分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

祁洪梅

摘 要：隨著我國(guó)信息化建設(shè)的完善，信息化已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域當(dāng)中。而在檔案管理問(wèn)題上，建設(shè)檔案信息化是大勢(shì)所趨。數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中起到了不可小覷的作用。筆者通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案的研究，分析了數(shù)字檔案的管理方法措施以及特點(diǎn)，闡述了其由于特定條件而對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性，為數(shù)字檔案的研究提供價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;檔案信息化;重要性

隨著我國(guó)科技和經(jīng)濟(jì)的同步發(fā)展，數(shù)字檔案是檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要組成部分，它不僅能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的速度，還能夠保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展的質(zhì)量。只有認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要意義，才能有目標(biāo)有方向地發(fā)展檔案信息化建設(shè)，從而調(diào)整檔案工作上升到一個(gè)更高效率和更高速發(fā)展的狀態(tài)。

一、數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)與模式

我們都知道，傳統(tǒng)檔案是由紙張組成，不僅管理不方便，而且存放時(shí)間也有限，管理需要浪費(fèi)大量的人力。數(shù)字檔案是計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物，它把大量的數(shù)據(jù)信息化，分散于各個(gè)載體，分類(lèi)存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)。這不僅節(jié)省了儲(chǔ)存空間，還很大程度地降低了手工操作，釋放了大量人力資源。在這個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，數(shù)字檔案已經(jīng)越來(lái)越被人們需要。它的管理模式簡(jiǎn)單方便，它具有合理管理系統(tǒng)，只要我們嚴(yán)格按照系統(tǒng)的要求，按部就班的對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理和完善，那么數(shù)字檔案將會(huì)體現(xiàn)更大的優(yōu)勢(shì)。

二、淺議檔案信息化建設(shè)發(fā)展至今的不足

（一）對(duì)檔案信息化的理解存在偏頗

檔案信息化檔案建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。雖然我國(guó)目前對(duì)于檔案信息化總體的態(tài)度比較積極，但由于檔案信息化還沒(méi)有形成一套合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)，這就出現(xiàn)由于人們對(duì)于檔案信息的理解不同而管理模式出現(xiàn)差異的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為只追求信息化的廣度而忽略信息的真實(shí)性，只注重信息化的速度而使檔案面臨安全問(wèn)題。這都是人類(lèi)對(duì)檔案信息化的理解存在偏頗所導(dǎo)致的。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題得不到保障

任何一項(xiàng)工作，安全問(wèn)題都是頭等重要的大事，檔案信息更是如此。但是我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)如今我國(guó)的檔案信息化在網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題上很難得到保障，一旦安全問(wèn)題出現(xiàn)，隨時(shí)將會(huì)導(dǎo)致一系列由安全引發(fā)的隱患出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)本身就存在一定的不安全性，一旦檔案信息被黑客攻擊或者刪毀，則很難恢復(fù)，檔案的損失將會(huì)對(duì)一個(gè)企業(yè)造成難以估量的損失。

（三）檔案管理工作效率低

傳統(tǒng)的檔案管理工作，需要大量工作人員去完成，而且紙質(zhì)檔案保存時(shí)間短，易丟失。例如一個(gè)歷史悠久的企業(yè)，所有的員工信息將是一個(gè)巨大的檔案庫(kù)，如果想查詢(xún)一個(gè)員工的檔案信息，這將是一個(gè)困難的事情，即使可以完成也會(huì)浪費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，這就使檔案管理的工作效率非常低。一項(xiàng)工作的效率是衡量這項(xiàng)工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，所以在檔案信息化的發(fā)展中，一定要注重效率的提升，效率的提升將會(huì)很大程度上促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

三、數(shù)字檔案能夠?yàn)闄n案信息化發(fā)展的問(wèn)題提供解決措施

前文分析了數(shù)字檔案的管理系統(tǒng)與模式，又淺議了檔案信息化建設(shè)發(fā)展中存在的問(wèn)題。而之所以談?wù)摂?shù)字檔案對(duì)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要性，關(guān)鍵是因?yàn)閿?shù)字檔案能夠?yàn)闄n案信息化發(fā)展的問(wèn)題提供解決措施。

（一）數(shù)字檔案能提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)

實(shí)行數(shù)字檔案是檔案信息化建設(shè)的重要措施，數(shù)字檔案的普及也能提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，讓人們走出了檔案信息化只包含數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，忽略了檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容。它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，是發(fā)展信息化建設(shè)的保障。

（二）數(shù)字檔案采用高級(jí)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行加密

雖然檔案信息泄露的事件頻頻發(fā)生，但縱觀(guān)這些事件的背后，大部分都是由管理不善或者沒(méi)有按照系統(tǒng)的要求去保存所造成的。數(shù)字檔案在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級(jí)，使信息數(shù)字化，使管理更加合理，這就大大提高了數(shù)字檔案的安全系數(shù)。除此之外，數(shù)字檔案還可以利用安全密匙等手段對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，在訪(fǎng)問(wèn)檔案之前必須通過(guò)一定的安全口令才允許訪(fǎng)問(wèn)，安全密匙的信息只有內(nèi)部人員可以掌握，這也在很大程度上降低了安全隱患。

（三）數(shù)字檔案以計(jì)算機(jī)為工具從而提高辦公效率

我們知道，數(shù)字檔案的載體是計(jì)算機(jī)，在這個(gè)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的工作效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人力。就如上文中提到的查找員工信息的例子，如果是傳統(tǒng)檔案，要經(jīng)過(guò)很多次翻閱和嘗試，這就無(wú)形中浪費(fèi)了很多時(shí)間，而如果保存成數(shù)字檔案，我們只需要搜索要了解的員工的名字，就會(huì)查找到很多以前存儲(chǔ)過(guò)的這個(gè)員工的全部信息，這就提高了工作的效率。數(shù)字檔案很好的把握了計(jì)算機(jī)的這一特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，并將其充分發(fā)揮，使數(shù)字檔案推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程大大加快。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案對(duì)檔案信息化建設(shè)極為重要，除了體現(xiàn)在更方便提高效率之外，還體現(xiàn)在降低安全隱患上。做好檔案工作并不斷發(fā)展檔案的建設(shè)，不僅一定程度上保護(hù)了員工和企業(yè)的隱私，也對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息。而做好數(shù)字檔案的開(kāi)發(fā)和研究，真正能對(duì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展起到很大的促進(jìn)作用。充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)，去解決信息化建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程中遇到的問(wèn)題，將是檔案研究者未來(lái)工作中的方向。

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