兄弟檔案期刊集萃

謝建波

電力工程檔案歸檔整理

王文鋒在《中國檔案》2015年第10期撰文，指出電力工程檔案的分類整理是按《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6—9大類）的通知》進行分類編號的：一是工程前期文件（分類號8400）：用地文件應(yīng)分別單獨立卷；招投標(biāo)文件可組成若干卷；工程項目簽訂的合同、協(xié)議文件可組成若干卷（電氣設(shè)備可分別組卷）。二是可行性研究階段文件（分類號8401）：可行性研究審查意見和可行性研究報告可組成一卷，環(huán)境預(yù)測、地質(zhì)災(zāi)害、文物勘探等文件批復(fù)，可根據(jù)每項內(nèi)容分別組卷。三是初步設(shè)計階段文件（分類號8402）：這部分文件可組成一卷或數(shù)卷，但初步設(shè)計審查意見批復(fù)排在第一卷的位置。四是施工前階段文件（分類號8403）：全套施工圖按出圖順序組卷；施工管理文件根據(jù)內(nèi)容可組成若干卷。五是施工階段文件（分類號8404）：施工驗收文件可按分部工程、分項工程組成若干卷；施工（測量）文件內(nèi)容多可組成若干卷；安全和功能檢驗文件可組成若干卷，按施工工序排列；施工原材料、成品、半成品文件歸檔時應(yīng)為原件，可組成若干卷；電氣安裝工程（分類號8405）文件可組成若干卷。六是竣工驗收文件（分類號8406）：內(nèi)容多可組成若干卷。七是工程管理文件（分類號8407）：按專業(yè)內(nèi)容分別組成若干卷。八是工程監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)備監(jiān)造文件（分類號8408）：工程監(jiān)理按專業(yè)分別組成若干卷，質(zhì)量監(jiān)督按階段組卷。九是竣工圖（分類號8410—8419）：按設(shè)計院的卷冊目錄，分別組成若干卷。十是工程設(shè)備出廠文件（分類號9401—9422）：先按專業(yè)分類，再按每臺設(shè)備組卷。

專題檔案概念辨析與界定

王上銘、蔡亞萍、吳建華在《檔案學(xué)通訊》2015年第5期撰文，對“什么是專題檔案”進行了深入研究，將專題檔案概念界定為：圍繞一個專門研究或討論的具有重要歷史價值的社會實踐過程而收集形成的具有密切有機聯(lián)系的檔案整體。專題檔案必須來源于同一社會實踐過程，只有在這個前提條件下，專題檔案可以按照一定的事由主題來整理，形成一個有機聯(lián)系的系統(tǒng)整體。在此定義下，揭示了專題檔案概念的六個內(nèi)涵特征。一是來源本質(zhì)性特征。二是狹義事由性特征。三是主旨目的性特征。四是有機系統(tǒng)性特征。五是階段成套性特征。六是形成分散性特征。同一社會實踐過程，參與主體多、專業(yè)領(lǐng)域廣，就造成同一社會實踐過程的檔案分散形成于不同專業(yè)和不同區(qū)域的形成者。當(dāng)前專題檔案研究方興未艾，對專題檔案的概念與特點沒有統(tǒng)一認(rèn)識，鑒于此，對專題檔案概念的研究還要深入下去。

企業(yè)檔案信息資源整合共享研究

王彩虹在《檔案學(xué)研究》2015年第5期撰文，作者從分析企業(yè)檔案信息資源整合共享的必要性出發(fā)，一是提出了企業(yè)檔案信息資源整合共享的三項原則：即效益性原則、整體性原則和服務(wù)性原則。二是探索了企業(yè)檔案信息資源整合的兩種形式：1.優(yōu)化館藏，對企業(yè)檔案進行物理整合；2.優(yōu)化內(nèi)容，對不同信息內(nèi)容的檔案進行邏輯整合。三是提出了企業(yè)檔案信息資源共享的四類共享主體：1.企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)和員工；2.企業(yè)上級主管部門；3.社會公眾；4.同行同業(yè)，檔案信息資源同行同業(yè)可共享。四是提出了企業(yè)檔案信息資源共享四項措施：1.構(gòu)建基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺；2.建立集文件產(chǎn)生過程于一體的信息化平臺，對每家單位、每項業(yè)務(wù)、每道工序都明確界定了職責(zé)、統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)、固化了流程，實現(xiàn)了“數(shù)據(jù)全記錄、業(yè)務(wù)全覆蓋、過程全監(jiān)控、責(zé)任全追溯”的企業(yè)檔案信息資源整理；3.打造不同專題的檔案數(shù)據(jù)庫；4.建設(shè)企業(yè)檔案展廳。

檔案數(shù)字化過程中的環(huán)節(jié)控制

秦亞平在《檔案與建設(shè)》2015年第7期撰文，指出通過筆者所在單位的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實踐，就檔案館數(shù)字化工作過程各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的一些突出問題進行剖析，提出對以下環(huán)節(jié)進行控制：一是檔案提卷、還卷環(huán)節(jié)。對出入庫檔案進行全程監(jiān)管。掃描后還卷時，重點檢查是否有缺卷、損壞，頁碼亂編、漏編，裝訂混亂等問題。二是目錄著錄環(huán)節(jié)。對不規(guī)范的頁碼、條目進行重新編制頁碼、錄入條目。三是掃描環(huán)節(jié)。重點從兩個方面著手控制。一個是以案卷（件）為單位實施嚴(yán)格的校對，確保電子文件與實體檔號100%正確對應(yīng)；一個是對漏掃的問題，可以通過圖像個數(shù)與頁碼校對的手段來快速發(fā)現(xiàn)。對掃描環(huán)節(jié)中電子圖像存儲格式的控制，其做法是：在加工過程中一律采用單頁JPG的存儲格式，以案卷（件）為單位建立電子圖像目錄結(jié)構(gòu)，以案卷（件）檔號對文件夾命名。四是圖像處理環(huán)節(jié)。如何對圖像處理環(huán)節(jié)進行控制？其做法是：可以在加工中使用帶有網(wǎng)格標(biāo)尺功能的顯示器（如華碼PA238Q）進行圖像處理，打開其網(wǎng)格標(biāo)識功能，并以此為參照物，對電子圖像進行糾偏處理，確保圖像傾斜度不超過正負(fù)1度。

建設(shè)項目檔案管理研究

黃韻梅在《浙江檔案》2015年第7期撰文，指出要加強建設(shè)項目檔案管理，可從引入項目檔案前期管理機制、項目文件資料信息管理流程和項目信息化管理體系三個方面入手。一是引入項目檔案前期管理機制。要把這些工作落到實處，必須做好以下三項工作：一要明確各參建單位的責(zé)任。建設(shè)項目檔案是由設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供應(yīng)商、安裝單位等參建單位共同完成。二要把項目檔案管理要求納入工程合同條款。三要加強項目文件管理。二是引入項目文件資料信息管理流程。要把這項工作落到實處，必須做好以下三項工作：一要加強對“表單”的管理?！氨韱巍笔菍I(yè)技術(shù)人員在施工過程中形成的原始記錄。按編號規(guī)則給每張“表單”一個表單號，實施項目檔案跟蹤管理。二要加強對施工圖紙的管理。由施工圖紙管理部門發(fā)放圖紙——經(jīng)監(jiān)理等部門對圖紙會審——發(fā)放到有關(guān)參建單位——參建單位再發(fā)到施工班組——進行現(xiàn)場施工，圖紙用過后再一級一級返回施工圖紙管理部門。三要實現(xiàn)項目文件系統(tǒng)化管理。三是引入項目信息化管理體系。要把這項工作落到實處，必須做好以下三項工作：一要充分利用項目信息化管理優(yōu)勢。二要建立項目文件信息交流平臺。三要建立項目文件管理系統(tǒng)。

電子文件歸檔中存在的問題及建議

見雪冬在《北京檔案》2015年第9期撰文，根據(jù)實際工作情況，首先指出了電子文件歸檔中存在的問題及原因：一是電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問題。主要表現(xiàn)在：（一）電子文件流轉(zhuǎn)于多個系統(tǒng)，收集和整理存在較大困難，如對設(shè)備的依賴性和經(jīng)過多個軟件系統(tǒng)。（二）形成的電子文件格式多樣，不便進行轉(zhuǎn)化和處理。如通用格式有九種，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在這九種格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。從常用格式向通用格式的轉(zhuǎn)化中存在較多技術(shù)性問題。如將DOC格式轉(zhuǎn)化成RTF格式，文件的內(nèi)容和排版方式會發(fā)生變化。（三）電子文件分類整理與方法問題突出，不利于文件的存儲、檢查及利用。按年度設(shè)置一級文件夾，按科室設(shè)置二級文件夾，按聲音文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、文本文件、影像文件設(shè)置三級文件夾。其次，提出了解決電子文件歸檔中問題應(yīng)采取的措施：一是針對電子文件的特點，在口徑上和格式上進行嚴(yán)格把關(guān)。二是多措并舉，全面解決電子文件收集全面的問題。三是建立一套具有區(qū)域特征的網(wǎng)絡(luò)電子文件接收管理系統(tǒng)。電子文件歸檔的文件組織形式，可以以件為單位，每件給一個唯一編號，即檔號，這樣可以把同一類問題或者同一類活動形成的多份電子文件組合到一起，每份文件的檔號編號格式為：全宗號——目錄號——年度號——件號，統(tǒng)一放到一個文件夾，這樣無論哪種數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型的電子文件，都會以份編組的形式而形成文件，統(tǒng)一存儲在一個文件夾下。

如何做好縣級檔案館檔案信息開發(fā)和檔案展示

——以甘肅迭部縣檔案館為例

肖同良在甘肅《檔案》2015年第10期撰文，就如何做好縣級檔案館檔案信息開發(fā)和檔案展示談了自己的認(rèn)識。一是轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案信息開發(fā)的思想動力。要解放思想、更新觀念，必須做到“四個樹立”，即：一要樹立奮發(fā)有為的思想；二要樹立開放合作的思想；三要樹立主動服務(wù)的思想；四要樹立開拓創(chuàng)新的思想。二是豐富館藏，筑牢檔案信息開發(fā)的資源基礎(chǔ)。要實現(xiàn)豐富館藏，必須做到三個“突出”：一要突出經(jīng)濟特色；二要突出文化特色；三要突出民生特色。三是建好隊伍，強化檔案信息開發(fā)的人才保障。要建好隊伍，必須做到五個“人才”：一要在人才合作上想辦法；二要在人才錄用上下功夫；三要在人才使用上做文章；四要在人才考核上謀實招；五要在人才典型引導(dǎo)上求突破。四是加大投入，搭好檔案信息開發(fā)的財力支撐。要加大檔案信息開發(fā)的力度，必須在財力上做到四個“加大”：一要加大館舍建設(shè)投入；二要加大業(yè)務(wù)建設(shè)投入；三要加大人才培訓(xùn)投入；四要加大檔案信息開發(fā)工作投入。五是拓展思路，提升檔案信息開發(fā)的質(zhì)量效益。要拓展思路，必須做到三個“創(chuàng)新”：一要創(chuàng)新檔案編研方式；二要創(chuàng)新檔案展覽方式；三要創(chuàng)新檔案對外提供利用方式。