做好公路管理檔案的意義及措施

張蔚

摘 要：公路企業(yè)檔案管理工作，涵蓋了很多的公路交通知識(shí)信息和技術(shù)資源，檔案資料對(duì)還原公路企業(yè)的歷史面貌具有不可替代的作用。公路管理檔案是公路企業(yè)成長的最原始資料，她記錄了公路企業(yè)的發(fā)展歷程，公路檔案的完好保存，會(huì)為公路企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障，能夠極大地拓展了公路企業(yè)的發(fā)展前景，對(duì)公路交通事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和效益提升都具有積極意義。

公路企業(yè)檔案管理工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)抓機(jī)遇，探索出一套科學(xué)合理適用高效的檔案管理工作體系，提高檔案管理水平，進(jìn)一步拓寬公路企業(yè)檔案管理工作新領(lǐng)域，最大限度地發(fā)揮公路企業(yè)管理檔案的作用和價(jià)值，讓檔案能真正為公路企業(yè)的長足發(fā)展提供全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；措施；檔案開發(fā)利用

1 公路企業(yè)檔案工作的重要意義

公路企業(yè)檔案管理工作，涵蓋了很多的公路交通知識(shí)信息和技術(shù)資源，對(duì)還原公路企業(yè)的歷史面貌具有不可替代的作用。公路管理檔案是公路企業(yè)成長的最原始資料，她記錄了公路企業(yè)的發(fā)展歷程，公路檔案的完好保存，會(huì)為公路企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障，能夠極大地拓展了公路企業(yè)的發(fā)展前景，為公路交通事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和效益提升都具有積極意義。

公路企業(yè)檔案管理工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)抓機(jī)遇，不斷探索出一套科學(xué)合理適用高效的檔案管理工作體系，提高檔案管理水平，進(jìn)一步拓寬公路企業(yè)檔案管理工作新領(lǐng)域，最大限度地發(fā)揮公路企業(yè)管理檔案的作用和價(jià)值，讓檔案能真正為公路企業(yè)的長足發(fā)展提供全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

2 新形勢下公路企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)低，意識(shí)淡薄

一說到檔案管理，多數(shù)人抱有輕視態(tài)度，認(rèn)為檔案管理就是收集收集整理整理罷了，沒有什么技術(shù)要求。正是這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致很多人對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，把檔案管理崗位當(dāng)作安置閑散人員的地方，編制改革時(shí)把檔案管理人員一減再減、一壓再壓，安置在這里的都是一些弱兵殘將，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，使得檔案管理工作不能提高和發(fā)展。

檔案管理人員缺乏科學(xué)的檔案管理意識(shí)，素質(zhì)水平有限，對(duì)檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案信息的重要性重視不夠。在公路企業(yè)中，參與檔案管理的人員不具備足夠的檔案管理能力，也沒有接受過專業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn)，檔案資料存放不科學(xué)，理不順檔案管理工作流程，難以適應(yīng)檔案管理工作的需要。

2.2 檔案利用率低，管理體系不完善

沒有規(guī)矩，不成方圓，沒有科學(xué)合理的管理體系，造成的不僅是管理上的混亂，也造成不能有效利用檔案信息資源，容易給公路企業(yè)造成的無為的損失。在一些部門，還存在著保管監(jiān)管不力，檔案資料收集不齊全；檔案借出時(shí)沒有完整的手續(xù)，致使檔案資料遺失。

很多部門只重視檔案的收集而忽視檔案的有效利用，只讓檔案資料束之高閣，卻沒有讓員工借閱參考，違背了檔案建設(shè)的初衷，失去了檔案建設(shè)搜集的意義。

2.3 公路企業(yè)流動(dòng)性強(qiáng)，檔案收集困難歸檔不及時(shí)

公路工程檔案的管理必須要要求檔案資料完整、客觀、真實(shí)、原始。公路工程項(xiàng)目施工的過程中，涉及到的施工人員雜，施工地點(diǎn)較多，活動(dòng)地域廣，施工周期長，整個(gè)施工隊(duì)伍具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，整個(gè)工程檔案收集整理較為困難復(fù)雜，檔案管理工作的開展就會(huì)受到諸多局限。在開展建檔歸檔過程中，檔案的內(nèi)容難以收集，所以檔案存在著缺失、錯(cuò)誤等諸多問題，而且相關(guān)材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以進(jìn)行長期的保存或者沒有保存的價(jià)值。這樣一來，檔案就會(huì)出現(xiàn)失真、缺失等現(xiàn)象，很難為公路工程項(xiàng)目管理提供重要的依據(jù)和參考。另外，檔案的材料歸檔與移送不能及時(shí)完成，出現(xiàn)較為嚴(yán)重的拖延、滯后現(xiàn)象。出現(xiàn)這種情況，讓公路企業(yè)在管理信息資源上受到了很大的限制，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理技術(shù)的提高和改進(jìn)，也影響公路單位對(duì)施工技術(shù)能力進(jìn)行改進(jìn)與提高，不利于公路企業(yè)的長足發(fā)展。

2.4 缺乏專門的檔案室，造成檔案缺失

一些公路企業(yè)受到資金的和場地限制，就用一些簡陋的房屋場地作為檔案室，造成了安全隱患，導(dǎo)致檔案資料的遺失和損壞。更有甚者沒有設(shè)置專門的檔案室，將檔案臨時(shí)堆積在庫房倉庫，使檔案資料年年缺失嚴(yán)重。

3 加強(qiáng)公路企業(yè)檔案管理工作的措施

3.1 完善機(jī)制和管理制度促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

做好檔案工作的前提是建立科學(xué)合理的公路檔案管理體系，健全和完善檔案管理工作體制，為檔案管理工作提供制度上依據(jù)。檔案管理上加強(qiáng)責(zé)任、分工明確，嚴(yán)格規(guī)范過程管理和監(jiān)控。對(duì)檔案管理提出具體要求，形成管理圈，對(duì)文件材料的收集、整理、建檔、歸檔以及文件的移送交接驗(yàn)收等工作設(shè)定嚴(yán)格的程序，進(jìn)而促進(jìn)檔案工作的有序開展。

制定一套相對(duì)完善的公路檔案管理制度，是檔案管理工作的順利開展的前提和基礎(chǔ)，也是解決現(xiàn)階段檔案管理工作不規(guī)范問題的有效措施。要形成規(guī)范性和可操作性管理制度，注重時(shí)效，滿足與適應(yīng)公路企業(yè)快速發(fā)展要求，充分發(fā)揮檔案管理的人文價(jià)值與歷史價(jià)值。

公路施工企業(yè)的工程項(xiàng)目一般規(guī)模較大，施工周期較長，施工過程中，人員流動(dòng)與變更的情況較多，所以施工企業(yè)要有專門人員負(fù)責(zé)的專項(xiàng)檔案資料，與監(jiān)理部門、業(yè)主單位進(jìn)行積極溝通協(xié)調(diào)，做好相關(guān)檔案資料的搜集整理，為充分有效利用檔案提供有效的依據(jù)保證。人員變動(dòng)時(shí)，專職檔案管理人員做好記錄工作，以免造成檔案資料的缺漏。公路施工企業(yè)要積極的推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，在檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)的過程中，構(gòu)建一套科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平

檔案管理工作人員是檔案管理工作中最重要的活的因素，它直接影響檔案管理的成敗，檔案管理工作的實(shí)際效率直接受檔案管理工作人員的素質(zhì)的高低的影響。因此，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃、分層次、有針對(duì)性地開展崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育提高，不斷完善和改進(jìn)檔案管理教育培訓(xùn)體系，切實(shí)提高檔案管理人員的檔案管理技能和綜合素質(zhì)，為檔案人不斷提升業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平提供技術(shù)和人才上的保證。

公路企業(yè)要加強(qiáng)宣傳，抓好檔案管理人員的崗前培訓(xùn)， 組織開展檔案文化素養(yǎng)教育和管理技能培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)工作人員及時(shí)更新知識(shí)、提高綜合能力，使檔案管理人員在上崗前就掌握檔案管理知識(shí)和技能，懂得在檔案的哪個(gè)環(huán)節(jié)收集整理哪些資料，如何進(jìn)行分類、編目和整理歸檔，提高檔案管理人員履職能力和實(shí)踐能力。讓檔案管理人員在工作中做到勤收集、勤督促、勤檢查，保證檔案資料完整和真實(shí)有效。只有最大程度的調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性與主動(dòng)性，提高檔案管理效率，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的有效利用。

為了有效地利用檔案信息資源，檔案管理者根據(jù)公路企業(yè)對(duì)檔案信息的不同需求，不斷調(diào)整檔案收集內(nèi)容，擴(kuò)大檔案信息的收集途徑，以增強(qiáng)滿足公路企業(yè)對(duì)檔案利用需求的能力。同時(shí)充分發(fā)揮企業(yè)檔案資源對(duì)公路企業(yè)管理、經(jīng)營、研究等方面的促進(jìn)作用，突破檔案查閱難和管理難的問題，提高對(duì)檔案信息的利用效率。在檔案資源的有效利用時(shí)重點(diǎn)考慮檔案利用的成本，整合相關(guān)檔案信息，控制成本的投入，盡量降低檔案信息使用成本和時(shí)間成本，提高管理成本的資源使用率，保障檔案信息的有效利用，提高檔案的可操作性和有效利用度。

檔案利用的成本和收益相輔相成，控制成本和提高收益難以絕對(duì)分離。發(fā)揮好檔案宣傳教育對(duì)利用者的激發(fā)和引導(dǎo)作用，并提高檔案利用效益的有效性。

3.4 加快檔案信息化建設(shè)步伐

隨著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案資料出現(xiàn)了多種多樣的形式，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，電子檔案逐漸成為了檔案管理工作的一個(gè)重要角色。公路企業(yè)檔案管理工作要高效發(fā)展，就必須把檔案信息化建設(shè)納入規(guī)劃，制定詳實(shí)具體的規(guī)章制度，加快信息化建設(shè)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息利用與共享，開發(fā)利用研究檔案資源的有效利用，把先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，運(yùn)用到檔案管理工作中，促進(jìn)檔案資源共享，使檔案信息的處理應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，真正提高檔案資源的利用效率，使檔案為公路企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。公路施工企業(yè)要積極的推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。在檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)的過程中，構(gòu)建一套科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理。

檔案管理人員要深入了解公路企業(yè)檔案管理內(nèi)容的脈絡(luò)結(jié)構(gòu)，并且對(duì)于各項(xiàng)檔案細(xì)節(jié)進(jìn)行深入的掌握，在整理檔案資料的過程中及時(shí)為公路企業(yè)的管理和推進(jìn)提供相應(yīng)的對(duì)策，

4 結(jié)語

總之，公路企業(yè)檔案管理工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索出一套科學(xué)合理適用高效的檔案管理工作體系，提高檔案管理水平，進(jìn)一步拓寬公路企業(yè)檔案管理工作新領(lǐng)域，最大限度地發(fā)揮公路企業(yè)管理檔案的作用和價(jià)值。檔案管理只有健全管理制度， 明確管理人員的職責(zé)，樹立責(zé)任心和法制意識(shí)，不斷提高檔案管理水平，讓檔案能真正為公路企業(yè)的長足發(fā)展提供足夠檔案信息服務(wù)。

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