軍休檔案管理與開(kāi)發(fā)

張靜艷 李淑偉

軍休干部檔案管理是一項(xiàng)要求政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和機(jī)要性很強(qiáng)的工作。隨著我國(guó)軍隊(duì)離退休干部保障體系和安置工作的不斷完善，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行綜合性和集約性管理，開(kāi)發(fā)利用軍休檔案，就能更好地服務(wù)于軍休干部。

一、關(guān)于軍休檔案的資源管理工作

軍休干部檔案管理工作需要有擅長(zhǎng)現(xiàn)代技術(shù)和擁有專業(yè)知識(shí)的專業(yè)性人才，自身有較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，勇于創(chuàng)新，并注意多樣化和多層次人才之間的相互作用，滿足不斷發(fā)展的需要。

傳統(tǒng)的軍休干部檔案管理工作主要是以檔案的保管為目的，檔案的利用處于被動(dòng)的狀態(tài)。信息化系統(tǒng)的引進(jìn)和科學(xué)使用加快了檔案工作進(jìn)行適應(yīng)性的調(diào)整和發(fā)展。做好軍休干部檔案的整理數(shù)據(jù)的工作，建立獨(dú)有的數(shù)據(jù)庫(kù)，為軍休干部檔案的整理分析和運(yùn)用信息化系統(tǒng)做好輔助工作。

二、軍休檔案的資源管理和信息化開(kāi)發(fā)

（一）軍休檔案管理和開(kāi)發(fā)的必然性。因?yàn)樾聲r(shí)期需求的信息面廣，需要數(shù)據(jù)能夠提供快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，所以傳統(tǒng)的檔案管理工作和服務(wù)方式已經(jīng)沒(méi)辦法滿足。這時(shí)，就需要通過(guò)改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式與信息化管理的對(duì)接。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理和管理，能夠讓管理檔案人員從大量的手工操作中脫離出來(lái)，工作效率得到極大的提高，從而使信息的傳遞和利用的范圍、速度、方式等都進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)代。

（二）軍休檔案管理的信息化基礎(chǔ)。其基礎(chǔ)包括數(shù)據(jù)庫(kù)管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)兩個(gè)方面。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子原文件數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以及照片等媒體目錄的建設(shè)。運(yùn)用輔助手段掃描出照片或紙張等容易毀壞變質(zhì)的檔案資料，利用計(jì)算機(jī)的信息處理技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，從而保存起來(lái)。具有專業(yè)性、綜合性的檔案數(shù)字化信息庫(kù)，既方便檔案信息的查詢和檢索，又保護(hù)了檔案信息資源。

（三）軍休檔案工作信息化實(shí)施細(xì)則。軍休檔案資料記錄了軍隊(duì)離退休干部的成長(zhǎng)歷程、軍旅生涯以及組織關(guān)系等方面重要的信息，它的保密性和安全性不容忽視。為了做到提供完整準(zhǔn)確軍休檔案信息化建設(shè)的信息源，對(duì)檔案的審核要進(jìn)行多層面、多角度的采集數(shù)據(jù)工作。軍休檔案管理工作軟件，要結(jié)合人事工作和檔案工作的實(shí)際，利用計(jì)算機(jī)管理干部檔案，改變了以往的檢索和查閱方式，使查檔人員在不接觸原件的前提下就可以查閱，提高了查檔速度。檔案工作的信息化，能夠挖掘檔案資源的潛在價(jià)值。通過(guò)信息庫(kù)的建立，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)了大量的信息資料，如任職年限、職務(wù)等相關(guān)信息，對(duì)這些要及時(shí)地進(jìn)行更新和維護(hù)，從而使整個(gè)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用工作得到全面性、準(zhǔn)確性的提高。用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)檔案的文獻(xiàn)進(jìn)行收集整理和深加工，對(duì)收集的現(xiàn)行公開(kāi)的文件整理，實(shí)現(xiàn)其在互聯(lián)網(wǎng)上就可以查詢的服務(wù)功能。使用微縮、掃描等技術(shù)，能夠增加檔案信息的儲(chǔ)存量，并且比紙質(zhì)檔案要高出好多倍。電子文件可以在一個(gè)文檔內(nèi)對(duì)文字、圖像、聲音等媒體信息同時(shí)記錄，實(shí)現(xiàn)了空間小存儲(chǔ)量大的集約化作用，讓檔案的開(kāi)發(fā)利用更加的方便快捷。

為了適應(yīng)信息化、科學(xué)化的檔案管理，對(duì)專業(yè)性、復(fù)合性人才的需要越來(lái)越多。并定期有計(jì)劃性、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使他們能夠更系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、規(guī)律和方法等，提升個(gè)人的知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，逐步地增強(qiáng)對(duì)軍休檔案信息化管理的適應(yīng)性。

建立完善的軍休干部檔案管理制度，使軍休檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。對(duì)管理人員隊(duì)伍建設(shè)實(shí)施崗位責(zé)任、考核等制度，對(duì)檔案收集歸檔、整理、保護(hù)與保管等相關(guān)制度的制定逐步完善，有效地規(guī)范工作人員的行為，讓軍休干部檔案管理制度更加規(guī)范化、制度化。

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革不斷地深入，傳統(tǒng)的軍休檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的局限性。于是，實(shí)現(xiàn)軍休干部檔案工作信息化的建設(shè)，是改革創(chuàng)新的必經(jīng)之路，使檔案信息的綜合處理和管理能力得到了有效的提高；使服務(wù)由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，更深一步開(kāi)發(fā)利用軍休干部檔案的信息資源，把其潛在的價(jià)值挖掘出來(lái)。我們要不斷地加強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更為規(guī)范化、專業(yè)化的發(fā)展，為新時(shí)代的軍休檔案管理的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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（作者單位：河北省軍休三所）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）