淺談燃?xì)馄髽I(yè)檔案信息化管理與數(shù)字化利用

王軍紅

一、引言

唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)是原唐山市燃?xì)饪偣九c北京燃?xì)饧瘓F(tuán)合資成立的股份制企業(yè)。近年來，伴隨著唐山市城市建設(shè)的快速發(fā)展，唐山燃?xì)庠谔粕绞形?、市政府、市住建局的正確領(lǐng)導(dǎo)下，緊密圍繞“抓安全、降氣損、定制度、謀發(fā)展”的工作思路，統(tǒng)一思想、創(chuàng)新舉措、凝心聚力、扎實(shí)工作，企業(yè)規(guī)模不斷壯大，營業(yè)收入連年攀升，職工待遇穩(wěn)步提高，項(xiàng)目發(fā)展后勁十足，綜合實(shí)力顯著增強(qiáng)：目前，唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)擁有24個(gè)分子公司，民用戶50.2萬戶，工商福利用戶2105家，擁有各類輸氣管網(wǎng)2393公里，日均天然氣供應(yīng)量為80萬立方米，焦?fàn)t煤氣供應(yīng)量為150萬立方米，天然氣氣源主要來自中石油永唐秦管線和冀東油田南唐管線;焦?fàn)t煤氣氣源主要來自開平區(qū)、古冶區(qū)等焦化企業(yè)。供氣范圍涵蓋市中心區(qū)、豐潤區(qū)、古冶區(qū)、開平區(qū)、曹妃甸區(qū)、海港開發(fā)區(qū)等14個(gè)縣域城區(qū)。供氣規(guī)模和經(jīng)濟(jì)總量位居全省同行業(yè)前列。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)以其先導(dǎo)性、倍增性滲透到經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，檔案信息化建設(shè)已成為推進(jìn)社會(huì)變革和各行各業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，也是城市信息化建設(shè)和數(shù)字城市建設(shè)的重要內(nèi)容之一。市政公用的燃?xì)庑袠I(yè)作為城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不可缺少的一部分，發(fā)揮檔案資源的效益，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是時(shí)代的需要，是城市現(xiàn)代化建設(shè)的需要，更是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

（一）背景

唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司各門類文書檔案、科技檔案等是企業(yè)建設(shè)、安全生產(chǎn)和發(fā)展的重要保障，經(jīng)過多年的建設(shè)和積累，公司檔案庫藏總數(shù)近萬卷。過去集團(tuán)公司主要依靠word、excel管理軟件，建立了簡單的檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，只限于檔案條目著錄或案卷級(jí)文件目錄查詢，文件打印等，現(xiàn)代化設(shè)備利用率低，檔案管理水平低，制約了檔案信息的有效利用。目前隨著公司的發(fā)展，許多業(yè)務(wù)已經(jīng)進(jìn)入了無紙化辦公階段，因此，檔案內(nèi)容數(shù)字化，檔案管理與利用信息化是檔案工作服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的必然途徑，也是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司整體檔案管理與控制的必然要求。

（二）積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

2014年，唐山燃?xì)饧瘓F(tuán)研究確定將檔案管理信息化列入年度工作重點(diǎn)，為此集團(tuán)公司投入資金用以更新升級(jí)檔案管理信息系統(tǒng)。按照檔案管理3A標(biāo)準(zhǔn)，添置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，實(shí)施了紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，制定了詳細(xì)的工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確了檔案工作管理體制，成立了檔案管理信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。建立了3A檔案室，由原來的60平方米擴(kuò)大為100平方米，實(shí)現(xiàn)了“庫房、閱檔、辦公”三分開，新配檔案柜14套，檔案裝具充足，達(dá)到了“十防”要求。同時(shí)，升級(jí)了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理，極大地提高了利用效果，并健全了各項(xiàng)工作制度，對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案等門類、載體檔案實(shí)行了統(tǒng)一管理，同時(shí)還編寫了檔案室簡介、檔案分類編號(hào)方案、保管期限、專題目錄等檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案接收、移交、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等一系列管理功能，使集團(tuán)公司檔案管理工作上升到新的水平。

從2014年6月份開始，燃?xì)饧瘓F(tuán)開始組織人員對(duì)室藏檔案集中進(jìn)行數(shù)字化錄入。此項(xiàng)工作歷時(shí)半年多，對(duì)集團(tuán)公司成立以來的所有室藏文書檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理。

（三）加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理和維護(hù)

1.建立健全檔案安全管理制度

要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的微機(jī)化，就必須消除不安全因素。為此，燃?xì)饧瘓F(tuán)構(gòu)建了一套系統(tǒng)、透明的檔案安全管理制度，明確規(guī)定了檔案人員安全管理職責(zé)、管理要求、管理目標(biāo)和管理內(nèi)容，并健全完善了檔案信息安全保密系統(tǒng)，確保了檔案信息、數(shù)據(jù)庫的安全。此外，為應(yīng)付突發(fā)事件，集團(tuán)公司還建立了檔案信息資源恢復(fù)備份系統(tǒng)，提供了可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份，并明確專人，定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案信息的安全與否，檔案人員的安全意識(shí)最為關(guān)鍵。因此檔案安全管理必須高度重視人的因素，加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)。為此，集團(tuán)公司計(jì)劃對(duì)各基層單位主管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員進(jìn)行安全意識(shí)及檔案查詢系統(tǒng)操作使用的專題培訓(xùn)，用以保證檔案系統(tǒng)能順利應(yīng)用于日常管理工作。

三、檔案工作創(chuàng)新的思考

（一）檔案信息電子化是發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了無紙化，文件的起草，簽發(fā)，歸檔等運(yùn)作過程都借助計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。這使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，需要對(duì)各種信息去偽存真，去粗取精，將有價(jià)值的檔案信息歸檔存儲(chǔ)，提供給檔案利用者。只有檔案信息具有系統(tǒng)新、真實(shí)性，檔案利用者才能獲得更為完善的服務(wù)，實(shí)踐證明，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前燃?xì)饧瘓F(tuán)的文書檔案已基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步移交。

（二）檔案管理模式創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的一次飛躍

檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新了檔案服務(wù)方式，改善了服務(wù)環(huán)境。計(jì)算機(jī)管理將檔案管理人員從簡單、繁重的人工操作中解脫出來，大大節(jié)省了工作時(shí)間，提高了調(diào)查和調(diào)閱檔案的工作效率。因此，檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案全面服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的必然途徑，只有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行信息化管理與數(shù)字化利用，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的效益。

（作者單位：唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司）