對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化的探索

張紅巖

隨著我國社會(huì)的健康快速發(fā)展，一些發(fā)展較快的企業(yè)的業(yè)務(wù)量和范圍逐漸增大，大量的文字的資料，照片，圖片等檔案開始增多，這些東西都是企業(yè)的發(fā)展歷史，還包括一些企業(yè)重要事情的記錄，對(duì)于企業(yè)來說這些檔案十分重要，需要給予足夠的重視。因此，企業(yè)檔案管理工作逐漸受到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但是，由于這是一個(gè)新興行業(yè)，我國絕大多數(shù)的企業(yè)以前都沒有過該方面的工作經(jīng)驗(yàn)，因此，在實(shí)際的檔案管理工作過程中存在著很多問題，下面，我們就來具體分析一下企業(yè)對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化探索。

對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理工作是近些年來才逐漸被重視起來的工作，以往的企業(yè)雖然說也都建有檔案室，也有自己相應(yīng)事跡材料的收集和整理工作，但是，都很不正規(guī)，缺乏統(tǒng)一有效的管理，更有甚者甚至都沒有設(shè)立檔案管理部門。不過值得我們高興的是，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們終于認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，開始逐漸關(guān)注該部分工作了。但是，由于我國該方面的工作起步較晚，沒有什么實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，一般都是按照外國的公司來做，但是，別人的東西卻并不能很適合自身公司，因此，可以說現(xiàn)代我國企業(yè)的檔案管理工作還存在著很多問題，需要去改善，需要不斷地創(chuàng)新，才能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。

1. 研究勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化的意義

為什么要研究勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)？研究這方面的內(nèi)容究竟有什么意義[1]？首先研究勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相關(guān)企業(yè)發(fā)展的需求。一個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)涉及到許多人的參與。人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，因此對(duì)于人員的管理也是比較困難的一方面工作。加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以有效的對(duì)人員進(jìn)行管理，是企業(yè)發(fā)展的需要；此外，研究勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化工作，是這項(xiàng)工作本身發(fā)展的需要。勞動(dòng)人事檔案管理也是一項(xiàng)單獨(dú)的工作。也是需要不斷的發(fā)展、創(chuàng)新和建設(shè)的。研究勞動(dòng)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，有利于勞動(dòng)人事檔案管理工作自身的發(fā)展與建設(shè)。

2. 勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中存在的問題

對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理的重視意識(shí)淡薄。不得不承認(rèn)勞動(dòng)人事檔案管理在進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的過程中還是存在一定的問題的，其中，比較突出的問題之一就是對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理的重視程度比較低。勞動(dòng)人事檔案管理本來應(yīng)該是一項(xiàng)非常重要的工作，必須由獨(dú)立的部門、專業(yè)的人士來進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理的工作。然而，現(xiàn)實(shí)生活中情況卻不是這樣的。許多企業(yè)并不是由專門的人員進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理工作，有些企業(yè)甚至都沒有設(shè)立勞動(dòng)人事檔案管理部門。

對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理缺乏一定的規(guī)范。勞動(dòng)人事檔案在進(jìn)行入庫的之前，要進(jìn)行統(tǒng)一的編制管理，以便于以后進(jìn)行查閱，但是，目前我國很多企業(yè)的勞動(dòng)人事檔案材料制作都不規(guī)范，讓人看起來十分混亂，查閱的時(shí)候更是十分不便。一般的檔案材料，須統(tǒng)一使用一定規(guī)格的辦公用紙，大于或小于規(guī)定規(guī)格的檔案材料，以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行一定的后期制作[2]。這就使得檔案管理工作的難度加大。但近幾年來，時(shí)常有不同規(guī)格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，同時(shí)也使得檔案案卷很不美觀。在查閱的時(shí)候也是非常的困難的。

勞動(dòng)人事檔案管理隊(duì)伍比較薄弱。在進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，還存在的問題就是管理隊(duì)伍比較薄弱。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先管理團(tuán)隊(duì)的人員力量比較薄弱。這句話的含義是指勞動(dòng)人事檔案管理工作人員在數(shù)量上比較少。這主要是由于沒有受到重視的原因；其次是管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)比較薄弱。這里所說的素質(zhì)僅僅是指專業(yè)管路技能。

對(duì)勞動(dòng)人事檔案利用價(jià)值不高。勞動(dòng)人事檔案管理工作的首要目的就是方便日后的利用，但是現(xiàn)實(shí)中許多企業(yè)的勞動(dòng)人事檔案資源基本上很少會(huì)被再利用起來，因此困擾檔案館工作的另一個(gè)問題就是勞動(dòng)人事檔案資源再利用程度有限。有很多事業(yè)單位沒有能夠最大程度的發(fā)揮人事檔案應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用。對(duì)檔案的管理工作僅限于整理和保管，片面的認(rèn)為不丟失不損害就完成了工作。忽視了對(duì)檔案資料利用這一重要工作環(huán)節(jié)。也正是由于這樣的疏忽使得浪費(fèi)了許多有用的勞動(dòng)人事檔案資源。

3.加強(qiáng)勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的幾點(diǎn)意見

加強(qiáng)對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理的重視程度。要想做好勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，第一步就是要提升領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于檔案創(chuàng)新管理工作的重視程度。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先加大檔案創(chuàng)新管理宣傳力度。加大檔案創(chuàng)新管理宣傳力度可以從根本上提高工作人員的重視程度以及糾正對(duì)檔案創(chuàng)新管理工作的片面認(rèn)識(shí)；此外我們應(yīng)當(dāng)經(jīng)常學(xué)習(xí)與檔案創(chuàng)新管理相關(guān)的法律條文、規(guī)章制度。以此提高就職人員的檔案意識(shí)，正確的認(rèn)識(shí)并理解到單位創(chuàng)新檔案是國家的寶貴財(cái)富，是各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的重要工作基礎(chǔ)，意識(shí)到一名檔案創(chuàng)新管理人員的光榮感和使命感，由此激發(fā)他們的工作熱情和工作積極性。從而達(dá)到建設(shè)現(xiàn)代化勞動(dòng)人事檔案管理工作的目標(biāo)。

規(guī)范勞動(dòng)人事檔案管理的準(zhǔn)則。規(guī)范勞動(dòng)人事檔案管理準(zhǔn)則也是建設(shè)現(xiàn)代化勞動(dòng)人事檔案管理的一個(gè)有效措施。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先建立一定的管理準(zhǔn)則。管理準(zhǔn)則是很好的進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理工作的前提。如果沒有準(zhǔn)則的約束，那么工作的進(jìn)行將會(huì)出現(xiàn)許多的問題；接著對(duì)已經(jīng)建立的準(zhǔn)則進(jìn)行完善。一個(gè)準(zhǔn)則在運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，會(huì)暴露出一些問題。相關(guān)的管理者要根據(jù)暴露出來的問題，對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理準(zhǔn)則進(jìn)行一定的補(bǔ)充、修改與完善。這樣可以更好的使得準(zhǔn)則執(zhí)行約束的職能。

建設(shè)專業(yè)的勞動(dòng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。想要更好的建設(shè)現(xiàn)代化的勞動(dòng)人事檔案管理，可以采用的有效措施就是建立專業(yè)的勞動(dòng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。一項(xiàng)工作要是想有好的結(jié)果，那么就必須要有好的員工進(jìn)行工作。因此，對(duì)于檔案管理工作的人員的管理，還需要進(jìn)行創(chuàng)新。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：以往的管理模式過于單調(diào)，沒有活力。致使檔案管理工作效果不好，效率低下。因此，我們可以通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作獎(jiǎng)勵(lì)，這種創(chuàng)新的人力資源管理模式，來提升檔案管理工作的成效。從而保障事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。此外，相關(guān)的企業(yè)可以定期的對(duì)勞動(dòng)人事檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使得他們掌握最新、最全的管理知識(shí)。以至于他們能更好的完成工作。

充分利用勞動(dòng)人事檔案資源。充分利用勞動(dòng)人事檔案資源也是勞動(dòng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，各大企業(yè)之間應(yīng)該進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案資源共享。有效的對(duì)資源進(jìn)行共享是充分利用勞動(dòng)人事檔案資源的前提；接著各大企業(yè)之間也要建立一定的保護(hù)措施。勞動(dòng)人事檔案資源并不是可以隨便泄漏的。在使用的過程中也是需要進(jìn)行一定的保密工作的。這是對(duì)員工應(yīng)該盡到的責(zé)任。因此各大企業(yè)在進(jìn)行資源共享的過程中，也要建立一定的管理措施。這樣可以有效的保證資源的安全性。

一些文字方面的資料對(duì)于企業(yè)來說是非常重要。如果不能很好的進(jìn)行勞動(dòng)人事檔案管理，那么會(huì)帶來許多的問題。因此希望企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人能夠認(rèn)識(shí)到自身單位的實(shí)際情況，再結(jié)合其它單位的管理經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候能夠根據(jù)實(shí)際情況而定，不斷的融合一些創(chuàng)新的思維。從而有效的避免一些不應(yīng)該出現(xiàn)的檔案管理問題，為企業(yè)的未來做出做大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：承德市人力資源和社會(huì)保障局）