淺談電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化措施

胡煬

摘 要：檔案管理是電力企業(yè)一項重要工作。隨著辦公自動化、信息化的發(fā)展，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，管理中存在的問題逐漸凸顯，嚴重威脅著電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。文章對電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行了剖析與研究，并針對存在的問題提出了具體的解決措施。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）29-0035-01

電力企業(yè)管理包括很多內(nèi)容，檔案管理就是其中一項。隨著社會的發(fā)展，檔案管理方式也有了一定的發(fā)展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)較低。這些都嚴重制約著電力企業(yè)的發(fā)展，必須采取措施優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理。

1 檔案管理的內(nèi)涵及意義

1.1 檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實體進行整理、收集、保管和統(tǒng)計的活動。檔案管理是為企業(yè)其它活動提供便利。檔案管理工作復雜多樣，內(nèi)容繁復，具體包括檔案的整理、檔案的收集、檔案的保管以及檔案的編輯研究。檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大類，紙質(zhì)檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最基本的。紙質(zhì)檔案在管理的過程中受內(nèi)外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲在計算機軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質(zhì)檔案相對的檔案類型，電子檔案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案發(fā)展的趨勢。

1.2 檔案管的理意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業(yè)、員工的成長，能夠為企業(yè)者決策提供依據(jù)，為企業(yè)文化發(fā)展提供宣傳材料。企業(yè)若管理不好檔案，一旦泄露，不但會導致企業(yè)員工個人信息的泄露，更會影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。電力企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動、各項管理工作都有重要影響，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，能夠確保企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

2 電力企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度體系不完善

為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業(yè)因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業(yè)在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規(guī)章制度以及責任追究制度。很多大中型電力企業(yè)能夠嚴格遵守檔案管理制度，按照制度要求執(zhí)行，但還是有一部分基層企業(yè)忽視制度的作用，具體工作不按照制度規(guī)定的執(zhí)行，導致很多制度成為了擺設。企業(yè)的責任追究制度也未真正發(fā)揮作用，這就導致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。

2.2 管理人員專業(yè)水平不達標

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進行分類、使用和歸還，它不僅是一項工作量巨大、工作程序復雜的工作，而且檔案管理的專業(yè)性比較強，需要專業(yè)人員進行管理操作。然而很多電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，認為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業(yè)知識，缺少檔案管理的專業(yè)技術資格證書，且計算機水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業(yè)技術資格證書，具備了檔案管理的專業(yè)技術能力，這些人具備良好的檔案專業(yè)理論知識，但缺乏工作經(jīng)驗，不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

2.3 檔案管理方式方法較落后

檔案管理需要運用科學的原則和方法對檔案進行管理，以便為企業(yè)發(fā)展提供更好服務的一項工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當前，企業(yè)檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統(tǒng)一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統(tǒng)一管理有利于保護檔案的完整性、統(tǒng)一性。但往往受企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經(jīng)不適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理是為企業(yè)服務的，必須創(chuàng)新檔案管理方式。

3 優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理措施

3.1 健全檔案管理制度體系

完善的制度是企業(yè)運行的根本，也是企業(yè)發(fā)展的基礎。電力企業(yè)管理具有綜合性、動態(tài)性、復雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據(jù)供電企業(yè)具體需求細化檔案管理制度，制定檔案管理規(guī)范細則，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價值的體現(xiàn)，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業(yè)制定了檔案管理的責任追究制度，這些制度能夠明確個人責任，但很多制度尚未被有效執(zhí)行。要進一步完善責任追究制度，明確誰管理誰負責，以及檔案管理人員的職責、權限，增強檔案管理員的責任意識。此外，對領導的追責也必不可少，這樣能夠強化領導的責任意識，讓領導重視檔案管理，增強檔案管理意識。完善檔案管理很重要的一項就是人事檔案管理制度，必須建立健全人事檔案的保管制度，要定期對人事檔案進行檢查、校對，以確保檔案的完整性。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

按照不同的標準和原則對檔案進行分類管理，具體可以分為文書檔案、財務檔案、科技檔案、電子檔案、人事檔案等。管理內(nèi)容繁瑣，方式復雜。若想對檔案進行有效管理，必須提升電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)。面對檔案管理存在的人員老化和專業(yè)技術人才緊缺的現(xiàn)狀，電力企業(yè)管理者要高度重視，切實強化檔案管理意識，認識到檔案管理工作的重要性，這是實現(xiàn)檔案科學管理的基礎。實現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化管理，必須聘用具有專業(yè)知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結構不合理的問題，要通過學習，增強檔案管理專業(yè)知識，再通過培訓提升這些人的能力。要提高管理人員主動學習的積極性、主動性，更新已有知識。檔案管理工作需要專業(yè)人才，必須要引進現(xiàn)代化的專業(yè)人才。檔案管理是一項枯燥、繁瑣的工作，要采取各項措施穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，提高專業(yè)技術人員的積極性。

3.3 實現(xiàn)檔案的信息化管理

隨著科技的進步與發(fā)展，檔案管理也在發(fā)展，呈現(xiàn)出信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。所謂檔案的信息化就是運用信息技術對檔案的數(shù)據(jù)、信息進行采集、整合和提供服務的過程。原來檔案形式主要是紙質(zhì)的，隨著科技的發(fā)展，電子檔案廣泛應用于企業(yè)管理中。電子檔案就是運用計算機磁盤、磁帶等設備進行統(tǒng)計、存儲的檔案信息。要構建一個公共的、獨立化的檔案信息管理平臺。不僅要構建這樣的平臺，更要對各種檔案信息進行有效管理，這樣才能實現(xiàn)檔案的信息化、現(xiàn)代化。此外，大量的紙質(zhì)檔案也需要數(shù)字化管理，要派專人對紙質(zhì)檔案進行收集、整理，可以將紙質(zhì)檔案進行分類，然后錄入電腦系統(tǒng)，這樣在利用的時候更方便、更快捷，要盡量將紙質(zhì)檔案納入信息資源開發(fā)利用體系。對檔案進行管理不能僅運用一種手段，對電子檔案進行管理必須雙管齊下，電力企業(yè)既需要運用紙質(zhì)檔案，又必須運用電子檔案。只有雙管齊下，才能確保檔案管理的時效性。

4 結 語

做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，能夠提高電力企業(yè)管理水平。要通過建立健全檔案管理制度體系，填補管理體系不完善的漏洞；通過培訓學習提升檔案管理人員素質(zhì)，彌補管理人員專業(yè)水平不達標的缺陷；通過對檔案進行信息化、現(xiàn)代化管理，優(yōu)化檔案管理方式方法。只有多措并舉，才能真正提高電力企業(yè)檔案管理。

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