辦公室工作的細節(jié)化管理

徐笛源

摘 要：學校是為我國經(jīng)濟發(fā)展和建設培育人才的地方，學校在我國綜合體制發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。當前我國學校管理模式中主要包括教學、后勤和行政管理三個方面，其中行政管理工作是整個管理工作的中心部分，而學校辦公室作為行政管理系統(tǒng)的關鍵和核心部門，辦公室管理的質量會直接影響學校的形象，所以開展辦公室細節(jié)化管理尤為重要。本文針對當前職業(yè)學校辦公室管理的作用，進一步探索強化職業(yè)學院辦公室細節(jié)化管理的有效策略。

關鍵詞：職業(yè)學院;辦公室;細節(jié)化管理

0 引言

職業(yè)學院想要有進一步的發(fā)展，需要一個英明和能干的領導團隊，制定一個科學的發(fā)展規(guī)劃，然后進行該規(guī)劃的有效執(zhí)行。而學校辦公室的最終目的就是通過各項規(guī)章制度和辦公室員工的努力，強化學校各部門之間的聯(lián)系，確保學校高速、穩(wěn)定的運行，通過合理的工資和待遇提升職業(yè)學校辦公室員工工作的積極性，進一步提升學校辦公室工作效率，推動職業(yè)學院發(fā)展目標的實現(xiàn)。學校辦公室管理工作本身就是一項復雜的工作，做好學校辦公室管理工作貴在于精，貴在于細。

1 學校辦公室細節(jié)化管理的作用

對學校發(fā)展來說，辦公室細節(jié)化管理始終發(fā)揮著重要的作用，關系著職業(yè)學校各項工作的開展，其細節(jié)化管理作用概括起來主要有以下幾個方面：

首先，在職業(yè)學校中，辦公室作為學校一個重要部門，主要任務就是負責各部門的銜接工作，負責職業(yè)學校組織管理系統(tǒng)的運行工作，辦公室擔任著主管的角色，一旦辦公室工作中出現(xiàn)問題，在很大程度上影響著企業(yè)管理工作的開展，開展辦公室細節(jié)化管理，用細節(jié)進行學校各項工作的連綴，確保職業(yè)學校各項工作的有序地的開展，辦公室工作本身是由一連串的細節(jié)構成的，本身具備“細”的特征，同時辦公室工作還具有“忙”的特點。只有辦公室能夠正確的處理 “忙”與“細”之間矛盾，實現(xiàn)兩種因素的規(guī)范，最終達成辦公室管理目標。

其次，辦公室工作能否高效運轉，更是取決于辦公室能否做到細節(jié)化管理，開展辦公室細節(jié)化管理工作，實現(xiàn)辦公室各項工作的互補和緊密，會極大地的提升職業(yè)學校辦公室工作效率。在學校辦公室細節(jié)化管理模式背景下，將對細節(jié)的關注放在學校辦公室工作的重要位置，明確細節(jié)工作的具體責任者，同時通過各項制度的約束和激勵，加強學校各部門之間的交流和聯(lián)系，建立一個權責明晰、齊抓共管的工作格局。

2 落實學校辦公室細節(jié)化管理的策略

2.1 建立一支高素質的辦公室人員隊伍

確保學校辦公室工作的水平和質量的關鍵措施就是要建立一支高素質和高效率的辦公室人員隊伍，學校辦公室人員只有具備全面的辦公室專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，同時責任感較強，辦事效率較高，能夠做到吃苦耐勞、任勞任怨、無私奉獻，才能進一步推動學校辦公室工作的開展。學校辦公室對人員除了專業(yè)理論的需求外，還要求人員具備較強的責任感，能夠重視領導交代的任務，按時完成任務。辦公室工作中最忌諱懶懶散散，主要是因為辦公室工作本身具有較強的組織性，要求較高的辦事效率，經(jīng)常出現(xiàn)有辦公室工作人員業(yè)余時間加班加點的情況，這樣使得學校辦公室人員會陷

入到繁瑣的事務中，這種情況下想要做好學校辦公室工作，需要辦公室工作人員擁有較強的服務態(tài)度和辦事細心的能力，能夠在繁忙的工作中進行各方面工作的細致安排，不影響辦公室工作的開展。

2.2 明確崗位職責，做好溝通工作

崗位職責的明確事關辦公室工作能否順利進行，加上辦公室的工作較為復雜，而且具備較強的事務性，必須確保學校辦公室工作的有序進行。當前學校辦公室工作崗位主要涉及辦公室主任、信息主管、秘書以及后勤主管等，但是這么多辦公室崗位，想要確保辦公室工作有序進行，就必須明確辦公室各崗位的職責，明確各項工作的順序，確保辦公室崗位工作面面俱到。此外，辦公室工作又是一項密切合作的工作，要求學校辦公室工作不但要完成相應的崗位工作，還要能夠做到相互幫助和協(xié)調(diào)。更要做好交流溝通工作，科學有效的溝通是確保學校各部門信息傳遞和確保學校辦公室工作的有序開展的重要手段。

2.3 建立法治秩序，做好檢查反饋工作

紛繁復雜的學校辦公室工作，需要健全辦公室的各項管理制度和工作秩序，同時做好制度認真執(zhí)行工作，實現(xiàn)表格和圖表的規(guī)范化，建立學校辦公室的法治秩序。此外，完善學校辦公室硬件，如，辦公設施、生活設施。軟件如，辦公室工作人員隊伍、規(guī)章制度等。硬件和軟件的完善，能夠使得學校整個管理體系有效的運轉起來。同時，學校辦公室還要做好各項工作的檢查和反饋工作，檢查和反饋也主要是指學校各部門和在校工作人員能夠嚴格的按照學校制定的工作程序和標準，進行學校工作的完成情況的檢查和監(jiān)督。學校辦公室的檢查反饋作為整個學校主要的感知系統(tǒng)，檢查反饋工作對學校各項工作的開展具有較強的導向作用，在很大程度上反映了管理者對在校師生要求，對學校領導及師生的工作行為都產(chǎn)生影響。

2.4 做好學校辦公室信息化建設

當前信息網(wǎng)絡背景下，學校信息化建設已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，當然學校信息化建設的相關工作也是由學校辦公室專門負責的。信息化建設的完善與否會直接影響學校管理水平，也是體現(xiàn)學校發(fā)展水平的標志。只有全面提升學校自動化水平，加快信息傳遞的速度，才能進一步提升學校各項工作的效率。此外，開展自動化辦公和管理，能夠幫助學校減少工作的中間環(huán)節(jié)，在科學程序的基礎上完善學校工作的細化。將計算機程序融入到辦公室工作，提升辦公室的細節(jié)化管理質量和效率。

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