常熟公路檔案信息化管理探索與實踐

顧玉華

（常熟市公路管理處，江蘇常熟，215500）

優(yōu)質(zhì)的公路狀況是社會發(fā)達(dá)的一個標(biāo)志，蘇南公路的發(fā)展史是蘇南率先實現(xiàn)現(xiàn)代化社會的一個縮影，與蘇南公路建設(shè)同步發(fā)展的是公路檔案工作。規(guī)范化的公路檔案管理已成為公路建設(shè)、管養(yǎng)的有機組成部分。常熟作為蘇南發(fā)展的一個代表，地方公路檔案管理也成為典型，常熟公路部門以檔案信息化工作為平臺，實現(xiàn)了公路檔案管理的跨越發(fā)展，2011年檔案管理工作達(dá)到省五星級標(biāo)準(zhǔn)。

一、常熟公路檔案管理面臨的時代責(zé)任

1.管轄公路點多、線長、養(yǎng)護(hù)要求高。常熟公路部門承擔(dān)著國道、省道及市道公路的管養(yǎng)工作以及部分道路的建設(shè)管理工作。全市管養(yǎng)公路總里程長達(dá)3069公里，其中國道84 公里、省道134 公里、市道328 公里、鎮(zhèn)道744 公里和村道1779 公里，屬于路網(wǎng)高密度地區(qū)。發(fā)達(dá)社會對公路的依賴度較高，高速的城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程使道路使用率、改造頻率明顯提高，社會各界對公路管理質(zhì)量要求也十分嚴(yán)格。為此，常熟公路部門殫思竭慮，運用各種管理手段，實現(xiàn)全年國省干線好路率99.4%、市道好路率99.4%、鎮(zhèn)道好路率為89.78%、村道好路率為83.68%、綜合好路率達(dá)到85.45%。道路狀況在蘇州地區(qū)處于領(lǐng)先地位，公路檔案管理者也積極參與其中，為地方社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2.公路檔案形式多樣，檔案數(shù)量快速增長。常熟公路管理內(nèi)涵豐富、業(yè)務(wù)眾多，公路檔案范圍廣泛、內(nèi)容豐富、數(shù)量很大。近幾年以來，改建和新建了部分國省道主要干線公路；農(nóng)村公路實行了“白改黑”、大中修、文明樣板路、管養(yǎng)示范路段、精細(xì)化管理養(yǎng)護(hù)示范路創(chuàng)建；鎮(zhèn)村公路開展了提檔升級工程等等。上述工作產(chǎn)生大量的文件材料，且歸檔文件材料來自不同的主體單位。近五年以來，每年持續(xù)形成公路檔案達(dá)2000 多卷。至2014年底，常熟公路庫藏檔案總量達(dá)27672 卷，涵蓋了文書、科技、聲像、電子等各種類型檔案。

3.公路檔案來源多源，收集整理難度增大。公路檔案涉及內(nèi)容廣泛，有建設(shè)檔案、管理檔案等，載體有紙質(zhì)、電子、聲像等。應(yīng)歸檔文件的來源單位多，有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、管理單位和政府設(shè)在公路處的工程指揮部等，有臨時的業(yè)務(wù)單位，也有長期承包的管理單位，檔案來源的多樣性大大增加了檔案收集整理的難度。同時，公路工程具有建設(shè)周期長的特點，從文件材料的形成到檔案歸檔完畢向檔案室移交具有較長一段時間，文件材料在歸檔前反復(fù)利用，容易損壞、遺失，管控難度大。另外，兼職檔案管理人員精力不集中、檔案業(yè)務(wù)能力不強，導(dǎo)致檔案收集不規(guī)范、不齊全，加上電子文件大量增加，收集整理方法不成熟，成為檔案規(guī)范管理的瓶頸。

4.公路檔案利用多，需求呈現(xiàn)多元化。由于公路改造頻繁，管理維護(hù)等級提高，對歷史信息的需求與日俱增。從公路工程的維修、改造升級，到平時管理取證、考核、查詢等，近年還增加了紀(jì)檢部門的查閱利用，社會對公路檔案總需求日益增加。利用者有本單位，也有設(shè)計、施工、監(jiān)管的外單位，還有審計監(jiān)察、紀(jì)檢部門；利用檔案有個別查詢，也有批量利用；利用時間有即時利用，也有一個月以上的長期利用；利用方式有制發(fā)證明或復(fù)制檔案等。檔案利用量增多的同時也帶來諸多問題，如紙質(zhì)檔案利用不方便、外借后對原件的控制無法把握、復(fù)印檔案工作量大且需拆卷重裝、查找電子檔案未果的情況日益增加等。檔案利用對公路檔案管理提出了更高的要求。

二、以信息化舉措提升常熟公路檔案管理水平

最大程度滿足社會各界對公路檔案的需求，是公路檔案管理的最終目標(biāo)。常熟公路部門以創(chuàng)新發(fā)展為動力，有針對性地分析了檔案管理的現(xiàn)狀，提出了以檔案信息化帶動檔案管理全面提升的策略。

1.確立公路檔案信息化思想觀念。常熟公路部門于2010年把傳統(tǒng)的公路檔案管理模式向檔案的信息化管理模式轉(zhuǎn)變，把公路檔案信息化管理作為戰(zhàn)略任務(wù)，列入綜合管理目標(biāo)中，成為全面推動公路管理水平發(fā)展的重要項目。

2.全方位分析公路檔案信息化發(fā)展趨勢。公路工程數(shù)字化、公路管理信息化、公文處理辦公自動化系統(tǒng)的普遍運用，使公路建設(shè)與管理進(jìn)入了數(shù)字化時代。與此相對應(yīng)，檔案管理也已進(jìn)入檔案數(shù)字化云管理時代，目前已從單純紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)化到電子文件庫、檔案工作信息化等平臺。從公路檔案的利用需求來分析，要求查閱原始數(shù)據(jù)信息日益增多，通過網(wǎng)絡(luò)快速調(diào)閱檔案和要求復(fù)制電子文本的利用者越來越多，公路檔案的數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

3.提高認(rèn)知、健全制度，奠定信息化基礎(chǔ)。組織檔案專兼職人員進(jìn)行專業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，使其熟悉檔案信息化管理的程序要求。特別是對建設(shè)、監(jiān)理、施工等文件材料形成前置部門的相關(guān)人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)和業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，實現(xiàn)了檔案管理全流程的思想知識鋪墊。同時修訂了系列規(guī)章制度，增加了《公路建設(shè)與管理電子文件歸檔要求》，明確了應(yīng)歸檔電子文件材料的范圍、移交、接收、編目、保管等要求，細(xì)化了與工程建設(shè)的流程以及紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)要求，制訂了檔案數(shù)字化的操作規(guī)則，使檔案信息化有章可循。

4.加大投入，與公路管理信息化一體規(guī)劃。為進(jìn)一步提高公路檔案信息化工作現(xiàn)代化水平，投入專項資金100多萬元，購置更新了高速掃描儀、光盤刻錄機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、計算機、服務(wù)器、打印機等信息化設(shè)備，改造了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，升級了檔案管理軟件系統(tǒng)。根據(jù)電子檔案對環(huán)境的溫濕度、防磁性等要求高的特點，改造了檔案庫房和計算機用房，添置了防磁、防靜電裝置。

5.逐步有效對接公路信息管理平臺。與本行業(yè)信息化平臺的對接是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。我們從內(nèi)外網(wǎng)的聯(lián)通與防護(hù)的物理連接、數(shù)據(jù)庫兼容、文本格式的匹配，以及在線歸檔、離線保存的程序、方法等軟硬件系統(tǒng)的全面技術(shù)銜接，從電子信息的產(chǎn)生到歸檔、保管和利用進(jìn)行了全流程設(shè)計。充分利用建成的“常熟公路綜合信息管理平臺”和基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，不僅使公路檔案信息化起點高、起步快，而且更接地氣、更具活力，業(yè)務(wù)科室利用檔案信息時對檔案部門的依賴度更高。

6.公路檔案信息化工作務(wù)實展開?；诹己玫臋n案管理基礎(chǔ)和高效的公路信息化管理系統(tǒng)，常熟公路檔案信息化建設(shè)從三個方面入手，取得了顯著成效。一是電子文件的歸檔。常熟公路部門對所有信息化系統(tǒng)進(jìn)行電子文件歸檔范圍界定，共有17個電子信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)納入到歸檔范圍中，并明確了不同系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的歸檔方法、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續(xù)。歸檔方法針對不同系統(tǒng)分別進(jìn)行在線歸檔和離線歸檔，電子檔案保存于專用服務(wù)器。重要數(shù)據(jù)在檔案局的指導(dǎo)下進(jìn)行了異質(zhì)異地備份，建立了電子檔案的容災(zāi)系統(tǒng)。二是進(jìn)行檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的載體，目前也是檔案的主要形式。我們委托專業(yè)公司對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化，保證數(shù)字化質(zhì)量。對增量檔案要求歸檔前進(jìn)行數(shù)字化掃描，有原電子文件的直接轉(zhuǎn)換成檔案閱讀格式，增量檔案實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案同時入庫。三是完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為了更好地提供檔案利用服務(wù)，在原檔案專業(yè)管理系統(tǒng)中新建“常熟市公路處檔案查詢系統(tǒng)”，將公路檔案利用端口延伸到了主要業(yè)務(wù)部門，同時設(shè)置權(quán)限，做好安全管理的控制。檔案管理軟件獲得升級，電子歸檔、整理、檢索、存儲、打印等系列功能得到了系統(tǒng)性優(yōu)化，檔案部門數(shù)字化管理效率快速提升，業(yè)務(wù)部門查詢利用滿意度明顯提高。

7.信息化檔案安全遠(yuǎn)程監(jiān)控成特色。常熟公路檔案庫房因改造而遠(yuǎn)離辦公區(qū)，為了確保庫房的安全，在遠(yuǎn)離辦公區(qū)域的分庫房安裝了檔案安全實時監(jiān)測、智能環(huán)境控制系統(tǒng)。該系統(tǒng)可保持庫房環(huán)境的最佳溫濕度，可實現(xiàn)不間斷狀態(tài)下對檔案庫房進(jìn)行遠(yuǎn)程實時環(huán)境監(jiān)測和控制、災(zāi)難報警、故障記錄等功能，并通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)平臺提供溫度、濕度、煙感、監(jiān)測等信息的即時傳遞，讓遠(yuǎn)距離庫房的管理者實現(xiàn)對庫房安全的實時管理，真正實現(xiàn)了檔案庫房的智能化、數(shù)字化統(tǒng)一管理。常熟公路部門是此項數(shù)字化管理模式的首批應(yīng)用單位，檔案信息化延伸到安全管理領(lǐng)域，得到了省、蘇州市公路部門的高度肯定。

常熟公路管理處信息化系統(tǒng)調(diào)查分析

二、常熟公路檔案實現(xiàn)信息化管理的現(xiàn)實意義

1.檔案利用全面進(jìn)入信息時代。檔案儲存信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，使檔案工作得到了徹底的轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案手工管理模式存在的檢索效率低的問題得到徹底解決。公路檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用，極大地提高了業(yè)務(wù)部門利用檔案的效率，利用檔案文件、照片甚至視頻信息快捷準(zhǔn)確，檔案部門與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系更為緊密，年利用檔案數(shù)量從2010年 的87 次/年，提高到2014年的689 次/年，其中87%是網(wǎng)絡(luò)利用的數(shù)字檔案。

2.檔案原件得到全面有效保護(hù)。實現(xiàn)檔案信息化后，查閱時只需提供電子檔案，大大避免了紙質(zhì)檔案因反復(fù)利用而造成損害，有效地保護(hù)了檔案原件。同時，通過紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，有效防止了檔案內(nèi)容隨意涂改、損毀，從而維護(hù)了檔案的真實性。

3.電子文件得到全面收集利用。公路管理信息時代產(chǎn)生的巨量電子信息，經(jīng)過檔案管理程序得到了全面鑒定、收集和利用，改變了電子文件無序管理的窘境，改善了檔案庫藏結(jié)構(gòu)。

4.檔案管理效能得到全面提高。檔案信息通過公路網(wǎng)站設(shè)立信息共享平臺，實現(xiàn)部分信息資源的共享，讓業(yè)務(wù)部門和社會公眾更容易獲取公路管理的相關(guān)歷史信息，縮短了利用檔案的路徑，發(fā)揮了檔案參與和促進(jìn)公路管理業(yè)務(wù)的作用。檔案信息化帶來了檔案接收、登記、錄入及歸檔、借閱、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)工作的自動化，使檔案分類、統(tǒng)計更精準(zhǔn)，檔案管理效能得到了全面提高。

常熟公路部門檔案信息化工作“做在實處、走在前列”，通過兩三年的努力，實現(xiàn)了檔案信息化與公路管理業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，與公路管理信息化高度融合，并且拓展到檔案管理安全體系建設(shè)領(lǐng)域。開放型的檔案信息化利用不僅提升了業(yè)務(wù)部門檔案管理的滿意度，還實現(xiàn)了公眾對公路工作的信任度。公路檔案信息化建設(shè)成果不僅帶動了常熟公路部門檔案管理順利達(dá)到省五星級標(biāo)準(zhǔn)，而且也推動了公路管養(yǎng)工作的全面提升。