五大方面，其中，教育行政方面包括上級下發(fā)的有關(guān)職業(yè)教育的各種文件，本單位的會議記錄、規(guī)劃、計劃、規(guī)章制度、經(jīng)驗材料、學改革、評估檢查、各種統(tǒng)計報表等；招生方面包括招生工作文件，招生計劃、宣傳、總結(jié)，錄取新生名單，合作辦班合同，學員名單等；學籍方面包括學生登記表、卡片，成績冊，學籍變更材料獎懲處分材料等；教學方面包括教學計劃、教學大綱、課程設(shè)置、教材、教進度、課程表、聘任教師和輔導員登記表，對授課教師教學價材料、抽取的典型備課記錄，考試方案、試題、題庫、考試績單，實習計劃、總結(jié)及優(yōu)秀實習報告等；畢業(yè)生工作方面包括畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計、畢業(yè)生名單畢業(yè)證書發(fā)放存根，本科畢業(yè)生學位評定文件、授予學位員名單，畢業(yè)生跟蹤調(diào)查及反饋材料等。

三、完善規(guī)章制度，建立健全職業(yè)教育檔案管理體系

職業(yè)教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎(chǔ)。為此，要建立職業(yè)教育檔案管理的各項規(guī)章制度，如檔案收集制度、整理制度、移交制度、銷毀制度等，使職業(yè)教育檔案管理有章可循，明確管理人員及有關(guān)部門的職責，建立各級檔案網(wǎng)絡(luò)組織，形成人人負責，層層把關(guān)，責任到人，齊抓共管的良好局面。不僅如此，還要把檔案工作納入學校計劃和規(guī)劃，納入學校管理制度，納入有關(guān)人員的職責范圍。使職業(yè)教育檔案工作向制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。

四、引入現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)職業(yè)教育檔案管理的現(xiàn)代化

職業(yè)教育規(guī)模的日益擴大，使職業(yè)教育檔案的數(shù)量迅速增多，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之愈加不相適應(yīng)。為了適應(yīng)職業(yè)教育發(fā)展形勢及現(xiàn)代職業(yè)教育檔案資料的數(shù)量大、內(nèi)容雜的特點，高等學校職業(yè)教育檔案管理必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進行檔案管理，如使用《學生成績翻譯軟件》、《職業(yè)教育本、專科學生學歷文憑查詢系統(tǒng)軟件》等，以計算機網(wǎng)絡(luò)為中心，利用現(xiàn)代化工具存儲、傳遞檔案信息，實現(xiàn)高等學校職業(yè)教育檔案傳遞上網(wǎng)、資源共享，實現(xiàn)檔案管理的信息化，更好地為高等學校職業(yè)教育的規(guī)劃、發(fā)展等工作服務(wù)。

五、促進職業(yè)教育檔案信息資源的開發(fā)利用

傳統(tǒng)的職業(yè)教育檔案工作往往以對資料的收集、整理、存儲、保管情況來衡量檔案工作的好壞，而對于資料的利用、服務(wù)方面重視不夠。職業(yè)教育的施教對象主要是在職從業(yè)人員，他們分布于社會各業(yè)，其職位的晉升、單位的更換都需要職業(yè)教育檔案，對檔案的查閱需求較其他類型的檔案更為迫切。而職業(yè)教育檔案信息化管理與服務(wù)方面的功能還未完全開發(fā)，遠未滿足社會的查閱利用需求。因此，應(yīng)根據(jù)職業(yè)教育的特點，借助先進的技術(shù)，促進職業(yè)教育檔案信息資源的開發(fā)利用。一要圍繞學校職業(yè)教育的中心工作和重點任務(wù)，分析職業(yè)教育檔案需求信息，編制適合學校改革和發(fā)展的職業(yè)教育檔案編研資料。依托現(xiàn)代科學技術(shù)，科學管理職業(yè)教育檔案信息資料，為職業(yè)教育檔案信息資源的開發(fā)利用提供技術(shù)支撐。二要廣泛收集、存貯職業(yè)教育檔案信息，力求做到齊全、完整、準確，改變“坐等上門”的作風，大力開發(fā)職業(yè)教育檔案信息資源，把“死”檔案變成“活”的信息。學校檔案部門應(yīng)充分利用集中保管的職業(yè)教育檔案信息資源，通過有效的開發(fā)，為學校的各項管理提供服務(wù)，使職業(yè)教育檔案信息資源的開發(fā)利用工作向廣度和深度發(fā)展。

六、強化檔案工作隊伍建設(shè)

目前，職業(yè)教育檔案管理工作人員大部分是由兼職教師、退休教師及臨時工組成，人員變動頻繁，缺乏穩(wěn)定的素質(zhì)良好的檔案員，致使檔案工作缺乏延續(xù)性、銜接性。檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，對管理人員的政治素質(zhì)、文化修養(yǎng)、專業(yè)技能要求較高。學校要通過選拔任用、教育培訓、以老帶新等方式，逐步優(yōu)化職業(yè)教育檔案管理人員的年齡、知識結(jié)構(gòu)，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)、管理技能和服務(wù)水平，以適應(yīng)職業(yè)教育工作未來發(fā)展的需要。

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