信息化技術在檔案管理應用的探討

王樹菊

摘 要：當前我國已經(jīng)進入信息化時代，如何應用新型技術手段進行檔案管理，是擺在每一個檔案管理人員面前的主要問題。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當前檔案管理要求嚴重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中廣泛應用電子檔案技術，因此在檔案管理工作中一定要應用信息技術。

關鍵詞：信息化；檔案管理；檔案

隨著信息化技術的快速發(fā)展，信息在社會生活中的重要越來越明顯，信息資源是經(jīng)濟發(fā)展的重要條件，在單位各項工作開展中，信息化建設工作是重中之重。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當前快速發(fā)展的時代嚴重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中應用電子檔案，這種狀況對檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時轉變工作思路，將工作重點放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉變?yōu)閷嵱眯畔⒎矫?，并對信息需求者提供?yōu)質服務。

1 檔案管理應用信息化技術的優(yōu)點

1.1 促進事業(yè)辦公效率大幅地提高

計算機強大的信息處理能力是檔案管理運用信息化技術的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，檔案管理人員依賴手工操作，費時費力。在應用計算機軟件進行檔案管理后，會使檔案文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等各個環(huán)節(jié)變得十分方便、有序、快捷。

1.2 促進檔案文件信息得到充分的交流與共享

在檔案原始的手工操作管理中，事業(yè)單位之間和各個部門之間不能做到信息共享，文件和信息查找十分困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，并逐漸發(fā)展為體系管理，并可與其他部門或單位的信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，可提供檔案文件信息的橫向與縱向查詢，從而極大地提高檔案利用的質量和效率。檔案管理信息系統(tǒng)可以對所調閱的檔案文件信息作出適時響應和脫機處理，保證較高的查全率和查準率。并通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

1.3 有助于檔案保存穩(wěn)定性

與紙質的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。電子載體，例如VCD、DVD光碟，U盤，移動硬盤等等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，不易受外部環(huán)境的影響，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

1.4 大大提高了文件傳遞的速度和安全性

檔案管理信息系統(tǒng)在計算機網(wǎng)絡技術下，應用安全認證等技術手段直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和速度性。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的組成

檔案管理系統(tǒng)一般由以下幾部分組成：

1.檔案儲存管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠實現(xiàn)檔案自動編號，因此在進行檔案的出入庫時可實現(xiàn)檔案的跟蹤定位。此外，該子系統(tǒng)還具有檔案儲存位置的分配、檔案儲存信息管理的功能，從而可以實現(xiàn)電子檔案儲存位置的可視化、動態(tài)化管理。

2.檔案查詢管理子系統(tǒng)：在檔案被查閱的時候，該子系統(tǒng)可以提供檔案目錄查詢、密級查詢等，并同時發(fā)出出庫指令，管理人員根據(jù)出庫指令將檔案傳給查閱該檔案的人。

3.檔案銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫時，在銷毀管理子系統(tǒng)中會設定每份檔案的保管期限，當檔案到達保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)會自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作出進一步處理。管理人員也可通過該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

4.檔案安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)應用網(wǎng)絡安全技術來實現(xiàn)電子檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管。如果檔案在不經(jīng)過查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令情況下出庫，則監(jiān)控模塊將會把異常信息立即發(fā)送給警報模塊，警報模塊在接受到信息后會向計算機控制中心發(fā)出警報。

3 檔案管理應用信息化技術需要注意的問題

3.1 把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

在傳統(tǒng)檔案管理當中，檔案存在形式一般是紙質、圖片、錄音、錄像等，在整理檔案資料時都是利用手工操作完成，由于管理過程涉及材料的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供使用等多個方面，所以檔案工作人員工作量巨大，操作步驟非常復雜。由于需要對大量的檔案資料進行保管，所以檔案管理部門不能對已經(jīng)存在的檔案資料進行提煉和加工，導致大量的檔案信息資源遭到浪費。隨著在檔案管理工作中引入大量的現(xiàn)代化管理技術和設備，尤其是引入了計算機、光盤和多媒體技術，促進了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理模式形成了有力沖擊?，F(xiàn)階段，檔案管理工作主要以信息為主，運用現(xiàn)代化管理方法管理檔案信息資源。經(jīng)過信息處理的檔案資源可以實現(xiàn)多平臺使用，只有使檔案資源實現(xiàn)信息化，檔案資源才能充分發(fā)揮自身價值，使檔案管理工作在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步和社會繁榮等方面提供優(yōu)質服務；可以為人們帶來一定的經(jīng)濟效益和社會效益，在未來國民經(jīng)濟發(fā)展中一定會擔當重要角色。

3.2 建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

實現(xiàn)檔案的信息化管理，要求必須建立文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，所以，檔案管理部門要做好下面這些工作：一合理設計在廣泛應用計算機條件下的文件檔案管理工作流程，使其符合檔案信息管理的要求；二根據(jù)文件處理方式，設計檔案信息化系統(tǒng)軟件；三在信息系統(tǒng)中，要根據(jù)工作需要，建立完善的內部控制制度，保證檔案材料的安全。在利用電子檔案時，首先要考慮到電子檔案的真實性。在實際操作時，因為檔案材料從電子文件到歸檔沒有程序化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)間的直接鏈接無法實現(xiàn)，所以在當前技術條件下，還不能保證電子文件原數(shù)據(jù)的完整性，很多電子檔案與其對應的紙質檔案并沒有建立一致的管理辦法；用來保存電子檔案的載體不能長期使用等，都對檔案的真實性和安全性形成了影響。

3.3 提高檔案工作者的專業(yè)素質，實現(xiàn)檔案管理的科學化，安全化

現(xiàn)代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)?，F(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：首先，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握管理的有關知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須掌握檔案管理現(xiàn)代化技術，進行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行離崗培訓，進一步深造，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等，建立梯隊型人才結構和復合型人才群體。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門一定要轉變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。隨著科技的進步，信息化技術已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為發(fā)展的必然趨勢。

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