企業(yè)采購業(yè)務(wù)風(fēng)險分析及防范探討

潘蓮芳

做好企業(yè)采購業(yè)務(wù)管理，既是降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑，也是防范風(fēng)險的重要手段。本文對此進(jìn)行探討。

一、企業(yè)物資采購風(fēng)險分析

1.采購計劃編制環(huán)節(jié)。采購計劃安排不合理，市場趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，致使庫存短缺或積壓，造成企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費；采購計劃與生產(chǎn)計劃脫節(jié)，采購計劃脫離實際，難以滿足生產(chǎn)需求；采購計劃未結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有庫存，采購數(shù)量大于實際需用量，超預(yù)算采購形成庫存積壓；采購計劃未考慮供應(yīng)商的實際履約能力，造成物料供貨不及時，影響企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)行。

2.采購申請審批環(huán)節(jié)。采購申請依據(jù)不充分，相關(guān)審批程序不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊。采購申請未按照采購計劃辦理請購手續(xù)，采購行為致使企業(yè)生產(chǎn)停滯或庫存積壓；采購申請的審批未按企業(yè)授權(quán)審批權(quán)限分級審批或超權(quán)限審批，重大的采購業(yè)務(wù)未實行集體決策審批，因重大差錯、舞弊、欺詐使企業(yè)資產(chǎn)遭受損失；不相容職責(zé)未有效分離，由一人負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的全過程，錯誤和舞弊行為被掩蓋。

3.供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，物料供應(yīng)時效、質(zhì)量與合同規(guī)定不符，可能導(dǎo)致企業(yè)利益損失或信譽(yù)受損。缺乏有效的供應(yīng)商資質(zhì)審查評估機(jī)制，不合格供應(yīng)商參與競標(biāo)，采購物料質(zhì)次價高，致使企業(yè)信譽(yù)和利益受損；供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境，投標(biāo)前相互串通，有意抬高價格，致使企業(yè)采購成本提高，企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失；采購人員與供應(yīng)商合謀，使供應(yīng)商在競標(biāo)中處于優(yōu)勢地位，企業(yè)遭受欺詐。

4.采購價格確定環(huán)節(jié)。未建立并執(zhí)行統(tǒng)一有效的采購價格基準(zhǔn)，采購人員在未充分獲得市場價格的情況下，難以判斷供應(yīng)商投標(biāo)價格的合理性，中標(biāo)價格可能高于市場價格，造成采購成本上升，經(jīng)營利潤下降；采購價格超過標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo)采購價格，未經(jīng)企業(yè)授權(quán)體系審批，從而影響企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)。

5.合同簽訂與執(zhí)行環(huán)節(jié)。采購合同簽訂不規(guī)范，缺乏對采購合同簽訂前的評審機(jī)制，合同主體條款描述的準(zhǔn)確性難以得到保證；采購業(yè)務(wù)未簽訂合同或簽訂的合同未經(jīng)雙方法人授權(quán)人簽字和合同章蓋章生效，因合同糾紛而產(chǎn)生訴訟的風(fēng)險未能有效規(guī)避；執(zhí)行過程中合同條款的修改未留有書面的修改痕跡，難以確保合同變更的有效性；未對采購合同的履行過程實施跟蹤管理，供應(yīng)商的經(jīng)營危機(jī)未被及時發(fā)現(xiàn)，致使企業(yè)遭受的損失未得到有效控制。

6.物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資入庫驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或企業(yè)資產(chǎn)遭受損失。采購物料到貨未經(jīng)獨立的部門核對清點后入庫，供應(yīng)商供貨數(shù)量的正確性難以保證；供應(yīng)商發(fā)貨時間未按合同要求提早發(fā)貨，造成企業(yè)庫存增加，庫房資源被占用，而延遲發(fā)貨則影響了企業(yè)產(chǎn)品的正常產(chǎn)出；采購物料到貨未經(jīng)質(zhì)保部門的質(zhì)量檢驗，由于物料質(zhì)量不符合技術(shù)要求，造成企業(yè)產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，企業(yè)信譽(yù)受損；不合格品退貨流程不健全，索賠機(jī)制缺失，企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益遭受損失。

7.合同貨款結(jié)算環(huán)節(jié)。付款方式不恰當(dāng)、付款計劃執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。付款計劃未考慮企業(yè)資金預(yù)算及現(xiàn)金流狀況，未經(jīng)企業(yè)授權(quán)體系審批，因現(xiàn)金流短缺企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險增加；付款未按計劃執(zhí)行，訴訟風(fēng)險增加，企業(yè)信譽(yù)受損；付款前未對采購合同、貨物收料清單及采購數(shù)量、金額進(jìn)行考核，對于差異原因又未及時分析，付款金額的正確性難以保證；付款申請未經(jīng)質(zhì)保部門物料質(zhì)量確認(rèn)，造成不合格物料的貨款或質(zhì)保金在索賠前被提前支付，企業(yè)資金被占用。

二、企業(yè)采購風(fēng)險防范策略

1.建立科學(xué)合理組織架構(gòu)，創(chuàng)建良好內(nèi)控管理環(huán)境。加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理，增強(qiáng)管理意識，建立健全采購業(yè)務(wù)管理制度，明確操作流程及規(guī)章；加強(qiáng)制度執(zhí)行的監(jiān)管力度，建立制度執(zhí)行的考核機(jī)制，全面提升企業(yè)的基礎(chǔ)管理，以符合內(nèi)控的管理要求。

2.建立采購計劃編制規(guī)程，強(qiáng)化計劃執(zhí)行監(jiān)督力度。采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃需用量和時間，在充分考慮安全庫存和最高庫存的基礎(chǔ)上編制采購計劃，以滿足生產(chǎn)的需求，避免庫存積壓；同時加強(qiáng)采購計劃執(zhí)行結(jié)果的監(jiān)督檢查，由生產(chǎn)計劃部門對采購計劃執(zhí)行情況進(jìn)行考核，對采購計劃執(zhí)行過程中存在的偏差，會同采購部門共同分析差異原因，及時調(diào)整下期的采購計劃，以確保采購計劃的準(zhǔn)確性。

3.建立采購申請審批流程，依據(jù)充分操作有章可循。依據(jù)采購計劃編制申請，采購申請的審批嚴(yán)格按企業(yè)授權(quán)審批權(quán)限分級審批，重大的采購業(yè)務(wù)實行集體決策審批；嚴(yán)禁由一人負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)全過程，確保采購業(yè)務(wù)的請購與審批、供應(yīng)商的選擇與審批、采購合同協(xié)議的擬訂、審核與審批、采購、驗收與相關(guān)記錄等不相容崗位得到有效分離，避免因差錯、舞弊、欺詐等造成企業(yè)資產(chǎn)蒙受損失。

4.建立合格供方評審標(biāo)準(zhǔn)，健全供方考核評估機(jī)制。制定供應(yīng)商管理制度，明確合格供應(yīng)商評審標(biāo)準(zhǔn)、新增供應(yīng)商的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)及授權(quán)審批流程、定期審核等流程，以確保供應(yīng)商都符合合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)；建立對新進(jìn)供應(yīng)商現(xiàn)場評審機(jī)制，根據(jù)評審結(jié)果形成合格供應(yīng)商清單，確保供應(yīng)商資質(zhì)滿足企業(yè)質(zhì)量體系要求；建立供應(yīng)商定期評估考核機(jī)制，定期組織對供應(yīng)商評估，按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)逐項評價供應(yīng)商業(yè)績，以確保維護(hù)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、淘汰不合格供應(yīng)商。

5.建立采購業(yè)務(wù)價格基準(zhǔn)，完善價格更新維護(hù)程序。建立標(biāo)準(zhǔn)采購價格、目標(biāo)采購價格及采購價格核價機(jī)制，確保獲得最優(yōu)的采購價格；建立超目標(biāo)采購價格的審批程序，確保采購價格超過目標(biāo)采購價格的采購合同均按企業(yè)授權(quán)體系審批；建立物料價格更新維護(hù)機(jī)制，由專人根據(jù)申請審批文檔以及市場信息對物料價格進(jìn)行更新維護(hù)，確保物料價格維護(hù)的有效性和準(zhǔn)確性；完善采購管理制度，明確招標(biāo)、詢價等不同采購方式的標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)程，確保符合標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)ㄟ^招標(biāo)方式進(jìn)行。對于獨家供方由采購部門與獨家供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，并經(jīng)獨立部門進(jìn)行核價，以確保采購價格的合理。

6.建立采購合同評審體系，注重合同履行過程管理。建立采購合同簽訂前的評審機(jī)制，所有采購合同簽訂前按照制度履行合同評審流程，以確保合同風(fēng)險的有效規(guī)避；加強(qiáng)采購合同簽訂人的授權(quán)管理，確保合同簽訂人在授權(quán)范圍內(nèi)開展采購業(yè)務(wù)；強(qiáng)化合同執(zhí)行過程的管理，合同執(zhí)行過程中的任何修改必須留有書面痕跡，或以補(bǔ)充合同的形式由雙方確認(rèn)；合同主要條款的修改，須經(jīng)企業(yè)授權(quán)體系審批，以確保變更有效，保證合同的正常履行；建立未完成采購合同的維護(hù)機(jī)制，定期分析未完成的原因，以確保所有未完成合同能按照合同約定履行；建立合同履約預(yù)警機(jī)制，利用電子技術(shù)手段對合同的履行進(jìn)行動態(tài)管理，實現(xiàn)履行節(jié)點化預(yù)警管理，及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取積極措施預(yù)防風(fēng)險發(fā)生。

7.建立入庫檢驗審核機(jī)制，規(guī)避不合格品質(zhì)量風(fēng)險。建立由采購部門按合同對采購物料收貨通知單進(jìn)行審核，倉儲部門核對清點入庫的審核機(jī)制，以確保供貨與合同的一致性；建立物料檢驗、不合格品退貨及索賠機(jī)制，質(zhì)保部門在規(guī)定時間內(nèi)按照合同對到貨物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗，只有質(zhì)檢合格的物料才能辦理入庫、領(lǐng)用；對于質(zhì)檢過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品，采購部門及時與供應(yīng)商溝通，辦理退貨與換貨或索賠，以確保生產(chǎn)不會因材料原因產(chǎn)生廢品，保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行；建立不合格品質(zhì)量分析跟蹤機(jī)制，定期對采購過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行分析跟蹤，避免類似質(zhì)量問題的重復(fù)發(fā)生。

8.建立資金支付審批程序，確保會計信息完整準(zhǔn)確。采購業(yè)務(wù)基于合同條款安排付款計劃，并充分考慮資金預(yù)算與現(xiàn)金流狀況，經(jīng)企業(yè)授權(quán)體系審批后執(zhí)行，資金支付嚴(yán)格按照資金支付計劃執(zhí)行；付款前由獨立人員核對收貨單據(jù)、采購合同和發(fā)票，付款申請經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門審核并經(jīng)授權(quán)體系審批后支付；建立貨到票未到物資的定期清理機(jī)制，對于長賬齡的貨到票未到物料，財務(wù)部門與相關(guān)部門進(jìn)行溝通查明原因，及時解決操作中發(fā)生的登記錯誤或其他異常事項；建立預(yù)付賬款、應(yīng)付款項的對賬機(jī)制，定期監(jiān)控并及時清理長賬齡的預(yù)付賬款、應(yīng)付款項，通過對賬及時發(fā)現(xiàn)、調(diào)查和解決賬務(wù)差異，以確保會計信息的完整和準(zhǔn)確。

三、結(jié)束語

物資采購活動作為企業(yè)的上游作業(yè)，是企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)行為，也是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)流程與關(guān)鍵控制點，在許多方面反映了企業(yè)的戰(zhàn)略能力、市場創(chuàng)新能力和價值傳遞能力。企業(yè)在深化采購制度改革過程中，建立健全企業(yè)采購管理制度和監(jiān)督機(jī)制，分析采購活動過程中的各種風(fēng)險，采取切實有效的措施和辦法，從整體上提高采購的質(zhì)量及效率，通過對物資采購規(guī)范化管理和監(jiān)督，降低采購成本，從而提高企業(yè)的核心競爭力。